議事録の役割と不可欠な4つのルール

自粛や自宅待機、テレワーク等でオンライン会議、テレカンが増えている方たくさんいらっしゃいますよね。そこで、今回は議事録の書き方について書いていこうと思います。

この記事では、議事録がどのように活用されているか、どのような役割を担っているかについて書いていきます。僕の経験に基づいているので、僕のテイストがかなり強いです。しかし、だからこそ生きている記事ですので、どこかにためになる部分があるはずです。また、この記事はこれから議事録を書こうかな？とか、うまく書けないなという方に向けて書いています。

読もうという気になってくれた皆さん、僕と一緒により良い議事録生活をを楽しみましょう！(笑)

好評だったら、応用編とか続きかきます！！！

議事録と速記録

もちろん、議事録はみなさん聞いたことがありますよね？でも、速記録というものは聞いたことがない人もいると思うので、ここでその二つの違いを明確にしておきますね。

速記録とは

速記術で書き留めたあと普通の文字に起こし、会議・対話等のを忠実に記録するもの

です。

そして、議事録とは

その内容をいつ見ても、会議等で決定したこと・そこまでの過程を誰もがわかるようにまとめたもの

という違いがあります。

僕は、議事録は上手にまとめられる自信があるのですが、速記録はからっきしダメな自信があります。それは、きっと速記録というものには忠実にというルールがあって、そのルールに従うために特殊な手順や方法が指定されているからだと僕は考えます。

その制限のせいで、僕には速記録は作成できないのですが、議事録にはそういった特殊な手順や方法がないと思うんです。書く人が好きなようにまとめればよいのです。ただ、もちろん議事録にも守らないといけないルールがいくつか存在します。

議事録のルール

僕が書いている議事録には、４つのルールがあります。ここでは僕のルールを書きます。そして、そのルールに従えば、議事録としての役割を果たせます。

1つ目のルール【日付を書く】

いつの議事録なのか。これをはっきりさせておくことはとても重要です。会議の回数が重なるほど、決定事項や変更事項が増えていくと思います。そうなった場合、いつあがった話なのか整理されてないと、変更になったものなのか変更以前のものなのかがわからなくなり、会議の進行の妨げになるので、しっかり書いておくべきです。

議事録にも、ファイル名にも！

2つ目のルール【文責は誰なのかを書く】

このルールは、自分の中に「良質な議事録を作る心構えを作ること」に繋がります。（質とは、会議の内容に間違いがないとか、文章のつながりがわかりやすいといったことです。）

もし質の低い議事録を書いて、共有をしてしまうと、団体のメンバーみんなを混乱させてしまうので、責任を持って議事録を作る必要があります。そこで、文責は誰か示すのが大事なのです。精神論のようなことなのですが、文字通り文章に責任を持てるようになります。

3つ目のルール【分かり易くまとめる努力】

ここで、一旦、議事録とはなんなのかを思い出してください。

その内容をいつ見ても、会議等で決定したこと・そこまでの過程を誰もがわかるようにまとめたものでしたよね。

議事録において、一番重要な役割は、会議の参加できなかった人とも情報を共有できることだと僕は考えます。その役割が上記の議事録とは何かということに強くかかわっています。

しかし、どうしても人間なので、個人の視点でまとめてしまったり、過程を飛ばしてしまったりするんです。しょうがないことだと思います。客観的に書いて、といわれても中々難しいですよね。僕なりの解決策を紹介します！

ズバリ、一度作成したあと15分後に、理解できるか（違和感が出ないか）読んでみることです。もちろん、誤字脱字のチェックも大事だし、します。だけど、15分後の自分が理解できない（違和感が出る）内容を参加できなかったメンバーが理解できるはずがないという意識で取り組むようにするのが一番大事です。

ちなみに、空ける15分間はYouTubeを見る、読書などの議事録の内容から離れられることをするのがおすすめです！（15分という時間は自由でいいと思います！）

4つ目のルール【誰でもわかる言葉を使う】

よく言われることなのですが、文章は小学生でもわかる内容でないといけないと思います。語彙の難易度に関しては、団体ごとに使い分けていいと思います。僕は、それよりも大事にしたいことがあって、キャッチコピーなど会議中に出た言葉が創られた過程をまとめたり、方言や若者言葉をあまり使わないようにしたりする、ということです。

少し、補足的な話なのですが、議事録はメンバーの語彙力向上を図ることもできると思います。その方法は、難しい漢字やビジネス用語など議事録に差し込んでおくことです。その際しっかり注釈をつけておきましょう！

一番大事なのは、

小学生でもわかる文章です。文単体ではありません。

以上です。

議事録の役割やルールについて書いてみました。ご理解いただけたでしょうか？もし、好評でしたら、色の使い方などのちょっとしたテクニックも僕の使っているものだけですが、お教えします！

コメント、スキなどお願いします。

では。