CRMの導入時に必要な初期設定とは？～人材紹介事業での導入について～
CRMシステムは、顧客データの管理、販売履歴の管理、マーケティングに関する施策の自動化、カスタマーサポートに関する対応履歴の管理など、さまざまな機能を提供します。
人材紹介事業で導入される際は、主に下記のような事項を目的とするケースが多いです。
・企業・求人・求職者情報の管理
・どの求職者がどの会社の求人の何次選考に進んでいるか、などの進捗管理
・売上情報の管理
・目標・KPIに対しての各社員の達成状況の管理
導入目的は各企業によって様々であるため、CRMツールは利用目的に沿った形でカスタマイズできる仕様となっているケースがほとんどです。
裏を返せば、自社の事業にマッチした形で運用するためには、自社内で運用方法を考え、システムをカスタマイズしていく必要があります。
今回は、人材紹介事業でCRMを導入する際に、導入する側で対応をしなければならない具体的な内容についてご説明します。
1．初期設定の内容
CRMシステムは、基本的に各企業の事業に合わせてカスタマイズができるような仕組みとなっていますが、カスタマイズができる範囲や難易度は、システムによって様々です。
下記では、人材紹介事業でCRM導入をする際、一般的に必要となる内容を説明します。
①アカウントの設定
システムを利用する社員やチームメンバーのアカウントを作成し、適切な役割設定をします。
例えば、管理者には設定の変更権限があるが、メンバーは設定を変更できないようにする、など。
データの機密性に応じて、ユーザーごとにアクセス権限を設定する必要があります。
・管理項目の設定
人材紹介業であれば、最低限、下記のような項目の設定が必要です。
・企業情報の管理項目
→企業名、事業内容、契約状況など、取引先企業について管理しておきたい情報の項目
・求人票の管理項目
→求人企業名、求人票タイトル、職種、募集要件など、求人票に記載したい情報の項目
・求職者の管理項目
→求職者名、年齢、性別、転職の希望条件など、求職者について管理しておきたい情報の項目
・選考フロー・選考結果
→一次面接、二次面接といった選考フローや、当該選考が通過したか、お見送りか・辞退か、などといった選考結果について、どのような運用にするか
②データの整理とインポート
自社内に既存の顧客データがある場合は、CRMシステムの運用を開始する前にインポートをしておく必要があります。
多くの場合は、Excelなどの指定フォーマットにデータをまとめ、システムにインポートしてデータ移行をすることが可能です。
なお、フォーマットの中に何の情報をどのように記載するかについては、システムごとに異なります。
また、情報の整理や重複などについても、データ移行前に行う必要があります。
③他システムとの連携設定
メール、カレンダーなどの社内ツールと連携をできるようにし、情報の一元化を図ります。
また、「システム内にある求人データを、自社HP上に掲載したい」など、外部のシステムに情報を連携したい場合は、APIの開発などが必要になります。
④ダッシュボードとレポートの設定
管理したいKPI項目の設定を行います。
その上で、ユーザーごとの目標数字を設定します。
⑤会社のロゴやレイアウトの設定
会社のロゴや、求人票・求職者レジュメなどをどのようなレイアウトで出力するかの設定を行います。
⑥メールのテンプレートやエントリーフォームの設定
メールのテンプレートや、求職者のエントリーフォームを作成します。
人材紹介業でCRMを導入する際には、自社の事業の状況に合わせて上記のような設定を行い、ようやく本運用を開始することができます。
なお、カスタマイズできる項目・内容が増えれば増えるほど、より自社の運用方法にマッチした設定ができるようになりますが、その分、設定方法が複雑になり、システムにおける高度な専門知識が求められることもあります。
2.人材紹介事業向け管理システムを導入する際にありがちな失敗＆反省例
・知人経由で評判が良かったシステムを導入したが、自社にはマッチしなかった…
「人材紹介で必要と思われる機能については全て兼ね備えているシステムだったが、社内ではいまいち運用が定着せず、Excelやスプシで管理していた時代と大して状況が変わらない…」
事業の状況や情報管理方法は会社によって異なります。
「どうして管理ツールを導入しようと思っているのか」
「管理ツールを導入することでどんな未来を想定しているのか」
を明確にした上で、各社の管理ツールを検討することをお勧めします。
・基本料金だけでなく、オプションやサポート費用も確認しておくべきだった…
「初期費用や月額利用単価の安さ重視で決定してしまったが、社内にシステムに詳しい人間がいなかったため、システムの初期設定やデータ移行を依頼することになり、大幅に予算をオーバーしてしまった…」
システムの利用料金やオプション費用の設計は各企業によって異なります。検討を進めている各システムについて、追加で費用が発生するのがどのようなケースなのかは事前にしっかりと把握しておく必要があります。
・細かな修正要望や改善依頼についても、こまごまと別途料金が発生する…
「求人票に掲載する文字数を増やしたいと相談しただけなのに、担当者と何回も打ち合わせが必要になったうえ、最終的には法外な費用がかかると言われ、結局諦めることになった…」
システムを運用する中で、改善要望が出てくるのは必然です。
基本料金の範囲内でどこまでカスタマイズが可能なのか・追加でカスタマイズをしたい場合はどのようなフローでどれくらいの金額が発生するのかについては、確認しておくとよいでしょう。
3.自社事業に合った環境設定を行うには
前項で述べた各種設定を行うには、一定のITリテラシーがあることに加え、作業を行う人間が、自社の紹介事業の流れについてしっかりと理解をしている必要があります。
基本的に、現場で業務を行っている社員の方が、適切に設定を行える可能性は高いですが、
本来の業務外の作業に時間を取らせる形になってしまいます。
4.導入時の負担を最小限にできる『LaS』
人材紹介事業向け管理システム『LaS』では、システム導入・乗り換え時の初期項目設定・データインポートのサポートを無料で対応しております。
なお、データインポートに関しましては、データの成型からお手伝いが可能ですので、社内に専任担当がいない場合でも、安心してご活用いただけます。
・システム導入をしたい・乗り換えをしたいが、データ移行が面倒くさい…
・システム導入・乗り換えに割ける人員工数が足りていない…
・ITリテラシーの高い人間が社内にいない…
などの課題をクリアにすることが可能です。
その他、事業課題に応じた業務効率化のためのソリューションがございますため、少しでも気になることがございましたら、まずはお気軽にご連絡をください。
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