怒られにくい資料作成の方法

閲覧ありがとうございます。
今回は新人が上司に怒られにくい資料作成の方法について書いていきたいと思います。
これは私が仕事中に上司に教えていただいたテクニックです。

皆が「読みやすい」資料作成は不可能

前提として誰が見ても「読みやすい」と思う資料を作るのは不可能です。
理由は単純で人によって好みが違うからです。
「こういう書き方をしている資料でなければいけない」という基準を上司はそれぞれ持っています。
基準に全く合致していないと上司は怒ります。
また、そもそも私のように理解力が低い人だとどんな資料でも「読みづらい」判定になってしまいますし。
その為、部下にとって資料作成の目的は「上司の好みに合う資料を作る」になります。

資料の好みは聞けば良い

とはいえ「上司の好みなんて知らん」という人がほとんどだと思います。
なので上司に聞きましょう。
ですが「この資料どうやって書けば良いですか？」なんて聞き方は絶対にしてはいけません。
「なんで自分で考えねえですぐ人に聞くんだよ！」と怒られてしまいます。
資料作成に限らず「これどうしましょうか？」みたいに始めから答えを求めるような質問はこの業界ではアウトです。
「まずは自分で考える」、「間違っても良いから意見を言ってみる」というのが大事です。

具体的な作り方

では具体的な作り方について触れていきます。
下記の手順で資料を作ります。
非常にシンプルなので誰でもできます。

1.資料を3割程度作る
まずは資料を3割程度で良いので作ってみましょう。
内容は目次や各項目等「これからどういう資料を書こうとしてるか？」が分かる程度で良いです。
「目次はこれでここは図を使って説明～」とかの構想を練るイメージです。
ここは正直、ガチガチに考える必要はありません。
間違っててどこか指摘を受ける前提で良いです。

2.上司に見せる
上司に「このような資料を作成しようと思うのですがイメージと合ってありますでしょうか？」
と聞きます。
自分の考えを伝えた上で聞いているのであとは答えを聞くだけです。
ぶっちゃけ「作って欲しいイメージが有るなら始めから言えよ」って話ですが「最初に自分の意見を言う」のがお作法です。

3.資料作成を再開する
作り方を聞いたのであとは資料を作成するだけです。
言われた通りに作りましょう。

4.資料をレビューしてもらう
作成した資料をレビューしてもらいましょう。
細部の指摘は入ると思いますが、こっぴどく怒られるような事は無いはずです。
何故なら「こんな資料読めるか！」と怒ればそれはブーメランになってしまうので。

上記の方法は上司の思い通りの資料を作れて怒られなくなる以外に、工数の削減にもなります。
100%までできた資料を出して全然ダメと言われて0%から作り直すと工数が倍になります。
ですが、30%でダメだしされてからの作り直しなら最小限で済みます。

慣れてきたら指摘を減らす工夫をする

如何でしょうか？
今回の方法って考えているように見えて実は上司の言われた通りにやってるだけのちょっとせこい方法です。
なので本当に何も考えないと成長しません。
どんな指摘を受けたのかはメモするなりして次からの資料作成に役立てましょう。

最後まで閲覧ありがとうございます。