本業に集中する仕組みをつくっているか
中途採用者。即戦力として活躍できる人と、既存メンバーが教育に労力を割くことになってしまう人の差はどうして生まれてしまうのでしょうか。前回は、期待する役割を言語化する理由について述べました。
さて今回は、「本業に集中する仕組みを作る」というテーマでお伝えしていきます。突然ですがあなたの会社では、中途採用者のみならず、社員が本業に集中できる環境は整っておりますでしょうか。
「本業に集中する」というのは定義があいまいなので、ここでは就業規則に定められた「就業時間のリソースはすべて、本業に割くこと」と定義します。
副業や兼業。そして複業。厚生労働省が「働き方改革実行計画」（2017年3月28日）を踏まえ、2018年1月に副業・兼業の促進に関するガイドラインを作成したことは、あなたも記憶に新しいことと思います。その影響から、あなたの会社も副業を認める就業規則にしている可能性が高いでしょう。
多くの会社は、副業を認める上で許認可制にしています。雇用側からすると、社員の労働環境や労働時間を適切に管理し、労務管理、ひいては体調管理につなげるためという理由があります。
ただ本音では「本業をかまけて副業に精を出すのは本末転倒である」ため、本業のパフォーマンスが下がらないように副業を申請する社員は把握しておきたいというところでしょう。
ここまでは言わずもがなな内容です。前提の整理をしただけの内容で、ここからが本題になります。
性善説でも性悪説でもなく、性弱説で仕組みを構築しているか
あなたの会社では、前述した副業の許認可以外に、本業をおろそかにしない仕組みはどの程度まで揃っていますか。
中途採用者は新卒採用の社員に比べて、給与が高く、採用や雇用にかかったコストを考えると、本業にコミットしてもらいたいところですよね。
次の仕組みの中で、どこまであてはまりますか。
①日報を提出する仕組みがある
②貸与携帯は勝手にアプリをインストールできないシステムを導入している
③パソコンのログは管理者が把握できるシステムを導入している
④スケジュールを共有する仕組みがある
①～④について順番に補足していきます。これらは社員の怠慢を疑っているというわけではなく、人が弱いという前提に立って、先に懸念をつぶしておくことが会社、ひいては社員を守るという発想で導入します。
①日報を提出する仕組みがある
日報は出す側からすると、とてもおっくうで入力する意味があるのかと何度も問いたくなる時代錯誤の代物というイメージです。
ただ就業時間のうち、どんな仕事を手掛けていて何の成果を上げたのか報告する必要があることから、自ずと本業以外の業務にかまけている余裕はなくなります。
どんな仕事にどれだけ時間がかかるのか管理者には筒抜けになりますので、タスクだけ入力して副業に精を出すという行為は、仕事が遅い人という評価につながってしまうからです。
日報の提出義務が社員の生産性を下げる懸念がある会社は、週報でも問題ありません。
②貸与携帯は勝手にアプリをインストールできないシステムを導入している
会社からの貸与携帯。もしスマートホンを貸し出す場合は、アプリのインストールは社員が勝手にできないシステムを導入しておくと、セキュリティ面、生産性の両面で効果を発揮します。
社用携帯は専門部署の一括管理下におきましょう。そうすると、全社を挙げてコミュニケーションツールを一新するというときなどにも利便性が向上します。
③パソコンのログは管理者が把握できるシステムを導入している
このシステムを導入することで、社員が副業で使うような資料の印刷で会社の複合機を使われることも、本業の就業時間中にもかかわらず副業の調べものに時間を割くといった事態を避けられます。
そのような生産性の面だけでなく、②の貸与携帯同様、セキュリティ面でも安心な環境を整えられます。本業に関係ないサイトを開くことや、データのやり取りがなくなるからです。
社員を怠惰から守るためとはいえ、社員を疑っていると思われたくない会社もあると思います。
そのためどんなファイルを印刷し、何のサイトを開いたなどのログを確認できる環境を導入したら、「顧客や取引先の情報漏洩を防ぐため」という大義名分で社員に仕組みの内容を共有しましょう。抑止力につながります。
④スケジュールを共有する仕組みがある
グーグルカレンダーやoutlookなどスケジュールを共有できるツールはたくさんあります。
それらを「会議や打ち合わせの日程調整をスムーズにおこなうため」という理由で導入していくと、「今の時間は何をしていたのか」と周囲に疑問に思われる社員の出現を未然に防ぐことができます。
これまで述べてきた仕組みは、ほんの一例に過ぎません。大事なのは、会社のルールから外れた行動を取った社員を責めるのではなく、そもそも脆弱なシステムにしていることが問題であると捉えることです。
中途採用の社員は、どんな気質、性質を持つ人材が入社してくるかは、実際に働くまでわかりません。会社の風土や文化で防ぎたいと考える人もいるかもしれません。
ただ、会社の大切なリソースは本業に割くべきだと私は考えます。副業推奨の時代だからこそ、就業時間内と就業時間外の有効活用の線引きは、個々人のモラルに頼るのではなく、仕組みとして整えておきたいところです。
会社のルールから外れた行動を取る人が現れると、その人の生産性の低下のみならず、周囲に疑心暗鬼を生み、モチベーションを下げ、退職の温床になりかねない事態が生まれます。
中途採用者がいかんなく本業に力を発揮して、即戦力として活躍するために、まずはあなたの会社が本業に集中できる環境が整っているか、振り返ってみましょう。
ここまで読んでくださり感謝。続きはまた違う記事で。
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教育参謀 本間 正道
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