言葉が伝わる組織を作りだすには？【310/400】

今週は西日本を周遊していました。株式会社はこの亀谷です。

さて、本日は「言葉が伝わる組織を作りだすには？」をテーマに一本書いておきます。

組織運営を行う中で、減らしていきたいのがコミュニケーションロスです。

以心伝心、言わなくても分かるが最高形ではあるんですが、人間、言わないと分からないんですよね？むしろ言っても伝わらないことも多いのですよね。

その辺をどうしたらよいのかを考えてみたいと思います。

まずは「伝える」ことはとても難しいことだと理解する

会社の経営をやっていても、お客様への提案をやっていてもそうですが、人間関係で難しいのは考えていることを正しく相手に伝えるということです。

自分が考えていることをそのまま言葉にしたはずなのに、相手のイメージとズレているということが日常的に良く起こります。

この言葉のズレはどのようにしたら防げるのでしょうか？

同じ前提が存在しないと、同じ言葉でも同じ意味として受け取られない

一方で仲の良い友人や家族などとのコミュニケーションでは、言わなくても分かることが多くあります。

あれと言われて、あぁ、あれね。

で通じるこの感じです。

日本人はこの慮る文化、言わなくても分かるでしょという文化が根付いているので、当たり前だと思って、つい言葉を端折ってしまい、普段の生活の中でコミュニケーションのズレがおきがちです。

この言わなくても分かるコミュニケーションは、前提が揃っていないと機能しないので、普段一緒にいない人とのコミュニケーションでは、前提が揃っているかどうかを確認しないといけません。

というよりも、むしろ機能しないと考えておかなければいけません。

相手の持っている前提を想像しながら伝える技術

仕事において必要なのは、相手の持っている前提を想像しながら伝えることです。

相手の性格、知識レベル、理解度、ポジションなどを加味して、使う言葉を変える必要があります。

イメージがズレそうな言葉は極力避けて、理解できる言葉で話す。

ズレているかもなぁと感じるときは、ズレていないか確認する。

これだけで、だいぶん相互のイメージのすり合わせが進んでいき、仕事を通じて会話もしやすくなっていきます。

ポイントは、コミュニケーションは、合わせられる方が合わせにいかないといけないということです。

相互理解の促進が以心伝心を作り出す

ここ最近の働き方改革で、オフィスの問題もそうですが、個にフォーカスをおいた働き方が言われるようになってきました。

ただ、これを真に受けて、個に走ってしまうとコミュニケーションコストが大幅に上がってしまいます。組織が組織であるメリットを発揮できなくなってしまいます。

相互理解のためには、仕事の情報以外にも相手の情報を多く持っておいた方が役に立つため、そこの時間もとる必要が出てきます。

そして、試行錯誤を繰り返したのちに、やっと言葉が通じるようになる。さらにその先に以心伝心の状態が作りだせると考えなくてはなりません。

一緒に過ごした時間、話した長さによっても、その練度は変わってきますので、そこもそういう問題だという意識が必要です。

全員がその差を理解して、お互いのことを思い合い、話が出来る集団になると、仕事は進めやすくなっていきます。つまりは働きやすくなっていきます。

そのために会社は何をすべきなのか。どういう仕組みを引くべきなのかを考えていかないといけません。専門的な仕事以前に、組織として動くためにはいろいろと準備が必要ですね。

それでは、今週もお疲れ様でした。来週も頑張りましょう！