属人化する「匠の技」を承継・データ化する方法とは？インタビューを活用した効率的な手順
企業や工場における「匠の技」は、長年の経験と知識から培われた高度なスキルです。しかし、その技術が属人化しすぎると、特定の人にしかできない、再現が難しいという課題が生じます。人がいなくて大変なご時世、従業員の退職や異動で技術が失われないようにするために、「匠の技」をデータ化し、他の人でも使えるようにする取り組みが重要です。本記事では、インタビューを繰り返しながらデータ化するための具体的な手法と成功ポイントを解説します。
なぜ「匠の技」は属人化してしまうのか？
匠の技が属人化する背景には、以下のような要因があります。
経験と勘による判断
熟練者は経験に基づき、瞬時に最適な判断をします。こうしたスキルは数値やマニュアル化が難しいため、他の人が模倣しづらいのです。苦労して覚えた分、わざわざ他人に教えたくないという心理も作用しています。暗黙知の蓄積
日々の仕事の中で培われた「体感」や「コツ」は、自然と身についたものであり、具体的な手順に言語化されていないことが多く、伝えにくいものです。情報が断片化している
熟練者の中には、複数のプロセスにまたがる知識を持っている場合が多く、業務を遂行するにあたり多様な情報を無意識に活用しています。これが属人化の一因になっています。
インタビューを活用して「匠の技」をデータ化する手順
「匠の技」をデータ化するには、インタビューを通じて暗黙知を形式知に変えることがカギとなります。以下のステップで、効果的にデータ化を進めていきましょう。
ステップ1：インタビューの目的を明確化する
まずは、「なぜデータ化するのか」を明確にしましょう。例えば、引き継ぎのための技術記録なのか、全社員が共有するための技術資料なのかで、インタビューの方針も変わります。目的がはっきりすることで、必要な情報を効率的に引き出せるようになります。聞かれている側も「なぜ」がわからないと不信感を持ってしまいますので、共通認識として持ってください。
ステップ2：質問項目の事前準備
匠の技を掘り下げるための具体的な質問を事前に準備します。質問内容としては以下が効果的です。
技術の背景や成り立ち
その技術が必要とされる具体的なシーン
判断基準や手順における注意点
ミスを防ぐためのポイントやコツ
技術者が日常的に行っている具体的な作業内容を聞き出すことで、言語化が難しい「勘やコツ」にも触れやすくなります。とにかくアウトプット！「聞きまくる・会話をする」ことが大切です。
ステップ3：技術者にとって「当たり前」を掘り下げる
熟練者にとって「当たり前」となっている作業こそ、属人化しやすいポイントです。そのため、「この作業をするとき、何を見ていますか？」「何を基準に判断していますか？」といった質問を投げかけて、技術者が無意識に行っている作業やチェックポイントを意識化させます。言語化できない箇所が隠れた資産です。実際には、インタビューだけではなく、動画を撮るなどして分析もしました。
ステップ4：逐一フィードバックを挟む
インタビュー内容を整理し、技術者に一度確認をしてもらいます。技術者自身のフィードバックによって、情報の漏れや誤解がないかを確認し、内容を補完します。また、実際の業務フローと照らし合わせて情報をさらに具体化し、必要に応じてインタビューを繰り返します。
ステップ5：データの形式化とドキュメント化
得られた情報を、できるだけ第三者が理解しやすい形式に整えます。データ化の際の形式としては、以下のような方法が効果的です。
フローチャート：業務手順をわかりやすく可視化する。
チェックリスト：判断基準や注意点を簡潔にまとめる。
動画や写真：視覚的な手順説明や具体的な作業イメージの提供。
また、場合によってはChatGPTのようなAIを活用し、インタビュー内容の整理や文章化を支援してもらうのも効率的です。私は特殊なレコーダーを使っています。
ステップ6：チームでの共有と実践トレーニング
完成したドキュメントやデータはチーム内で共有し、実際の業務に即したトレーニングを行います。共有した知識が現場で再現可能かを確認し、現場での実践を通してブラッシュアップを行い、必要に応じて内容を改訂します。
インタビューによるデータ化のメリット
インタビューを繰り返して技術をデータ化するメリットは、属人化の防止だけでなく、以下のような効果も期待できます。
新人教育の効率化：新人が一から学ぶよりも、既存の知識をもとに効率よくスキルを習得できる。
ノウハウの継承が容易になる：退職や異動による技術の喪失リスクを減らし、技術の安定的な継承が可能になる。
業務の標準化と品質向上：標準化された技術をもとに業務を行うことで、品質のブレが少なくなり、効率も向上します。
まとめ：インタビューで「匠の技」を次世代に継承し、組織の力に
「匠の技」をインタビューを通してデータ化し、言語化するプロセスは一見すると手間に感じるかもしれませんが、これによって技術の属人化を防ぎ、組織全体の技術力向上に役立ちます。このようなデータ化にAIツールを組み合わせることで、効率的にドキュメント化やデータ整理を行うことも可能です。団塊の世代がどんどんと引退していく現代。これを行うことで、長期的には財産となります。
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