見出し画像

Bizの管理職がバックオフィス業務の改善に参加するべき理由

shuhei_matsushige

LayerXの松重です。新しい業界や新しい会社に入ると、日々気づきが多いので、できるだけ日々の気づきを発信していこうと思います。

私はこれまで、営業やマーケティング、事業開発などの仕事に携わってきました。
マネージャーや事業責任者、取締役という立場にあっても、請求書の処理や経費精算といった、いわゆるバックオフィスとの連携業務に対する向き合いは非常に雑なところがありました。恥を忍んで言ってしまえば、こういう仕事は自分の主たる仕事ではなく、面倒な仕事。とりあえず言われているからやらないといけない仕事。そういった気持ちで向き合っているところがありました。だからこそ、メンバーに対する求め方も、ルールなんだしやらないとダメだよ。と、どこか人ごと感があったと思います。

ですが、LayerXに入社し社会人キャリアの中で初めてバックオフィス業務にきちんと目を向けることで、Bizの管理職こそバックオフィス業務の改善に参加するべきだと気がついたので、その理由についてご紹介していきたいと思います。

誰に届けたいのか

今回のnoteの対象者は以下のような人を想定しています。

  • 事業の責任者

  • 営業の責任者

  • 事業管掌の役員

Bizの責任者の多くは売上を伸ばすことに意識を全集中し、事業成長に関与する打ち手を日々考えていると思います。また、市場変化のスピードが加速する現代において、事業成長させるために打ちたい打ち手は山ほど出てきます。限られたリソースの中で、足し算で施策を打ち続けることは難しいため、何を辞めて、何を新しく始めるのかを日々考えているでしょう。

以前の僕ほどではないかもしれませんが、多くの管理職は自分の解像度が高い仕事の中だけで、打ち手の最適化を考えていることが多いのではないでしょうか。

頭の片隅からすら外れがちなバックオフィスとの連携業務

そんな中、見逃されがちなのが、バックオフィスとの連携業務です。バックオフィスの連携業務の種類は多岐に渡ります。

  • 何かしらを納品、または役務提供した顧客への請求書の発行・送付

  • パートナーから受け取った請求書の受取、支払い依頼

  • 交通費、出張、会食など業務にかかった経費の精算

  • 各種契約書の締結業務

など、挙げればキリがないほど様々な業務があります。この業務はBizに限った話ではなく全社員が求められる業務になるのですが、特に請求書の発行や受取業務はBizが責任を持ち内容の確認を行なう毎月発生する業務になることも多いのではないでしょうか。

この毎月発生しBizが責任を持って行う業務について、これまでの自分の経験では、業務の中に発生する「その他」業務としてカテゴライズし、自分の主業務の副産物的な業務として考えていました。そのため、どの程度工数がかかっているのかをあまり把握せず、なんなら自分が介入する業務ではないとさえ考えていました。

「その他」の業務がBizに負担になる理由

大雑把に考えてしまえば、請求書の発行も受取も経費精算だって、やることが明確な作業的業務で、時間をかけずにサクッとやれてしまうもの。と、捉えることもできます。

ですが、実際のところは軽微だけど面倒な修正作業が発生したり、請求書を受け取るべきパートナーから請求書が届いていないため催促をしなくてはならないなど、意外と手間がかかります。

また、経理に提出して完了したと思ったら、不備があり経理から内容確認や修正依頼がくる。そういったことも発生します。発生しますというか、発生していない月をこれまでの社会人経験で1度も見たことがないかもしれません。

そうすると、売上を上げるために稼働してほしい現場メンバーのリソースが、管理職から見えづらい「その他」の業務に取られていき、成果を上げるうえでも、影響が大きくなる可能性があります。

毎月発生する業務だからこそ、バックオフィスに丸投げではなく、むしろ一緒に改善の方法を考えていくことが必要だと考えています。

バックオフィスとの連携業務を改善することで得られるもの

自分がよくわからない業務且つ、自分のミッションである売上を伸ばすことに直結する仕事ではないものに参加するのは簡単なことではありません。僕も17年仕事をしてきて、ずっと面倒だな〜と思っていました。（これまで一緒に働いてきたバックオフィスの皆様、本当に申し訳ありません・・・松重は改心しました）

ですが、もし現場とバックオフィスとのやりとりにアンテナを張ってみた際に、多くのメンバーが高い頻度で改善できそうなやり取りをしているとしたら、そのやり取りの業務改善を行うことで、メンバーが攻めに使える時間が5％程度増えるかもしれません。

というか、確実に増えると思います。LayerXでバックオフィス業務の理解が深まったからこそ、業務改善できる余地が非常にあると感じました。

そして、ここで重要なのはこの5％改善は、1人の改善ではなく組織全体の改善につながるということです。

組織の人数が多い組織ほど、こういった課題を改善することで全体へのインパクトは大きくなるかもしれません。

バクラクが提供しているもの

AIを活用して、人がやらなくても良い業務を代行する

今回ご紹介しているような課題に対して、バクラクは解決案を持っています。バクラクは、AIを活用し人がやらなくても良い業務について、手助けする機能をいくつも提供しています。

例えば、取引先から請求書を受領し、会社から支払うように申請する場合のフローは以下のようになります。

今までの場合
・メールで受け取った請求書をダウンロードする
・請求書をもとに現場担当者がワークフローに必要な情報を手入力し、請求書を添付して申請する
・経理担当者が、請求書内容を確認し仕訳を手入力で行い、振り込み準備を進める

バクラクがある場合
・メールで受け取った請求書をそのままバクラクが取り込む
・請求書に記載の内容をバクラクがAIで読み込み、必要事項を記載。現場担当者は内容の誤りが無いかの確認をして申請する
・経理担当者が、バクラクが行った仕訳内容を確認し、問題なければ振り込み準備を進める

このように、請求書の受取、請求書に記載のある事項の入力、過去何度も行っている仕訳処理など、人がやらなくても良い業務をバクラクが代行することで、従業員が本来やるべき仕事へ時間を割けるようになります。

最後に

経費精算や、請求書処理は、Bizにとっても無くすことのできない仕事です。無くすことができないというか、会社のお金の出入りは非常に重要なもので、特にP/Lを見ているような管理職の方からすると、漏れや遅れが生じることを腹立たしく感じることもあるのでは無いでしょうか。ただ、ちゃんとやってくれと言うしか、解決のしようが無いと諦めている方も多いと思います。私もそうでした。

ですが、このような仕事はバックオフィスと連携して改善に取り組むことができるのです。多くのBizの管理職の方は、営業やマーケティングについてはシステムを導入して効率化や省力化、見える化などを行ったことがあると思います。その際に、複数のシステムを比較検討し、どのシステムが自分たちの業務を改善してくれるのかを吟味したことでしょう。

同様に、バックオフィス業務のシステムもバックオフィスの効率化・省力化だけでなく、Biz業務の効率化・省力化も一緒に検討していくことで、皆さんの組織の生産性向上に繋げられるかもしれません。

例えば、このようなお悩みはありませんか？

  • 取引先からの請求書の回収が遅れ、毎月の原価の締めが遅れる

  • 経費精算の提出が遅れて、毎月の原価の締めが遅れる

  • 事前の予算稟議と、実際に使っている予算に乖離がある

上記のような課題はシステムを導入することで解決ができます。

このnoteを読んでいただき、Bizの管理職の皆さんが今まで見ていなかったバックオフィス業務の改善について少しでも興味を持っていただければ幸いです。

また、バックオフィス業務に詳しくはないが、事業部の課題があり、まずは壁打ちをしたいといったご相談があれば、お気軽にお声がけいただければ幸いです。

Xアカウント
https://x.com/s_matsushige


この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？