フラット組織に欠かせない「ミーティングのプロセス設計」〜タクティカルミーティングを参考に〜
タクティカルミーティングってご存知ですか?
こんにちは。スカイベイビーズ代表の安井です。ひさしぶりに社内報として記事を公開します。そうです、メンバーと共有したいことがあるからです。もちろんスカイのメンバーだけでなく、ご覧になったみなさんに少しでも参考になればうれしいです。
今日のテーマは、「ミーティングのプロセス設計」について。
みなさん、「タクティカルミーティング」という言葉はご存じですか?ヒエラルキー組織との対比で用いられることの多い「ホラクラシー組織」で採用されているミーティングプロセスのことです。
「自然体経営」を掲げ、「フラット組織」を目指すスカイベイビーズは全く同じと言わずとも、「ホラクラシー組織」との共通点は多く、施策など参考にしているところがあります。そもそも「ホラクラシー組織」ってなあに?という話は一旦、置いておいて。
私は「タクティカルミーティング」からヒントを得て、ミーティングの進行方法を、新たに設計することにしました。
まず、参考元の「タクティカルミーティング」について説明します。大きな特長は細かくプロセスが設計されていること、一つひとつのプロセスに目的が定義されている点です。さらに「タクティカルミーティング」では、質問、提案、話し合い、合意、リアクションといった5つの行動が制限されている点も特長といえます。
こうして「タクティカルミーティング」について学んでみると、ヒエラルキー組織で陥りがちな、だらだらと時間ばかりが過ぎる会議を回避し、生産性を向上させるために設計されていることが分かります。
限られた時間のなかで、組織の目標、課題、進捗を共有できる優れたミーティング方法だと思います。
「自然体で、生きる」について考える機会を増やしたい
一方スカイでは、「タクティカルミーティング」をそのまま実践する必要はないと判断しつつ、一部を参考にミーティングの進行方法を設計しました。参考にしたポイントはぜんぶで4つです。
1つめに参考になったのは、そもそも「ミーティングのプロセスを設計する」ということです。「フラット組織」には権限の偏りはなく、誰がファシリテーターを担っても良いのですが、ファシリテートする人によってミーティングの質に差が出るのは困ります。何か具体的な指針が必要だと思い、ミーティングのプロセス自体を設計し、それを月に1度の「全社会」と、各プロジェクトチームの調整役(アジャスター)が参加する「ガバナンスミーティング」で採用することにしました(ホラクラシーでは別の意味の『ガバナンスミーティング』が存在します。ややこしくてすみません。)それぞれの「ミーティングプロセス」はこの記事の最後にまとめますね。
2つめは、必要によって「質疑なし」という制限を設定したところでしょうか。あえて設けることで、「事実情報だけを確実に共有する」という目的が明確になります。必要があればミーティング終了後、おのおの質問しあえばよいと考えています。
3つめは、「チェックインラウンド」です。スカイベイビーズでは以下のように設計しました。
不安を払拭し、自然体な状態で会議に参加してもらいたいという意図があります。さらに、「私が考える自然体」をシェアする機会を設けたかったのです。「自然体で、生きる」を理念に掲げる私たち自身が、日頃から「自然体ってなんだろう?」「自然体で生きるとは?」「私にとっての自然体って?」という問いに答え続けることが重要だと考えているからです。
実際に、このチェックインラウンドを体験したメンバーからは「アイスブレイクにもなるし、みんなの考えに触れることができる有意義なプロセスだ」という声が上がっています。
最後4つめは、「クロージングラウンド」です。
主体性を持ってミーティングに参加するためにも、全員がコメントする場面はあって然るべきだと感じています。また、フルリモートワークを採用しているスカイでは、どうしても雑談の時間が削られてしまうので、業務に関わる意見や提案だけでなく、学びや感想といった観点に触れられる機会が増える点も魅力だと思っています。
このような経緯をもとに新たに設計した「ミーティングの進行方法」はこちです。
メンバーのみんなには、今一度、内容を確認してもらい、改善案などあれば、ぜひ知らせてほしいです。よりよい形にどんどんブラッシュアップしていきます。
もちろん、「全社会」と「ガバナンスミーティング」以外でも、チームや部活のミーティングでも、必要があれば採用してもらってかまわないと思っています。良かった点などぜひシェアしていきたいと思います!
★フラット組織を実践中。ときどき、混乱に直面していますが・・・。
★なるべくリアルな実体験をお伝えしたいと思っています。
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