文献やメモの管理方法

こんにちは、ミネソタより、コーイチがお届けします。
研究をしていると日々、山のように文献や記事にあたり、ミーティングに参加し、アイデアを思いついては忘れています（笑）。

そこで今回は文献やメモの管理方法をご紹介します。あくまで僕の例ですし、まだまだ良い方法があると思いますが、何かのヒントになれば幸いです！

管理方法にこだわる重要性

どの仕事でも趣味でも同じだと思いますが、特に研究では読んだ文献やアイデアをいかに記録しておくかが重要になってきます。

研究の場合は、論文という形にまとめることで一つの完成を迎えますが、これは一晩で書き上げられるものではなく、日々の積み重ねが重要になってきます。
日々いかにたくさん論文を読んで、いかに考えを巡らせてきたかを形に残すものでもあります。そのためには、読んだ文献やメモ、アイデアを記録してストックすることが重要になります。
そしてストックするだけではなく、必要な時に引っ張り出してこれなければストックした意味がありません。ここが難しいところです。

今回の最も重要なポイント、それは実はストックを呼び出す方法なんです。いかに呼び出せるか。それが管理の本質です。
どんなストックの仕方でも間違いではありません。保存して残していけばいいだけです。ただし、それをすぐに、適切に呼び出せなければいけないのです。

デフォルトのメモ帳機能

僕は昔からメモ魔でメモ帳を持ち歩いていました。
今はiPhone、Macbookの基本機能の”メモ帳”をストックの場として今一番使っています。
例えば文献を読んだら、タイトルやURL、内容の要約と一言メモを残しておきます。そして、PDFなどのファイルを保存した場合はそのファイル名もコピペしておきます。そうすると、Macの場合はSpotlight検索で元のファイルにすぐに辿り着くことができます。
（Spotlight検索機能は”commad⌘＋スペースキー”ですぐに呼び出せます）

なぜデフォルトのメモ帳を使っているかというと、iPhoneやiPadなど別のデバイスを使ってもすぐにiClooudで同期されていて同じものを扱えるからです。この機能は僕には絶対必要でした。実験で机を離れている時もあるのでスマホで確認できるのは大事ですし、出先でちょっと思いついたことをメモして後でパソコンで確認するのにも便利だからです。
さらに、検索するとかなり速い速度で検索結果が出てくれます。

実はこの「検索機能」というのがものすごく重要です。
従来は文献といえば図書館に行って本を開く必要がありました。でも今はインターネットが発達して情報にどこでも辿り着けるようになって、さらに革命的なことはデジタルデータには検索機能があることです。ページをめくる必要がないのです。それによって目的のテキストに辿り着く正確性もスピードも格段に上がりました。この現代のツールをうまく使わない手はありません。
テキストベースの媒体であるメモ帳は、シンプルでデータも軽くて検索もしやすいという、３拍子が揃っています。

その他のツール

GoodNotesを使っている方も多いですよね。これは特にiPadなどの画面の大きなタブレットツールを使っている人におすすめかなと個人的には思います。
僕自身iPad Proも使っているので、しばらくGoodNotesを使ってみたことがあります。手書きで論文とかに直接書き込めるのもいいですし、何より走り書きでも文字認識してくれて後で手書きメモを検索できるというのが画期的でした。
ただ個人的には文字はフリック入力やキーボードで入力してしまうことが多いのと、何よりGoodNotesというアプリを”立ち上げる”というワンステップが重荷になりました。
それで結局、常時開いているメモ帳アプリに戻っています。

MicrosoftのOneNoteもとても便利なメモ・情報管理ソフトです。ただしスマホよりもパソコン使用がメインで、かつグラフィカルにいろいろなリンクを埋め込みながら記録をつけたい場合におすすめです。他のMicrosoft Officeの、例えばExcelのグラフを貼り付けたりリンクさせたりというデータの整理にはもってこいです。ただし僕自身は一時期使ってみたのですが、こちらも起動のワンステップが億劫になって使い続けてはいません。（メモをジャンル別に分けたりタブ表示できるのは魅力なのですが…！）

検索性を高める工夫

そしてどんな媒体を使っていても同じく重要なのは、検索性を高めておくことです。そのためにTwitterやInstagramでもお馴染みなハッシュタグ、キーワードを一緒に書き込んでおくと検索しやすいです。（しやすいというか、ほぼ必須と思っています）。

ただし、キーワードはメモの中に既に含まれていることが多いですので、それならば検索で引っかかるから必ずしも書き加える必要はないですね。

そしてキーワードのみならず、予想される言葉を付加しておくのも僕なりのポイントです。
例えば、「一言メモ」という見出しのメモを作ってそこに日々の思いつきを書いていく場合。僕は「一言メモ hitokoto memo」のようにローマ字でも見出しに打っておきます。
他の記録が積み重なっていくと、そのメモ自体が下の方に行ってしまいますが、そんな時こそ、目的のメモを呼び出すときにキーワードで検索をかけますよね。その時に、見出しの名前を完全に記憶していないとうまく呼び出せません。メモって書いたっけ？memoって書いたっけ？って迷う可能性があるんですよね。そこは検索機能が区別してしまうので、両方書いておけば検索に引っかかりやすいわけです（逆にあえて使い分けて区別のために引っかかりにくくするのもアリ）。
しかもこれならキーボードが英語入力になっていてもかな入力になっていても関係なく、変換の必要なしに呼び出せるということもあります。

すぐに必要な時に呼び出せるという工夫がポイントです。

論文の管理方法【研究者向け】

一方で文献管理の方法に戻って、専門的な話になりますが、論文を管理するにはEndnoteというソフトも利用しています。これはMicrosoftのWordと連携して執筆中の論文に参考文献の挿入が簡単に、そして提出先の雑誌のフォーマットに合った形で自動で行えるという機能のために使っています。ただしEndnoteは有料です。Mendeleyという無料のソフトでも同じことができますので、そちらを使っている方も多いです。

以前には、ReadCubeを使って保存時にファイル名を自動で変更する機能を使っておいて、そのフォルダをMendeleyでライブラリとして参照して整理するという技を使っていたこともありますが、今ではメモ帳にファイル名までコピペしているので、ファイル名から文献を探すことがないのでそれはやっていません。

論文の元ファイルも全てiCloudに保存していて、どのデバイスからでも読めるようにしています。論文だけではなくてそのほかのMacBook内のデータは基本的にiCloudにバックアップをとっています。そのために毎月2TBのサブスク契約しています。これは僕にとっては完全に必要な出費です。

あとがき

ただし、僕もどんな方法がベストなのかは現在進行形で試行錯誤中です。自分に合った方法を見つけるためには、いろいろ試していろいろ取捨選択していくことが大切だと思っています。