Zoomを使った研修・会議運営ノウハウ

　4月から新入社員研修の講師をしています。昨年も同じ時期に同じような研修をしていました。2年続けてコロナ禍最中での研修です。
　研修はZoomを使ったリモート研修です。この1年でZoomもかなり安定し実用的な機能も搭載されてきました。

　今回は、Zoomを使用した研修のノウハウを書きます。既にご存知のことも多いと思いますが、最後までお読みいただけると幸いです。

　Zoomの基本的な使い方については既にご存知のものとして、以降の内容を記載しております

※影の目的は、来年自分が忘れないようにというメモです(笑)

１．講師PCは2台～3台

　運用をスムーズにするには、これが最大のキーポイントです。

　1台を「画面共有用」とし、資料を共有するための専用機にします。
　そしてもう1台を「運営専用」とします。チャット、ブレークアウト、参加者のミュート制御などに使います。

　このように分けておけば、「運用専用」側を使って緊急連絡の対処、SlackやChatwork、メールなどの閲覧も問題なく安心してできます。1台だと操作を誤ってしまうと、共有画面以外の情報がネットに流出してしまう可能性があります。慎重に操作することが要求されます。

　もし3台目を用意できるのであれば、「確認用」として講師席に正面に設置し、受講者が閲覧しているのとまったく同じ画面を常に投影しておけます。

２．ブレークアウトセッション

　研修ではよくグループ討議を行います。このような場合、ブレークアウトセッションがとても便利です。設定で出入り自由にしておくことで、ルーム間の移動もフレキシブルに実現できます。

　講師は各ブレークアウトセッションに適宜参画して、様子を確認したり、アドバイスをしたりしながら進めましょう。Zoomでの研修では、ここで放置したままにすると、クレームにつながります。

　なお、ブレークアウトセッションを解体後、メインセッションに戻る時間もオプションで指定できます。デフォルトだと60秒です。

３．背景のぼかしや仮想画像

　自宅で受講されるというパターンも多いです。自室をネットにさらすのは抵抗があるのが普通でしょう。そのような場合は、背景にぼかしを入れたり、仮想背景を設定したりすればOKです。

４．ミュート小技

　受講者がミュートを忘れている場合、またはその逆で発言しているのにミュートになっている場合、自分がホストであれば「参加者メニュー」からミュートにしたり、ミュート解除を要求したりできます。

　また、自分が発言する場合で数秒だけミュート解除する場合は、スペースキーを押したまま発言すればOKです。キーから指を話せばミュートに戻ります。点呼などの時に使える小技です。

５．カメラは常にオンにしてもらう

　研修の場合、受講態度などを評価しなければなりません。ですから、受講者には常にカメラをオンにしておいてもらいましょう。解説中の微妙な表情の変化で理解度などを推し量ることもできます。

　この場合も2台あれば、受講者が多数の場合でも全員の顔を映すことができます。

続編も公開しました。