あなたの職場の困りごと支援（問題解決）行ってきました…「1話」

お困りごと支援に行ってまいりました。
所属長（以降、所長）によるとメンバーが思ったように動いてくれないことにストレスを感じており業務実績も低迷しているとのことで体制強化のご支援をすることになりました。
メンバーは事務管理者と現場管理者とに大きく分かれていました。いずれも所長さんの期待に応えることが出来ていませんでした。

関係者と面談（現状把握）
所長さん・メンバーと面談を行ったところ、所長さんは自分のこれまでの経験値とメンバーの現状とのギャップに物足りなさを感じており都度指導するも改善されないことにジレンマを感じておられたので私からは「理想が高すぎないですか」「もう少しゆっくり攻めてみませんか」とアドバイスし、一方のメンバーは、やりたいことがやれないでいることにジレンマを感じていました。
やるべきことは解っているがやれていないという”あるある”パターンに陥っていたのです。

まず、業務整理（可視化）
所長さんが期待するスタッフ像は間違ってはいませんでした。
過去に実践したことが認められ所長の地位にあるのですから当然です。
メンバーは決して怠けている様子はなく、業務をこなすのに精いっぱいでいつも忙しそうに動き回っています。
何をそんなにバタバタと動いているのか観察を続けてみると優先順位に沿って業務することが出来ていないことに着目しスタッフの業務整理から支援は始まりました。
「業務分掌」をメンバーに作成してもらいましたが、縦軸となる業務（項目）が事務管理者と現場管理者の業務が入り混じっていたのです。…予想していた通りでした。

私の予想（仮説）
私の予想はこうでした。
両管理者が互いを助け合いながら業務を進めることによって、それぞれの業務は誰が担当なのかが薄れてしまい主体性をもって業務に向き合えていないのでないか。
やるべき業務（面倒な業務）を後回しにし他の業務に手を出してしまうことで、やるべき業務の優先順位が下がってしまっているのではないか？

予想が的中（あるべき姿を求めていない）
業務分掌の項目が整理できたので次は業務分担の切り分けをやってもらいました。ここでも私の予想した結果が出てきました。
あるべき姿を描いたものでなく、現状（助け合い）を描いたものが眼の前にありました。

あるべき姿を描く（思考の切替）
事務管理者と現場管理者の双方に「〇：担当者」マークが付与されていたのです。これでは主体性をもって業務出来ないので両方の管理者に「〇」を付与するのはダメ”・「△」を付与するのも“ダメ”と条件を付けさせてもらい再度整理をお願いしました。
これで業務の優先順位がつけやすくなました。もう、言い逃れできなくなり業務が粛々と進むようになりました。

２度目の面談でわかった、根深い不満
ここで２度目の面談です。
すると、事務管理者からは現場管理者への不満が、現場管理者からは事務管理者の不満を話してくれたのです。
「事務がミスするから現場管理者がフォローでバタバタする」「現場管理者から情報が上がってこない（遅い）から処理が遅れる」といった不満の声が多数ありました。
これらの事象は単発ではなく散発だったのです。

再発防止の継続（後戻り防止）
散発する不具合解決（問題解決）は、私の得意とするところです(笑)
まず、事務管理者を集め直近3ヶ月の不具合を書き出してもらいそれぞれに対する“再発防止”を尋ねましたが返答はありませんでした…予想通りです。
すぐに再発防止策を立案し所長さんに報告してもらいました。
現場管理者も同様に再発防止策を立案し所長さんと共有してもらいました。
所長さんには再発防止を定常業務として継続してもらうようお願いをして後戻りしないよう標準化を図りました。

次のステップ
これまでに約1ヶ月要しました。（活動：週1回、３～4時間/回）
まだまだ、所長さんの期待値には未達です。
それぞれの業務の目的狙いの意識が薄いため“点”が点在している形になっているので“線”でつながるような支援がまだまだ続きそうです。

「1話」では、現状把握と情報の整理・再発防止が主な活動でした。
メンバーを束ねるリーダーとなる人材も顕在化してきました。
ここからは、そのリーダーをカウンターパートとして進めることになります。

この続きは「2話」に続きます。