面倒なメール作成をサクッと終わらせる！ メール作成が苦手な私が実践する効率化術２つ-①ChatAI②テンプレのストック-

正直、私はメールを書くのが苦手です。
メールの文章を書くのに、アレヤコレヤと悩んでしまい、時間がかかります
その上、書いたメールは、以前の上司に「わかりにくい」と言われてトラウマです。。。

メールに苦手意識がある私が、
なるべく手を抜いて、良いメールを書けるようにやっている工夫をかきます。

備忘録として残しておきます

①ChatAIを使う

例えば

上司に送るメールを作成してください

#内容
・aプロジェクトで詰まってる
・日程調整したい
・相談乗ってほしい

みたいな感じで、プロンプトを書くと、
ChatAIが下書きしてくれます。

そのまま送れる文章がChatAIから出てくることは少ないです。

でも、多少の手直しがあれば、メールの文章を書けるので、とても良いです。

出てきた文章が微妙な時は、

・簡潔にして
・箇条書きをなるべく使用して
・〇〇のニュアンスを入れて

と追加で依頼すると、AIが修正してくれます

特に、上司や取引先など丁寧な言葉遣いや、柔らかいニュアンスが必要な時に、重宝しています。

一方で、ChatAIから返ってくる文章が、
丁寧すぎたり、ストレートすぎたりして、しっくりこないこともあります

そんなときは、大人しくグーグルで、〇〇例文って調べてます

②テンプレのストック

最近、メールのテンプレをストックするようにしました

マクロを作成して、ボタン一つでメール作成できるようにしてます。

参考にしたのは、下記の記事です

ネックなのが、ちゃんと自分で更新する必要がある点です。

めんどくさがらずに運用できるか心配です。。。

おわりに

メール作成が苦手な私がしている２つのことをかきました

1. ChatAIに下書きを書いてもらう

2. テンプレをストックしていく

苦手なことには時間をかけずに、さっと終わらしたいです

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