緊急度が低くて、重要度が高い仕事を進めるために【482/500】

2月も中盤戦に入りました。はこの亀谷です。

さて、本日は「緊急度が低くて、重要度が高い仕事を進めるために」というテーマで一本書いておきます。

結論から言いますが、これはスケジューリングが全てだと思います。

やるかどうかを選ぶのではなく、ここでやるを決めるが全てです。

それでは始めます。

緊急度と重要度の関係性

よく仕事の順番を考える際に、緊急度と重要度のマトリクスの話が出てきます。

重要度も緊急度も高い「A」は言われなくてもやる。

重要度は低いけど緊急度が高い「B」はついやってしまう。

実は大事な重要度が高いけど緊急度が低い「C」を後回しにしてしまい、結局やらない。

でも、本当にやらないといけないのって「C」の部分だよね。

ってやつです。

人の時間は限られているんだから、重要度の高いものからやらないと駄目だよね。

というだけの話なのですが、なかなかこれが上手くできません。

ほとんどの場合、重要度が高いけど緊急度が低い「C」って仕事の難易度が高くて、仕事の難易度の低い「B」に心が負けてしまうからだと思います。

そこで、これを解決するために私がやっていることとして、このマトリクスを考えない状況を作ることです。

仕事は先着順にスケジュールに入れていく

重要度が低くて、緊急度の高い「B」の仕事は、日常的にどんどん入ってきます。物量が多いです。

一方で、重要度が高くて、緊急度の低い「C」の仕事は、そんなに多くありません。

だからスケジュールを開けておくと「A」「B」がどんどん時間をとっていってしまって、「C」の入る余地がなくなってしまいます。

なので、仕事は先着順でスケジュールを組む。というルールを作ります。

重要度が高くて、緊急度の高い「C」は先にスケジュールに入れてしまいます。

空いていたらやろうと思うからダメなので、先に予定を組みます。

緊急度の高い仕事というのは、やらないといけないスケジュールが決まっているので、時間がない場合は時間を作ってでもやらなければなりません。

もしくは「C」で時間が埋まってしまっていたら、「B」の仕事は断りましょう。

このルールを明確においておくと、明らかに「C」の仕事が前に進むようになっていきます。

仕事だけでなく、プライベートも予定を組もう！

この重要度と緊急度の話はビジネスだけではありません。プライベートも同様です。

何かを勉強しようと思っても、今年も出来なかった。

とか

どこかに旅行に行こうと思っても、今年も行かなかった。

そんな経験あると思います。

これがまさに重要度は割と高いのに、緊急度が低い案件です。

こういうやつは、さっさと予定を組んでしまうに限ります。

よく先々何があるか分からないから予定を組めないという人がいますが、それは違います。

先々何があるか分からないから、決まっている予定は先に組むのです。

後から来た予定は、先行して入っている予定と調整して入れるか入れないかを選ぶが正解になります。

この判断が出来るようになると、意外と決めたことが進むようになるのでオススメです。

まずは空いている先のスケジュールに予定を入れる練習をしていきましょう！

それでは、今週も頑張ります。