EBファイターズ、始動！ユニット立ち上げからの奮闘記、そして大航海は続く――［SmartHR 事業推進本部 アドベントカレンダー企画］
こんにちは！SmartHR 事業推進本部 Advent Calendar 2024 の第12回を担当する、 業務支援(EB)ユニットのKaedeです🙋🏻♀️🍁
普段はプライベートのあれやこれやをマイペースに綴っているわたしのnoteですが、今日は半年ぶりにお仕事人格での記事・かつ初めてのアドベントカレンダー企画参加ということでソワソワしながらこれを書いています。うお〜！🎅🎄
さてさて、前回公開したこちらのnote🗒️
記事のなかで、最後にこんなことを書いていました。
新ユニット名は、『業務支援(EB)ユニット』（通称：EBファイターズ）。
7月に始動してからの半年間、ユニットの立ち上げ・ユニットとしてどう価値を証明していくか？を考え、試行錯誤する日々を送ってきました。
このnoteでは、そんなわたしたちEBファイターズの半年間を皆さんにシェアできればと思います！！
新ユニット立ち上げの背景
こちらのnoteにも書いた通り、昨年までは“セールスサポートユニット”としてセールスグループに所属していたわたしたちですが、2024年1月より『業務支援ユニット』として事業推進本部の所属になりました。
セールスサポート時代からこれまで、基本的には企業規模（以下、Tier）に関わらず同じサポートをおこなってきました。 ただ、徐々に組織が拡大していく中で、 "提供するサポート体制は全Tier同一でいいのか？" というモヤモヤと、 "先々を見据えたときに、よりTierごとの特性に向き合い集中特化で最適化していく必要があるのでは？" という仮説が生まれました。
かくして、エンタープライズ企業（従業員数2,001名以上・通称EB Tier）を担当するセールス（＝EBセールス）に特化し、より効果的な支援を模索・確立することを目的としたユニットとして、我々『業務支援(EB)ユニット』（通称：EBファイターズ）は誕生したのです！
ところで「通称：EBファイターズ」って何？🙄
今年6月。新ユニットの誕生については関係者内で秘密裏に着々と進行していました。目下の課題は「ユニット名、どうしよう？？」
人事への提出期限が迫るなか、ユニットメンバーであるsaeriiiと一緒に［東京ヤクルトスワローズ vs 北海道日本ハムファイターズ］の交流戦を観に神宮球場へ行きました🏟️
試合を観戦しながらもユニット名について話し合っていたわたしたち（えらい）。そこでふと、北海道日本ハムファイターズに感化されて思いついたのが『EBファイターズ』です。
結局オフィシャルなユニット名は他ユニットとのバランスも考え「業務支援(EB)ユニット」で決定しましたが、"EBファイターズ" に愛着が湧いたわたしたちは自らを自称しはじめ、そして徐々に社内にも浸透。現在は部内やEBセールスからも「EBファイターズ」と呼んでいただいてます✌
※ちなみに、saeriiiは千葉ロッテマリーンズ・わたしは横浜DeNAベイスターズ（2024年は最高の1年でした。＼横浜日本一！／）のファンで、2人とも日ハムファンではありません。
EBファイターズ・ユニットメンバー
BIGBOSS（チーフ）：Kaede 📣
2021年1月1日入社
MBTI：ENFJ（主人公）
ストレングスファインダー：最上志向／成長促進／ポジティブ／親密性／共感性
エース（メンバー）：saeriii ⚾
2022年4月1日入社
MBTI：ESFP（エンターテイナー）
ストレングスファインダー：ポジティブ／最上志向／社交性／成長促進／共感性
2人で共通して好きなことは、野球・旅行・お笑い など☻（今年のM-1グランプリはクリスマスパーティーしながら一緒に観る予定🎄楽しみぃ😙）
ストレングスファインダーの結果からも分かる通り内面も似たところが多く、さらに同い年でもあるわたしたち。チーフ・メンバーとそれぞれの役割はあれど、フラットに二人三脚で日々奮闘中です！！
そしてMgrは我らがnissan🙌いつも相談に乗ってもらっています✨️
EBファイターズが目指す未来
ユニット立ち上げにあたり、まずは向こう2年間ほどのロードマップを引くところからスタートしました✍ それまでは新ユニットをどのように進めていくか正直ぼんやりしていて不安もいっぱいでしたが、ロードマップを引いてからは具体的にどんなことをやっていくかのイメージが明確になり前向きになれたのを覚えています。
次に新ユニットの認知を広げるべく、EBセールスをはじめ関わりのある部署の皆さんにMTGのお時間をいただき、ユニット立ち上げの背景や今後どのようなことを目指すのかのイメージを共有しました。
今後実現したいこととして提示したことは主に下記の3点です。
①依頼ベースではなく、案件ベースでのサポート
「ワークフローで受けた依頼を対応する」という従来の依頼ベースの対応（詳しくはこちらのnoteに！）は、わたしたち目線だとタスク管理がしやすい一方で、起票するセールス側にはどうしても負担をかけてしまいます。
案件ごとに担当者がベタづきになり、Salesforceの商談状況に応じてこちらからアクションをとるなど、将来的には"セールスから依頼を受ける" 機会はなるべく最小限に留め案件が完結する体制をつくりたいと思っています😌
②現場と伴走する攻めのサポート
①とも重複しますが、各案件の進捗を一緒に追いながら、状況に応じて必要なアクションを先回りし、"EBファイターズから能動的にサポートしにいく"という攻めの体制をつくりたい。伴走し案件状況を把握できているからこそできる、求められていること＋αのアクションで「かゆいところに手が届く」細かなサポートが実現できると良いなと思っています✊️
③より範囲を広げたサポート
こちらのnoteにも記載した通り、従来の業務は7〜8割が定型業務・2〜3割が非定型業務でした。このうち定型業務は極力減らしていき、サポートや業務改善に重きを置く体制とすることで、これまで支援できていなかった領域にも業務範囲を拡大していきたいです💪
半年間でおこなったこと
とはいえ、ユニットとしてはまだまだ序章のこの半年。2名でのスモールスタートということもあり、まずは2名でもしっかり業務を回せる体制をつくることから始め、徐々に目指す姿に向けて改善できそうな部分から着手していきました。
ユニットの今期のミッションは「EBファイターズの価値を証明する（Phase1）」。"価値を証明する" ために具体的に何をするか？を色々と模索した半年でした。
周辺部署との関係構築、役割整理
先述の通り、関わりが深くなる部署にはこちらからアプローチしてコミュニケーションの機会を増やし、関係構築に努めました。また、業務の役割分担をどのようにするか、こちらで対応すべきことがないかなどを確認しながら、現状EBファイターズで対応すべき業務範囲を明確にしていきました。
また、出社の頻度を増やしてセールスの皆さんとのオフラインの会話量を増やす意識も💡
EBファイターズを始動してから、関わる部署が増えたり、他部署との関係も以前より密になったと感じています🙌
ポジティブな変化を感じてもらえる細かな改善
抜本的な大きな改善はこの段階では難しいものの、従来に比べて"負担が減った" "業務しやすくなった" など、ポジティブな変化を感じてもらえるよう細かな部分の改善を進めました。
例えば、これまではワークフローを立ち上げてもらっていた依頼のほとんどを "Slack内のチャンネル問わずグループメンションOK！"な体制にしたり。
どうしてもワークフローを立ち上げてもらわなければいけない依頼については、1案件につき1回の起票で済むように案件管理の方法を変更したり。
地味な変化ではあるものの、毎日・毎回のこととなるとチリツモでセールスの負担になっていた部分でもあるので、ポジティブな反応をいただけました😊
EBセールスからの業務巻き取り
これまでEBセールスで対応していた業務の巻き取りも進めました！
巻き取りをした業務の一例としては下記の通り。
▶例①ロゴデータ代理回収
SmartHRを導入いただいたお客様にロゴデータのご提供をいただく際、データの回収を代理でおこなっています！
また、回収後のデータを格納したり、担当部署へ連携するところまで対応しています。これまではEBセールスで対応していたものの、"なかなか進捗を追いきれない…" という課題があったため巻き取りを進めました👍
▶例②超少額案件の対応
少人数の法人拡大など、金額が少額の案件については、見積作成・提出〜契約書締結までの全ての顧客対応をEBファイターズでまるっと対応しています✊
EBセールスが本来注力しなければならない案件に集中できるよう、巻き取りをおこないました🙆🏻♀️
お客様とのコミュニケーション機会も増え、業務巻き取りによってわたしたちのモチベーションも上がるなあと感じる今日このごろです✨️
その他にも、これまで手間のかかっていた社内対応なども適宜巻き取りや必要に応じたサポートをおこなっています💁🏻♀️
Salesforceでの案件管理、見える化
これまでは『依頼ベースのサポート』でしたが、EBファイターズが目指すのは『案件ベースのサポート』。そのため、EBセールスが担当しているSalesforceの商談に紐づけながら、少しずつ全体進捗をSalesforce上で見える化を進めました。
例えば下記は日々確認しているダッシュボードの一部ですが、今月受注見込みの全体案件のうち、すでに事前相談を受けたり見積作成等何かしらアクションをした案件数の割合を算出し『今月受注予定の案件のうち、すでにEBファイターズで着手している案件の率はどのくらいか？』を可視化できるようにしています。
課題はまだまだたくさん！大航海は続く🛳️
ユニット立ち上げから少しずつ改善を進めてきた半年間でしたが、まだまだできていないことや課題はたくさん！！
来期以降はさらに変化を加速させていきたいなと思っています🔥
特に来期注力して取り組みたいこととしては主に2つ✌
まずはSalesforce上での案件管理を進化させること。やっと土台ができてどういうことをしたいかが見えてきた…という感じなので、それを具現化して、案件ベタづきのサポートをもっと効率よく進めていきたいなと思います。
もう一点は、非定型業務の割合を増やすこと。2名体制のため、リソース起因で巻き取りできていない業務がまだまだたくさんある状況です。定型化できる業務は業務執行ユニットに相談のうえ移管や効率化を進めつつ、EBセールスへより価値提供できるようなユニット体制にしていきたいなと思っています！
わたしたちEBファイターズの挑戦はまだ始まったばかり。
EBファイターズとして最大限に価値を発揮できる状態を目指し、今後も大航海を続けていきたいと思います🚢 🌊 やっていくぞ〜〜！
明日は、そんなEBファイターズを支えるエース・@saeriiiの記事が出ます！！どうぞお楽しみに〜🫶
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！！
Happy Holidays 👋 ✨️