CircleCIで2年ぶりのオフラインミートアップ開催(の裏側)
本記事は GW Advent Calendar 2022 - DevRel Meetup in Tokyo の5日目(5/3)です。昨日はじゅんさんの 書籍"遠くへ行きたければ、みんなで行け"を読んでみて頭の整理をしてみた話 でした。明日は職業「戸倉彩」さんの マネージャーに任命され300日やってみた感想 #カスタマーサクセス部長の日記 です！
CircleCIというソフトウェア開発者向けのCI/CDサービスを提供している会社で Principal Developer Advocate をしております 舟木 将彦 と申します。
この会社に入社したのが、2020年6月なので、もうすぐ2年になろうとしています。
私自身はさまざまな技術系イベントのミートアップ(古くは eyeball meeting なんて呼ばれ方をしていましたが)に参加したり、まとめをさせていただいたりという意味では「イベント好き」な方かと思います。とはいえ、CircleCIの「オフライン」イベントには参加したことがなく、ホストする側としても初めての体験でしたが、忘れないうちに振り返りをしておきます。
なぜオフラインミートアップを開催したのか？
答えは簡単で、オンラインミートアップの参加者から「そろそろオフラインやりましょう」「Zoomだともう少し質問したいと思っていても、なかなかできないよね」などという声が少なからず聞こえてきたからです。
CircleCIでは、コロナ以降、半年に１度のペースでオンラインでのミートアップを開催してきました。対象は「全国」(特に日本からの接続に限定してはいませんが)で、Zoomを使った形式で、１回あたり２時間程度で CircleCI から１本＋登壇希望者３名でお話が４つ聞ける＋質疑応答といった形式でした。
幸いにも、登壇者には恵まれており、毎回開催の際には、CircleCIという共通テーマはありつつも、違った立場や違ったユースケースのリアルな話が聞けるという意味では、充実したミートアップだったかと思います。かつ、オンラインで地域差なく話せる・聞けるという利点もありました。
2020/08/05 【オンライン】改善してほしい・欲しい追加機能LT大会 〜 CircleCI コミュニティミートアップ
2021/05/20 【オンライン】【テスト・新機能LT大会編】CircleCI コミュニティミートアップ
2021/11/24 【オンライン】【自動化何でもLT大会編】CircleCI コミュニティミートアップ
ミートアップの目的が「学習」ということであれば、オンラインでも十分にその役目を果たせるのかと思いますが、「普段自分が出会わない人と共通の話題(CircleCI)で新たにつながる」というのは、Zoom越しではなかなか難しかったように思います。
また、登壇者の方からも「聴いている人の表情が見えない中で話すのは大変だった」という話がしばしば聞かれる中、「ニューノーマルだから、そういうのにも慣れていきましょう」というのも、ちょっと違うかなと感じていました。
開催に向けて準備を始める
CircleCIは会計年度が2月に始まり、1月に終わる会社ということもあり、(去年の11月にいただいたリクエストにお応えするのは)2022/2~4が現実的な進め方となります。
会社としてどう進めていくか
会社としてはミートアップを開催するうえで、お伺いを立てたり、稟議を通したりということがあったわけではありません。そもそも、海外ではすでにオフラインイベントも積極的に行われ始めており、「コロナ大丈夫なの？ 止めといたら？」みたいなことを言われることはありませんでした。
一方で、CircleCIのミートアップは「ユーザーコミュニティーミートアップ」であり、CircleCIユーザーのいる日本の各地で開催されており、その土地土地でCircleCI コミュニティーリーダーという役目を担っていただいている方と一緒にコンテンツを考えたり、登壇者や参加者を集めたり、場所を探したりということをしていました。
ただ、今回に関しては、ユーザコミュニティー主導というのは(正直)ちょっと難しいかな、とは感じていました。その理由として、コミュニティーリーダーの方に対してであっても、ミートアップの企画・運営をお願いしますとは(正直)言いづらいかな、と感じていました。
ご自身の考えやご家族の考えや状況により、オフラインのミートアップへの参加が難しい人はいるのが前提。コミュニティーリーダーであっても同様。
会場をお借りする、事前に打ち合わせをする、当日、早く来てもらって意識合わせをする…ことをお願いすることの難しさ(コミュニティー活動をお願いしたのが原因でコロナ感染させてしまわないかという恐怖)
状況によっては、直前や当日に「開催中止」を決断すべき時に、誰が決断するのか、中止の際、準備などのために取っていただいた労をどう埋め合わせするのか。
従来、土地土地でスポンサーをお願いしていたが、中止もありうる中、スポンサーのお願いはしづらい(し、受けづらいだろう)
などの理由で、今回に関しては、「コミュニティーミートアップ」とは銘打つものの、CircleCIという会社主導で進めさせてください、というのを、実際に開催を決める前、また開催を決めた後で、ユーザーコミュニティーに対して、(Slack上で)ご説明をさせていただきました。
会場やロジスティクスをどう準備するか
さて、お次は開催場所です。
ニューノーマルの流れの中、都心では企業のオフィスがコンパクトになる中、(中止もありうる前提で)会場をどうするか？ ということで、今回はCircleCIのあるwework 渋谷スクランブルスクエアと相談をしながら、進めていきました。
当初
人数: 30名まで(社員やweworkスタッフ除く)
ドリンク: ビール提供はweworkルールに従う。プラスで個人にお渡しできるドリンク。
フード: 着席して(会話しながらでなく)聴講しながら各個人で食べられる「お弁当」的なものはお出しできるのではないか？
その後(3/30)
人数: 40名まで(社員やweworkスタッフ除く)
ドリンク: ビールは通常通り提供あり。プラスでソフトドリンク等(ボトルや缶など個人にお渡しできるもの)をCircleCIにて用意。
フード: まん延防止は解除になったものの、食事は不可。
ということで、
日付確定: 4/21(木) 開催 - ただし8時半終了必須(なのでLTは2枠を想定)
2/16 connpass上で一般枠・LT枠募集開始(当初2枠設定)
3/18 LT枠2枠埋まる→CircleCIからのお話は短くしてLT枠を3枠に
3/30 食事提供不可が明らかに。お菓子を配って着席して(会話なしで)食べられないか交渉を続けるも、ダメの判断に→すでにお申込みいただいた参加者＋connpass上で「食べてから来てください」メッセージを配信
4/4 LT枠3枠埋まる
この間、週次でCircleCI オンラインハンズオンを開催し、ミートアップへも集客
おかげさまで一般枠も順調に増加
また、当初はオンライン同時中継を考えていたのですが、こちらは早い時点で断念となりました(weworkのPAが分かっていて、オンライン配信を頼める＋直前のドタキャン条件が折り合う業者が見つからなさそうだった)。社員だけでできなくはないだろうが、中継することを「約束」するのもリスクが高い(社員も直前に感染や濃厚接触者になってしまい、参加できなくなることがありうる)。
食事の準備が必要なくなったために、用意しておくのは、
SWAG類
飲み物(生ビールはwework提供のものがあるので、ビール以外のアルコール、ソフトドリンク、水を用意)
くらいで、あとは来場の動線がやや複雑なので、あらかじめ wework 渋谷スクランブルスクエアへの来場方法やトイレ、WiFi接続情報はPDFで参加者に共有しておきました。
TODOリスト
今回のコミュニティイベントで使用したTODOアイテムリストは次の通りです。
司会者決定
登壇者決定
connpassイベントページ作成
weworkイベントページ作成(館内に掲示)
SWAGデザイン、製造、配布手配(紙袋)
ドリンク準備
来場方法・入館方法・WiFi等の情報配布
会場設営
誘導
受付
PA/投影チェック
会場録画／撮影
原状回復
さいごに
今回 CircleCI で準備し、来場者にお渡しさせていただいた SWAG (ステッカー、Tシャツ) には、地名＋年号が入っています。
聞かれもしないのに、「Hard Rock Cafeのパクリなんですよねー」という話を私はさせていただいていたのですが、実は、Makers Faire(メーカーズフェア)のパクリというのが本当のところです。
Makers Faireは世界中で開催され、その土地土地の地名＋年号の入ったステッカーとTシャツが用意されており、かつてのTシャツを着て参加したり、ほかのイベントでTシャツを着ていたり、PCに貼っているステッカーを目にすると「ああ、あなたもあそこで、あの時、参加していたのですね」という会話が広がります。
CircleCIのユーザーコミュニティーミートアップも、日本全国(＋私の尽力できる範囲という意味ではアジア・太平洋地域)で開催させていただき、自分のホームグラウンドで参加いただくのはもちろん、土地土地に旅をしながらイベントに参加する、CircleCIという共通項を持つ人と人とをつなげる・出会う機会をお届けできればと考えています。
すでに関西でも開催できないか、Tシャツに地名入れるっていうけど、京都の各通りでミートアップを開催するのはどうか、などさまざまな反響をいただいています。
また、日本でのミートアップの熱狂に「うらやましい」メッセージが韓国から届き、何かやらねばという(ありがたい)ムードになりつつあります。
2022年 熱量の高いイベントを、「熱い思い」だけでなく、Continuous Integration/Continuous Deploymentの会社なので、継続性のある形でお届け「し続け」たいと思います。
あなたの街のCircleCI ユーザーコミュニティーミートアップにぜひご参加ください！
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