#63 効率化しすぎは非効率になる？

仕事をする上で効率を追求する―

とても大事なことですよね。
より少ないエネルギーで、多くの価値を創造できれば会社の利益が上がり、社会にグッと貢献できるようになります。

自分の年収を上げることにも繋がり良いことばかり。

…だと思いますよね。

実は効率を追求し過ぎると、かえって非効率に陥ってしまうことがあることをご存知でしょうか。

今回は、そんな話をしていきます。
効率化、大事でしょ？と感じた方は是非読んでいってくださいね。

１．「無用の用」を知る

「無用の用（むようのよう）」という言葉をご存知ですか？

「無用の用」とは、一見役に立ちそうもないものや事柄が、実際には大きな役割を果たしていることを意味する言葉です。

「無用の用」の「無用」とは言葉通り「役に立たないこと」「有用性」や「価値がかけている様子」、また「無用の用」の「用」はその逆を意味する言葉です。

つまり「無用の用」で価値がなく必要ではないとされるものが、実は価値があり有用であること、という意味になります。

例えば、ビジネスだと「社交辞令」はその例に挙げられるかもしれません。

取引する気持ちがないのに、相手との衝突を防ぐために「検討して後日ご連絡します」と返事をするなど、「社交辞令」は時に周りくどく感じます。

相手の気持ちや意思がストレートに理解できないのが難点で、本当に必要なのか疑問に思うこともあるでしょう。

しかし、これは一見「無意味で役に立たない」と指摘されがちですが、実際にないとビジネスがスムーズに進まないことがあります。

ビジネスパーソンに必須なスキルとも言われますよね。

２．効率化の盲点

普段何気なく取り組んでいる、効率化にも落とし穴があります。

無駄を省いたり、削ぎ落とす考え方自体は大賛成ですが、やりすぎるのは問題です。

例えば、もともと４人でやっていた仕事を効率化して、何とか3人で仕事を回していけるようになったとしましょう。

1人分の経費が浮いたので、生産性の観点からみると大貢献です。

しかしそれをやってしまうといざという時の初動が遅れる、もしくは対応できなくなるということが多々あります。

何の変化も無い環境下で、同じことだけを淡々とやり続けるだけで収益が上がる仕事ならば問題無いですが、実際のビジネスは必ず何か起こります。

今回のコロナ禍の様に、予期せぬトラブルが起こることは必定です。

少しでも身動きがとれれば臨機応変に対応出来ることも、効率化しすぎて無駄を全て削ぎ落としてしまうと、変化に対応できず、結果的に不利益を被る事態に陥ります。

効率化したことで、変化に対応できない事態に陥り、結果的に非効率な状態になってしまったと言えるでしょう。

３．必ず何かは起こる想定で考える

ビジネスでは、本当に色々なことが起こります。
震災があったり豪雨被害にあったり、金融危機に遭遇したり…。

振り返るのは簡単ですが、未来に何が起こるかは誰にも分かりません。

ただ、今後も必ず予期せぬ何かは起こります。

平時ではない状態に見舞われることは、今後も確実に発生します。

そして、その環境の変化に対応できるのは「ゆとり」かもしれません。

今回この記事を書いて思い出した話があります。

上司がまだ若かりし日に、同じ部門に仕事をバリバリするわけでなく、いつも色んな部署に顔を出して世間話をしている先輩がいたそうです。

「この人仕事もせずに毎日何してるんだ」なんて思っていたようなんですが、誰も手をつけていない仕事があることに最初に気づく人だったんです。

「ただ喋ってるだけじゃなくて、近況を聞きながら『誰がやるのかな、あの仕事』という話をほかの部門から聞いてトラブルになるまえに対応できてたんだよな。そんな人、今いたら怒られるだろうけど、そういう人も大切だったんだろうな。」

行き過ぎた効率化の結果、無用の用を削っているのであれば、組織に空洞ができているかもしれません。

４．まとめ　バランスを常に意識する

いかがですか？

今回は、効率化をすればするほど生産性は上がる反面、環境の変化には弱くなり、結果的に非効率な事態に陥る危険性があるかもしれない、という話をしました。

私個人としては効率化すべきと考えていますし、生産性向上を常に目指しています。ただ、やりすぎは良くないと感じています。

要はバランスが大事だなと。

バランスを調整するのは経営陣の仕事かもしれませんが、スタッフ一人ひとりも考えて、上長に提案する必要はあります。

こんな時代だからこそ、働き方や考え方を見直してよりよい働き方をしたいですね。

今回はこれで終わりにします。
ではまた。