怒涛の２週間を乗り切ったMy ToDoリストがおすすめ
子どもたちとの出会いから２週間が経ちました。僕の勤務校は、一週目はほとんど３時間授業、２週目は毎日５時間授業という短縮日課で、教員にも子どもにも負担をかけないように配慮しているんだな、と感じていました。
しかし、短縮日課にもかかわらず、この２週間はとてもハードでした。この２週間で時間外勤務は３０時間を超えてしまいました。働き方改革を全面に押し出した仕事ぶりを心掛けていたのに、あっさりと３０時間超えです…。一年間の軸をつくる大事な時期なので仕方がありませんが、意味がある仕事と、意味がありそうであまりないものがあります。
今後の自分のために、この２週間にどんな仕事をしていたのかをざっとまとめます。
➣勤務時間内にしていたこと
①校内研修
本校はやたらと研修が多いです。この研修にも意味のある研修とそうでない研修があります。
意味のある研修は、子どもの命に関わる研修です。例えば、本校には「緊急時対応シュミレーション研修」というものがあります。救急車を呼ぶような重大な事故が起きたことを想定し、担任役や児童役などに分かれてロールプレイを行います。毎年やっていますが、正直なかなか自信をもって対応できるという気持ちにはなれません。ですが、年の初めにこういった研修を行うことは、とても気が引き締まる思いを感じます。
あまり意味の感じない研修は、毎年同じことをする研修です。本校の全校で統一する授業の方針に関する研修は、基礎的なことが多く、毎年ほとんど変わりません。よりよい授業づくりのためには大切なことですが、毎年何も改善されない研修であることに意味のなさを感じてしまいます。
②学校・学年事務
学年主任のみ集められて行われる会議や、学年全体で行う仕事です。人との打ち合わせが必要なものは、後回しにできません。勤務時間のほとんどは、子どもたちが学校にいる時間なので、下校後に打ち合わせをしているだけでもあっという間に勤務時間終了となってしまいます。
➣勤務時間外にしていたこと
勤務時間外には、個人でできる仕事をひたすらに片付けまくります。箇条書きでざっとまとめます。
・学級事務（当番表や掲示物の作成など）
・保護者への文書、学年通信の作成（学年で新しい取組に挑戦中なので昨年のものから文面が大幅にチェンジ）
・保健関係の書類の提出状況の確認
・時間割組み（教科担任を取り入れたのでかなり時間がかかった…）
・学年集会の準備
・授業参観の準備
・保護者への電話連絡
・出前講座の申し込み
・週計画の作成
・校外への報告書類の作成（初めての校務分掌のためよくわからないもの多い…）
・校内の提出書類の作成（ほとんど意味のないものだと思える）
細々したものは、もっとありますが、ざっとこんな感じのことをしていたようです。あっという間に時間外勤務の時間が増えてしまいました。
新しいことにチャレンジすると、前例がないものならイチから自分で作っていくことになります。ですから、結構な時間がかかります。この時間は、自分を成長させるための有意義な時間だと割り切っています。自分がやってみたいことにチャレンジする時間なので、楽しさも感じています。
この有意義な時間をつくるためには、他の雑多な仕事を手際よく片付けていかなければなりません。そこで今、大活躍しているのが、「マイＴｏＤｏリスト」です。
➣Ｍｙ ＴｏＤｏリスト
市販のＴｏＤｏリストや手帳は何度か使ったことがあります。でも、自分が満足する完璧なものに出会ったことはなく、ずっと理想のＴｏＤｏリストを探していました。
しかし、なかなか気に入ったものが見つかりません。だから、「ないなら自分でつくればいいじゃん」と思って、作り始めたのが「Ｍｙ ＴｏＤｏリスト」です。自分でつくるから自分で改善ができ、どんどん改良を重ね、今、結構しっくりくるＴｏＤｏリストになりました。
それがこちらです。
Excelでつくりました。自分用のＴｏＤｏリストなので、時間も自分時間にアレンジ。①～⑥は１時間目から６時間目までの授業のことです。
これを両面印刷して、「裏紙ノート」に挟んでいます。
「裏紙ノート（Ｌサイズ）」はＡ４サイズを半分に折って入れるとぴったりと収まるサイズです。
紙を挟むとこんな感じになります。
革に高級感があってとてもいい感じです。ゴムでしっかりと留まっていて、書くときに紙がズレたり、持ち歩いていて紙が落ちたりすることはありません。
妻も自分オリジナルのＭｙ ＴｏＤｏリストを作って、裏紙ノートを愛用しています^^
➣Ｍｙ ＴｏＤｏリストのいいところ
Ｍｙ ＴｏＤｏリストのいいところは、やっぱり使い勝手の良さです。自分でカスタマイズしたものである上に、気に入らなければ変えればいいので、改善し放題です。
また、タスクが可視化するところも良いです。両面印刷で紙１枚につき４日分。７枚ほど挟んでおけば、１ヵ月分のタスクが可視化します。特に、前日に残した仕事を次の日に書き送りすることができるので、仕事漏れが少なくなります。
忙しい今に集中するために使うのもいいですが、少し前に戻ってふり返ることもできます。過去にさかのぼって、「あの時はなぜ多忙だったのか」を考えるヒントにもなるので、自分自身の働き方の改善にも役立ちそうです。
そして、軽いので僕は毎日カバンに入れて持ち帰ります。家で今日の仕事のことをふり返り、明日の予定を書き込んだり、思い出したことをメモしたりしています。お風呂や寝る前は、特に思い出すことが多いです。
ｉＰａｄなどのデジタル機器もいいですが、ｉＰａｄを開くと他のことにも気を奪われてしまうので、僕はＴｏＤｏリストしか挟まっていない紙のみの方がタスクに集中できる気がしています。
➣上手なタスク管理で時間を生み出そう
怒涛の２週間を乗り切ったものの、時間外に仕事をする日々はもうしばらく続きそうです。毎年、学校の４月は超多忙です。復帰前から覚悟していましたが、やっぱり忙しいですね^^; GWまでなんとか乗り切っていこうと思います。
そのために、Ｍｙ ＴｏＤｏリストで上手にタスク管理をして時間を生み出していこうと思います。
これからも、意味のない仕事を減らして、自分のやりたいことに集中できる環境を作ることを意識していきたいと思います^^
僕が作ったＭｙ ＴｏＤｏリストのExcelデータをのせますので、興味のある方はこちらから使ってみてください。