意外と知られていないビジネスマナー：差がつく5つのポイント

ビジネスの現場では、一般的なマナーや礼儀は当然のこととされています。しかし、意外と見落としがちなビジネスマナーが存在することをご存知でしょうか？これらのポイントを押さえることで、他の人と差をつけ、信頼関係を築くことができるかもしれません。今回は、意外に知られていない、しかし重要なビジネスマナーについてご紹介します。

1. 名刺交換の「終了タイミング」にも注意

名刺交換は、ビジネスの基本的なマナーの一つです。しかし、その後の名刺の扱い方について意識していますか？多くの人が、名刺を受け取った後にすぐしまってしまうことがありますが、これはあまり良い印象を与えません。ビジネスの場では、名刺を少しの間デスクやテーブルの上に置き、相手の名前や肩書きを確認することで、相手へのリスペクトを示すことが重要です。すぐに片付けるのではなく、会話の間は視界に入れておくことで、相手に対する関心を伝えることができます。

プラスのアクション

名刺を机の上に置く際は、名刺ケースの上に重ねるようにすると、ビジネスライクな印象を強めることができます。また、商談後や会議後に名刺にメモを取ることで、相手の言葉やポイントをしっかりと記憶していると示すことができ、信頼感を高めます。

2. メールの「宛先順序」にも気を配る

ビジネスメールでは、敬意を示すために上司やクライアントの名前を宛先に最初に書くという配慮が必要です。これは、メールを送る際に一見些細なことかもしれませんが、ビジネスの世界では重要なマナーとされています。また、CCに含める人たちの順番も注意しましょう。重要度が高い順に並べることで、相手に対するリスペクトを表現できます。

注意点

メールの本文でも、最初に上位者や重要な相手に対して挨拶や感謝の言葉を述べ、その後に本題に入るようにすることで、丁寧さが伝わります。こうした細かい配慮が、ビジネス関係を円滑にする一助となります。

3. エレベーターでの「ポジショニング」

エレベーターに乗る際、上司やクライアントが同席する場合、どの位置に立つべきかご存知ですか？実は、エレベーター内でも立ち位置にマナーがあります。一般的には、上司や重要な取引先が乗り込む際には、後方または操作パネルに近い位置に立ち、操作を引き受けるのが礼儀です。特に狭い空間では、小さな動きがその場の雰囲気を左右することがあります。

より良い印象を与える方法

ドアが開いた際には、まずは上司やクライアントを先に通すようにしましょう。エレベーターの操作を引き受けることで、自然なリーダーシップや気配りが感じられ、ビジネスの場での評価を高めることができます。

4. 会議での「飲み物の提供タイミング」

会議中の飲み物の提供は、ホスピタリティを示す良い機会ですが、そのタイミングが意外と重要です。例えば、会議が始まる前にすぐ提供するのは一般的ですが、相手が到着してすぐにではなく、挨拶や雑談が一段落してから提供するのがベストです。初対面の場合、相手がリラックスするタイミングを見計らって、飲み物を差し出すことでより自然なコミュニケーションが生まれます。

気をつけるべき点

提供する飲み物の種類も考慮しましょう。例えば、寒い日には温かいお茶やコーヒーを、暑い日には冷たい水やお茶を提供することで、季節感や相手の快適さを意識した心配りが伝わります。また、提供後のカップやグラスの位置にも注意し、相手が取りやすいように配置することが大切です。

5. 返答の「タイミング」と「言葉の使い方」

最後に、返答のタイミングも意外と評価されるポイントです。ビジネスでは、迅速な対応が重視されますが、急ぎすぎて返答が短すぎたり、簡潔すぎると相手に冷たい印象を与えてしまうことがあります。例えば、「了解しました」といった簡単な返事ではなく、「ご指示いただき、ありがとうございます。早急に対応いたします。」などの感謝や丁寧な言葉を加えるだけで、相手に対する配慮が感じられます。

プラスの工夫

特にメールやメッセージのやり取りでは、時間帯にも配慮が必要です。相手の業務時間内に返答するのはもちろんのこと、早朝や深夜に返信する場合は、相手にプレッシャーを与えないよう、「お時間のある際にご確認ください」といった配慮の言葉を加えると良いでしょう。

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まとめ

意外と見落とされがちなビジネスマナーには、小さな行動や言葉の選び方に表れるものが多くあります。これらの細やかなマナーに気を配ることで、相手からの信頼感や評価を高め、ビジネスにおいて良好な関係を築くことができるでしょう。ぜひ、今回ご紹介したポイントを日常業務に取り入れてみてください。

この記事はR6.9.25現在の情報です。