毎日4時に退社する為に私が実践する7つの心得 | 私流時短術
こんにちは。イクメンの皆さん、子育て頑張っていますか？私は、毎日4時に退社し、生後6ヶ月の息子をお風呂に入れる生活をなんとか死守しています。この生活を現時点でかろうじて6ヶ月間続けることができました。
先日、このルーティーンについて同級生に話したところ、想定外にえらく感心してくれました。光栄です。
そこでこのnoteでは、新米パパである私流の職場での時短術について紹介したいと思います。
※ 今回のnoteは少し長めです。
まずは手始めに、私の仕事から紹介させてください。
はじめに 〜私の仕事〜
入社13年目で現在はメーカーの開発職になります。職場はフレックスタイム制です。今の部署は5年在籍で比較的長い方です。
中堅的ポジションで俗に言う『番頭』と呼ばれる役割です。現在、チームに管理職不在のため、開発プロジェクトの他に、チームの運営に関わる仕事も一部関わっています。
また、国内の開発業務に加え、10月より海外の開発業務を開始しており、ボリューム的にはパンパンです。これが年内いっぱい、あと2ヶ月続きます。
4時退社がいつまで死守できるか分かりませんが、このnoteが皆さんの何かの足しになればいいなと思っています。
《注意》ご自身の状況に応じてあくまでご参考に
会社の制度、業種や勤務年数、ポジション、職場の雰囲気など色々な要因により実現度合いは変わると思われます。また、朝型夜型を含めてご自身のリズムに寄るところがありますので、あくまで参考程度にしていただければと思います。
それでは本題に移ります。
① 4時に帰る事を周りに宣言する
意外に重要だと感じているのが、早く帰るキャラを定着させる事です。4時帰宅は自分1人の力では難しい面もあり、周りの協力があると比較的スムーズに移行しやすいと感じています。
打合せという拘束時間が１つポイントになるかもしれませんが、必要な打合せは早めの時間帯に入れてもらうように関係者には周知してます。
4時以降の行きたくない打合せは『家庭の事情』を盾にして断りましょう。笑 私は多用してます。
《ワタシの具体策》
・面談などで家庭の状況を上司に伝えておく
・上司の反応が悪い場合は、上司の上司に相談する
・スケジューラに勤務時間や退社時間を登録しておく
・4時以降の打合せは『家庭の事情』を理由に断る
② 朝7時に出社する
これで勤務時間を8時間確保できます。まぁ当たり前ですが。笑
朝の静かな時間を有効活用できるため、私にとって朝7時〜9時はゴールデンタイムです。朝の時間は大切にしてます。
《ワタシの具体策》
・夜9時には床につく
・昼3時以降はコーヒーを控える
・通勤電車で座れる喜びを噛み締める
③ 朝イチで1日の段取りをイメージする
朝イチで、その日の仕事の段取りをイメージするように心がけてます。抱えている案件の納期や予定を確認し、1日の流れを頭の中でざっくりイメージします。
この時点で業務過多によるオーバーフローが確定している場合は、当日の打合せをドタキャンする事も視野に入れてます。優先度が低い打合せから足切りしていくイメージです。
『納期に余裕があるけど重要な仕事』は先送りしがちなので、朝イチで作業フローだけでも作っておく事も心掛けています。
《ワタシの具体策》
・メールをチェック
→要対応、対応不要、対応要否不明の3つに分類
・未処理のタスクの納期、その日の打合せを確認
・忙しい場合は優先度の低い打合せからサヨナラする
・作業フローを準備して、着手するハードルを下げる
④ 忙しさを見える化する
メールの受信ボックスを活用して忙しさを『見える化』しています。基本的にTo doリストは作らずにメールボックスのみでタスクを管理しています。
具体的には、未処理の案件に関連するメールのみを受信ボックスに留めておきます。それ以外はすべて保存フォルダに都度分類・格納します。
このように、受信ボックスに溜まったメールの量で忙しさを可視化します。メールは定期的に確認するため、未処理のタスクが頭に都度刷り込まれ、やるべきタスクが記憶として定着やすくなります。
《ワタシの具体策》
・案件毎に保存フォルダを複数作成しておく
・処理済みのメールは保存フォルダに都度移す
・未処理分のみ受信ボックスに留めて残務量を可視化
・儚いTodoリストとして手の甲にメモすることも
⑤ 受ける依頼は極力コンパクトに
仕事上、依頼や相談を受ける事が多々あります。いずれも、相手の意図をよく確認して内容を精査するよう努めています。
また、こちらの作業を相手側にイメージしてもらい、メリハリをつけた依頼になるよう、依頼の簡素化や分割を交渉する場合もあります。
《ワタシの具体策》
・依頼内容は相手側の意図をよく確認
・相手側にこちらの作業イメージを持ってもらう
・必要に応じて依頼を簡素化・分割してもらう
・依頼や相談を受ける時は笑顔を忘れない
⑥ なるべくボールを持たない
原則、仕事を受けたらその日のうちに返すようにしてます。相手を待たせている状況を極力作らないように努めています。これは業種で出来る出来ないがあるかもしれません。
未処理のタスクが増えるほど効率が著しく下がる印象があるので、完成度が低くても一旦返して相手の反応を伺うよう心がけています。
相手からの反応を引き出すことで、依頼のエッセンスが明確になり、より効率的に処理しやすくなる気がしてます。
依頼に対して何も返せない状況が続く場合は、進捗状況だけでも相手に都度伝えておくとスムーズかもしれません。こちらの音信不通が、相手側に無駄な心配を生むこともあり得ます。
《ワタシの具体策》
・依頼や問い合わせは極力その日のうちに返す
・依頼された時、違和感があればすぐに相手に伝える
・質問等で相手の反応を引き出し、依頼の要点を掴む
・タスクが未完了でも依頼者に小まめに連絡する
⑦ 不要な打合せには出席しない
私が出席しなくても結論が変わらない打合せには、可能な限り出ないようにしています。
もし心が痛むのであれば、予め断る打ち合わせをリスト化しておいてもいいかもしれません。
例えば断る打合せの例として『情報共有系』や『自業務と直接関連しないトピック』とかです。主催者で区別してもいいかもしれません。笑 性格悪いですね。
リスト化すると機械的に断りやすくなります。後はリジェクトボタンを押すだけです。笑
《ワタシの具体策》
・断る基準を設ける
・断る打合せを事前にリスト化する
・リストに基づいて機械的に断る
・リジェクトボタンを押す勇気を持つ
さいごに
要点をまとめると以下の通りです。
① 周りに宣言する
→早く帰るキャラを定着させる
② 朝7時に出社する
→静かな時間を大切に
③ 朝イチで1日のスケジュールをイメージする
→先送りしがちな案件は作業の流れを書き出す
④ 忙しさを見える化する
→メールボックスをTo doリストとして活用
⑤ 受ける依頼は極力コンパクトに
→相手の意図をよく確認する
⑥ なるべくボールを持たない
→とりあえず相手にボールを返す意識を
⑦ 不要な打合せには出席しない
→出席しない打合せを事前に決めてリスト化しておく
以上です。早出早帰りは通勤も随分楽です。妻子供が実家に帰っていた2ヶ月間も、7時出社4時退社を何故か継続してました。笑
この生活、意外と自分に合っているのかもしれません。それではまた。