失敗しないオンラインイベント運営のフロー　～コンセプト設計から開催後のフォローまで～

わたしが所属するオンラインコミュニティで、新規入会を募集するための既存会員以外に向けたイベントを開催しました。

簡単に「運営やります」と言ったものの、オンラインイベントの運営ってめちゃくちゃ難しい。なにをいつまでにどれくらい準備すればいいのか、まるでわからない。

それでも全員で試行錯誤しながら無事に終了し、2回の開催で15名ほど新規会員を獲得することができました。

今回はそのイベントの運営や準備したことをまとめていこうと思います。

開催1カ月前にやること

開催を決めてからは、準備することが盛り沢山です。まず、どんな内容にするのか。（ただ、登壇者が話すだけ？それとも交流の場を設ける？等）

ここで絶対にやってはいけないことは、「運営メンバーがやりたいだけのイベントを開催すること」です。

運営メンバーはやりたいだけ、ターゲット無視のイベントをすることは、ここまでの手間をかけても無駄になってしまうので絶対に避けましょう。

なんとなくの設計ではなく、ターゲットのニーズを把握した設計はできないので下記を参考に、双方WinWinなイベントを設計しましょう。

①コンセプト設計

１．ターゲット
どんな人に入ってほしいのか、どんな人にこのイベントを聞いてほしいのかをまず考える必要があります。

２．イベントテーマ
ターゲットが決まれば、そのターゲットに刺さるイベントが何かを考えていきます。

３．ニーズ
イベントの内容のどこにターゲットにとってのニーズがあるのでしょうか？

４．コンテンツ
ターゲットのニーズまで定めることができれば、あとはイベントの中身を考えます。

②日時を決める

ターゲットによって日時が変わりますよね。

大学生なのか、社会人なのか、どの職種の方なのか。
社会人の場合は、平日開催は夜間にする必要がありますし、日曜に開催するとすると次の日は仕事のため夜遅くの開催は避けたいです。

ただし、職種によっては、サービス業の方宛てだと土日は忙しい可能性がありますし、不動産関係の方だと火曜水曜が休みの場合が多いです。

ターゲットへのアプローチはここまで考える必要があります。

③登壇者へのアプローチ

登壇者がいる場合は、登壇者への依頼が必要になります。
イベントの趣旨を明確にしたうえで、登壇者に意図を伝えお願いするようにしましょう。

④Todoリスト・ロードマップの作成

ここから先のTodoとロードマップを考えましょう。
Todoはこの先に書いていきます。この中から必要なものを抜き出し、リストアップしましょう。

ただ、これを丁寧に作成する必要はありません。
全体に共有すること。これを目的にして、時間をかけすぎないようにしましょう。

▼こんな感じで作ってました。

⑤募集方法を考える

イベントのコンセプトを考えると、そのあとはどの経路で募集がかけられるかを考えます。

⑤役割分担

事前準備に必要な役割

１．進捗統括
Todoの管理

２．集客チーム
募集方法の策定・募集フォームの作成（詳しくは下記に記載）

３．開催当日の運営チーム

開催当日に必要な役割
１．開催当日の司会進行
２．開催当日のZoom担当
ブレイクアウトルーム作成するなら、担当割り当てておくべし
３．開催当日の盛り上げチャット担当
４．（必要であれば）スライド投影担当
インターネットの調子が悪く、スライドの移動が悪くて登壇者にむっとされた経験があるので注意。

開催３週間前にやること

①募集フォームの作成

Peatixや告知ーずで募集フォームの作成をします。

②募集方法の策定

１．（協力メンバーがいれば、）メンバーのSNSで宣伝
２．Facebookグループに投稿
３．Twitter・はてなブックマーク・Pintarestでトレンド入りを狙う
４．Facebook・YouTube広告
５．note
６．入会ページへイベント告知

開催２週間前にやること

①登壇者へスライド作成依頼

イベント開催時のスライド作成は運営側でやるものの、登壇者が話す内容についてもスライドは必要かと思います。

それについては、事前に登壇者へ依頼するようにしましょう。

登壇者が複数いる場合は、併せて相談してみるのもいいかもしれませんね。

開催１週間前にやること

①イベントの流れ・スクリプトの作成

開催当日の流れと、ファシリテーターのスクリプトを作成します。

開催前日にやること

①開催のURLをメール送付

平素より○○をフォローいただきありがとうございます。

○○主催の「○○」をテーマにしたオンラインイベントがついに明日開催となります！○○は、○○のためのサロンです。

そこで本イベントでは、○○をお伝えするとともに、あなた自身の○○についてご質問やご相談にお答えしていきます。

当日はサロンメンバーが多数参加予定です。○○の話だけでなく、サロンの内情や活動についても、皆さまからの質問や相談ができる時間を設けられたらと考えております。どうぞふるってご参加ください。皆さまの参加をメンバー一同楽しみにしております！

申し込みはこちらから。
https:○○

【イベント開催概要】
日程　　　　 ：○○
場所　　　　 ：オンライン開催（Zoom予定）
人数　　　　 ：○○
参加費　　　 ：○○
詳細/お申込み：○○

【プログラム】
19:45〜20:00　：受付
20:00〜21:00　：○○オンラインセッション
▽登壇者紹介
・○○　○○
（紹介文）
（紹介URL）
・○○　○○
（紹介文）
（紹介URL）
21:00〜21:45　：オンライン相談会（任意）/クロージング
サロンメンバーも交えながら、ざっくばらんに相互にコミュニケーションをとる場です。
○○なことを質問・相談できます！

【（サロン名）とは】
本サロンでは、○○なメンバーが多くおります。
▽具体的なメンバー対象者
1．企業にお勤めの方
2．会社を経営されている方
3．フリーランスの方

【（サロン名）活動概要】
・XXXX
・XXXX

皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
（参加URL）

開催当日にやること

①事前に運営メンバーでZoomに入り、ネットワーク確認

ファシリテートをする方・登壇する方は特にネットワークが悪くて音声が悪くなれば、イベントの満足度自体が下がりかねません。

事前にネットワークの確認は実施するようにしましょう。

イベント開催の30分前に運営メンバーで入室し、最後の打ち合わせも含めて音声の確認をするようにしていました。

②入室したゲストには声掛け

知り合いがいないイベント（それに加えオンライン）の場合は、参加者は恐る恐る場合が多いです。

言葉を発したくない参加者もいると思いますが、1人1人への声掛け・挨拶は大切にしましょう。

わたしの場合は、「○○さんこんにちは～よろしくお願いします！こちらの音声聞こえてますか？？」

もし時間があれば、「今回のイベントはどちらから知ってくださったんですか？？」などお話しを広げていきます。

③イベントのアンケートを実施

イベントに対するアンケートを実施しましょう。

アンケート例：
https://forms.gle/9CDgnCS6Yai6tEzA8

開催後にやること

①お礼メール

次回開催の告知もお礼メールにいれる

まとめ

いかがだったでしょうか。

イベント開催の一例ですが、例文等も載せたため有意義なものになっていると嬉しいです。