日本一優しい「やるべきことの見える化」段取り

もうすぐ新年度。新たな環境で新生活をスタートする人も多いだろう。

社会人をして思うのは、働きながらつくづく「段取り」の大切さを感じる一方で、「段取り」は自然に身につくものではないということだ。ただがむしゃらにやればいい、というわけでもないし、それを知らぬまま不幸な環境にあたれば、心身ともに病んでしまうことにもなりかねない。

実際私は、新卒で働いたときに、本当にみじめでつらいことになった。

知っていればそれだけで違う「段取りの基本」を、あなたにぜひ紹介したいと思い以下のnoteを以前書いたけれど、もう少し詳しく…という声があったので、さらに基本から書いてみる。

↑このnoteが最近とても反応をいただく。ちなみにこんな内容である。

目次
○仕事の前提は、すべて同じ。
○段取り表の作り方　４STEP
○仕事が効率化できない人が陥りがちな思考＝完璧主義
○ストレスなく仕事を早く進めるコツは、「自分の頭の中に思考を入れておかないこと」

さて、この段取りの中で絶対的に大切なのが「やるべきことの見える化」だと思う。

①段取り表の作り方：①「やることリスト」をすべて並べる

なぜこれが大切かと言うと、これが書きだせるということはそのあとの仕事の流れがイメージできることに繋がるからだ。
思いつくままにTO DOリストにしてもいいのだけど、それだとどうしたって「漏れ」が出る。完璧主義は仕事の敵だから、「どうせ何かミスってる」という心構えでいることは大切だし、実際漏れがあったり、変更があったりすることは当たり前だけど、想定できることを「漏らしている」のと想定していなかったことが「起きる」のでは全然違う。

いかに漏れなくリストを書きだすか？これに有効なのがロジックツリーである。試しに、note更新をテーマにロジックツリーを書いてみた。ロジックツリーをイメージしてもらうための表なので超ざっくりである。

＜例A：繭が読書アウトプットをするときのロジックツリー＞

書き方
１）「A」に「目標」「目的」や「ゴール」を決める。
２）それを「B」段階、「C」段階でどんどん分解していく。

やることはこれだけ。
ポイントは「実際の行動レベル」まで細かく分解すること。
今回は３段階だったけど、４段階になることもあるだろうし、とにかく細かく実務レベルまで分解するに限る。
細かさで言うと、B段階の「書く」だけで終わっているのは、場合によってはダメダメロジックツリーである。「書く」には場合によっては「必要な画像を調達する」なども入ってくるだろう。

例のロジックツリーは既に本を読んだあとの形だけれど、「本を読んでアウトプットする」なら、B段階に「読書をする」がくるし、テーマを決めてそれについての「取材」「調べ」的に本を読むのなら、作業には「本を選ぶ」なども入ってくる。

ちなみにこのロジックツリー、私は手書きでやるほうが好きだ。イメージしながらやりやすい。
デジタルでやりたい場合は、パワーポイントのテンプレートに入っているので（実際例の図はパワポで作った）それで作成することも可能である。

これを作ると、実はもう１つ、いいことがある。作業前にわからないことを周りに聞きやすくなることだ。

これは「ゴール」が見えていないとできない。そもそも最初が組み立てられなければ、それは「仕事の目的」や「全体のイメージ」「自分のやるべきこと」がわかっていないということだから、恥だろうが早めに上司や周囲に確認しておかないといけないし、途中の「ステップ」がわからないのであれば、「この部分がわからない」と聞ける。漠然とした「わからない」から抜け出せるし、聞かれたほうも答えやすい。

なにもわからないところから、社会人３ヶ月、これを知っていたら全然違ったのに…ということを書いた。

これにたどりつくのに、恥ずかしながら数年を要している。これを読んでくれている方は、もしかしたら既に仕事を数年されていて、悩んでいるいつかの私のような方かもしれない。

きっといつか出会うかもしれない社会人仲間の役に立ってくれるnoteとなりますように。