事情聴取、ではないけれど

誰が、どの業務を担っているか
把握したい。

なぜか。

• 重複業務をなくし、担当を決める

• 単一系統でなく、補完体制を組む

• 業務を標準化する

• 業務の再配分をする

• 担当を代える

• 情報格差を減らす

これをしたい。

各個人の負担のバランスを取って、
チーム全体として業務効率化し、
重心をおくべき業務に
注力するため。

期が変わった時や、異動があったタイミングで
個別に時間を取って、
「いろいろ教えてください」
ってことで
部署内メンバーに聞取りするといい。

・どんな業務をやっているか
・業務のボリュームについて感じていること
・他のメンバーに感じていること

理想は
雑談も踏まえて肩の力を抜きつつ、
話ができれば、いい。

意外と
「業務のボリュームについて感じていること」と
「他のひとに感じること」は
結構キモとなる部分で、

複数の角度から見た情報によって
本質的な見極めができる。

どういうことか。

ニンゲン誰しも、自分のことが
一番カワイイ。

だから、多くの場合
「自分はこんなに頑張ってて、本当に大変です」
と、少しバイアスが掛かった情報となる。

極端な場合、
「自分はこんなに大変な仕事をしてて、
忙しくて、残業も多くて大変です」
なんて声も。

そこで、幾つかの角度からの情報が必要となる。

周りのメンバーに聞いてみると

「○○さん、よく大変大変って、言ってますけど
コンビニ休憩ばっかしてるから、そりゃそなりますよ」
とか
「□□さん、机がぐちゃぐちゃで、
資料探してる時間が長いから、残業多いんですよ」

なんて話も出てきたりする。

あとは
「○○さん、パワポ使えないから、取引先に提出している資料、
実は僕が作ってるんです」

「この仕事、誰がやるって決まっている訳ではなくて、
その時、手が空いているひとがやってるんです」
などなど、

日頃のオフィス内で見えないことが
たくさん出てくる。

それらを総合判断して、精度の高い状況を掴む。
それによって、効果的な調整をすることができる。

あとは稀に
「業務が少なすぎるので、何かすることないですか？」
といった頼もしいことを言ってくれるひともいる。

また、若手メンバーから
「本当にこれでいいのか、日々迷ってます」
なんて話が出てくるかもしれない。

いずれにしても、誰がどのように考えていて
部署内のメンバー同士の関係性なんかも
垣間見えるので、準備段階で
こういった情報収集は、とても重要。

状況が掴めたら、
ここからは少し、リーダーシップを
発揮するところ。

最後までお読み頂き、ありがとうございます。

マネジメントでお悩みの方、
管理職になって日が浅い方、
上司の考えに「？」と思っている方、
カッチカチに古い体制の会社に疑問を持たれている方、
などなど。

お仕事でそんなお悩みを持たれている方に向けて
発信していきたいと思います。

　きのした