時間を無駄にしない会議の作り方
リーダー研修の実習生さんや美里ヒルズに見学に来られる現場の皆さんから、施設での会議について質問を受けることが少なくありません
今回は、そんな皆さんに回答した内容について整理してみました
会議が無駄じゃなくて、無駄な会議が無駄なのです
施設で会議が多くて大変なんです、会議で参加者が発言しないんです、報告だけで終わっちゃう会議ばっかりなんです
できるだけ会議は少ない方がいいとか、会議は無駄だととか、いろんな意見もありますが、その前に無駄な会議をやっているから無駄と感じるのではないでしょうか
参加者に会議の目的を伝えていますか？
会議を無駄にしないためのポイントとして、まずは参加する皆さんが会議の目的を理解しているかどうかは重要だと思います
会議の参加者のほとんどは、「この会議って何の目的でやってるんだっけ？」と何となく会議に参加している人や、言われたから来たという人だということを、標準だと思った方がいいでしょう
そのうえで、どうしたら参加者に目的意識をもって会議に参加してもらえるかを考えましょう
会議を企画運営する方も準備が必要だし、参加者にもそれ相当の準備は必要なのです
この会議は何をしようとしているのか、何を決める会議なのか、会議をなぜ行っているかを、参加者全員が理解できるように準備しましょう
会議の基本的な３つの目的
いろんな考えがあるとは思いますが、大きく3つにまとめてみました
●何か行動を決めるための「意思決定」会議
●提案や意見出しをするための「議論」会議
●共通理解を促進するための「情報共有」会議
会議を企画する際には、この会議は「意思決定」会議ですとか、この事項は「議論」したく、一方この事項は「情報共有」が目的とか、参加者に明確にしておくと効果的です
何をもってして「良い会議」とするのか、それは「目的を達成した会議」なのではないでしょうか
メンバー全員が参加できる会議にする
施設系の介護職員は特に、夜勤ありの交代勤務ですから、会議にメンバーを揃えるのが大変です
とは言え、メンバーが月によって会議に出れたり出れなかったりでは、情報共有したくても意見交換したくても、なかなか足並みが揃いません
特に、正規職員が会議に参加している間、パートさんが現場待機にしているケースもありますが、これも良くありませんね
パートさんは日中専属なので、昼間の様子を本当に良くわかっていらっしゃる
パートさんも会議に参加できるように、隣のユニットやフロアに待機をお願いして、メンバー全員で意見交換、情報共有ができるようにしましょう
隣のユニットが会議のときにはこちらが待機する、お互い様ですから問題はありません
それから、勤務表が出来上がってから会議の日程調整をしていてはダメですね、勤務を組み出す前に会議の日時は決めておきましょう
できたら、「◯◯ユニットは第3月曜日」と、各部署の会議の予定は固定しておくと、待機を頼むお隣さんと連携がとりやすいですね
事項の聞き取りと事項書の事前配布
会議の事項書は、参加者に事前配布していますか？
参加者の意見が聞きたいと思っても、参加者が普段考えてもいなかったことを、会議でいきなり聞かれても答えようがありません
会議中に考える時間や思い出す時間が多くなればなるほど、余分に時間がかかってしまい、それを無駄だと感じるようになるのかもしれませんね
参加者に手ぶらで会議に参加させないことも重要なポイントです
それと、メンバーが話し合いたい、他の人の意見が聞きたいと思っていることがないか、事項書を作成する前に聞き取りも忘れてはいけませんね
場の空気を整える
重たい空気で最初から最後まですすむ会議では、発言したくてもできません
参加者が発言しやすい、メンバー間で意見交換しやすい場の空気を作ることも大切です
そのためのキーになるのが会議の冒頭の「雑談」です
どんな話題でもいいでしょう、参加者が答えやすいテーマで振って、メンバーが発言することで緊張をほぐしていきます
例えば…
・最近あった嬉しかったこと
・プライベートでハマっていること
・今1番欲しいもの
とかでしょうか
とにかく発言しやすいテーマを自由に振っていくといいでしょうね
メンバーの会議に対する姿勢が変わる
会議の主催者や議長になる人は、手間がかかりますが、これらのことを意識して継続していけば、必ずメンバーの姿勢は変わります
ただ、そうなるまでには一定期間の訓練が必要だと思ってください
もう一度整理しますと…
・会議日時の固定と全員参加
・メンバーへの事項の聞き取り
・事項書の事前配布（会議の目的を伝える）
・場の空気を整える（雑談）
いかがでしょうか？
会議をすすめる人の、ファシリテーターとしてのスキルを磨くというのも、もちろん重要なことですが、これはすぐに身につくものでもありません
ファシリテーターの役割を苦手にしている人でも、リーダーシップを発揮するのが苦手な人でも、上記の「準備」さえできれば、実のりある会議をすすめていくことが可能です
チャットツールの可能性
最近のコロナ禍においては、Zoom等のリモート会議が促進され定着してきたことで、会議のあり方も多様化しています
また、リモート会議以外にも、チャットツールの活用が注目されています
サイボウズのkintoneやMicrosoft Teamsといった有料のグループウェアだけでなく、SlackやChatwork等の無料のアプリも非常に使い勝手がいいと思います
いやむしろ、無料のアプリで十分じゃないか、とも思うほどです
美里ヒルズでは、LINE WORKSを導入して、職員間のコミュニケーションを図っています
このチャットツールおかげで、メンバーへの情報伝達や、意見の収集がスムーズにできるようになったので、月1回の会議を待たずに、職場の考えや今後の方針がまとまるようにもなりました
その結果、できるだけ「情報共有」はアプリで、「議論」や「意思決定」は会議で、より会議の目的が明確になり時間の短縮ができたり、会議でたくさんのことを話し合うことができるようになったりしました
このことについては、また別の記事でご紹介させていただいておりますので、続きはこちらをご覧ください
いかがでしたでしょうか？
現場で会議がうまくいっていないなと感じている皆さんにとって、この記事が少しでも参考になり、会議のあり方を見直すきっかけになれば幸いです
こんなこともやっています
もし、施設運営やケアの仕組みづくり、人材教育等でお困りのことがあれば、いつでもご相談下さい。
最後までお付き合い頂き、ありがとうございました
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