チャットで良くない？たとえすぐそばに相手がいたとしても【ビジネス上のコミュニケーション】

⬛︎この記事はこんな人にオススメ！

🤔「仕事をする上で、コミニケーションを図るのになるべく手間をかけたくない。」と考えている人

⬛︎この記事を読むと…

💡 仕事をする上でのコミュニケーションは原則チャットで良い理由が理解出来ます

⬛︎この記事を書いた僕はこんな人です

大学3回生から公認会計士の勉強開始😤

今まで勉強を真面目にやってこなかったため、一向に成績が上がらず😅

4回の短答式試験不合格を経て、5回目で短答式試験突破😄

勉強のコツを掴むことができ、論文式試験は一発合格😂

紆余曲折して、合格までに4年かかった苦労人です😑

⒈ ビジネス上のコミュニケーションは原則チャットで行うのが良い。そのほうが効率が良いので！

⬛︎日ごろの職場では…

僕は近くに話したい相手がいても、基本チャットでコミュニケーションをとるように心がけています

何故なら、直接話そうとすると、その人がいるところに行くのに数秒かかってしまうため

これってとても時間の無駄ですよね🤔

また、直接話そうとすると、相手ももちろん作業に集中してると思うので、話しかけるタイミングを図る必要があると思いますが、ハッキリ言って面倒です

そして、これは僕の性格が繊細であるためか、相手が集中して作業を行っていたのを中断させてしまうことになるので、多少なりとも罪悪感を感じてしまいます😥

よくよく考えるとコレって、小さいけど無駄なストレス

上記の理由から、僕は基本的にコミュニケーションはチャットで行うように心がけています

しかし、多くの先輩や上司は、「直接話しかけてもらっていいからね。」とわざわざ僕のところに来て、話しかけてくださります

ありがたいですが、チーム全体としても効率良くありません

そこで、僕はチャットでコミュニケーションを行った方が効率が良いと言うことを力説するのですが、しばらくすると、また直接会話をしようとする

直接話すことが習慣になっているのでしょうか？

ところで何故僕がここまで、コミュニケーション手段にこだわるのかと言うと、そこには明確な理由があります

それは、僕たち監査人は期限を厳守することがとりわけ強く要求される監査業務を行なっているのだから

なので、もっとコミュニケーションをより効率的に行うにはどうすれば良いのかを考えるべきなのではないか？

コレにより削減できる時間や労力はわずかなものだと思います

しかし、「塵も積もれば山となる」です

なので、僕はこれからも原則チャットでコミュニケーションを図っていくつもりです😌

⒉ じゃあ、どういった場合に直接会話をするのか

もちろん、例外的に直接話す場合はあります

それは、主に以下の2つの場面です

▪️ 緊急性を要する内容を伝えたい場合
▪️ 感情を相手に伝えたい場合

⬛︎緊急性を要する内容を伝えたい場合

例えば、監査業務を行なっていて、会社の不正を発見した場合

この場合、手続きを根本から見直す必要が出てくるため、相手の業務を中断させてでも、その旨を伝えるべき

⬛︎感情を相手に伝えたい場合

例えば、部下を注意する場合

この場合、直接話すよりも、チャットだと相手の記憶に残りにくいことが多いです

次に、チャットでより円滑にコミュニケーションを図るコツみたいなものを述べていきます☺️

⒊ チャットでより円滑かつ効果的にコミュニケーションを図るちょっとした方法

⬛︎結論：メールのように、用件の概要、題名を先に記載する

相手がチャットの通知をオンにしている場合、チャットを相手に送信すると、相手のデスクトップに初めの文章の一部が小さく数秒表示される

そこで、チャットの概要が相手に伝われば良いのです

こうすることで、対応するタイミングは相手の自由であり、直接会話するよりも相手の時間を奪わなくてすみます

⬛︎具体例

【ご依頼】◯◯報告書のレビューのお願い

【返信不要】◯◯の案件の進捗のご報告

【◯時まで折返し願】◯◯の企画の件について

etc.

⒋ この記事のまとめ

⬛︎コミュニケーションは原則チャットで良い

⬛︎緊急性を要するものや感情を伝えたい場合のみ直接会話をする

⬛︎チャットでコミュニケーションを図る際、内容の概要を先に記載することで、より効率的にコミュニケーションを行うことができる

最後まで読んでいただき、ありがとうございました🙇‍♂️

この記事が、少しでもあなたの役に立てたのなら、僕は大変うれしいです☺️