【レベル×整合性】最初が肝心！段取りを円滑にする「階層化」のルール

はじめに

段取りを階層化する際、ロジックツリーを使い、垂直型に思考展開する方法が有名だ。
Howを繰り返し問いかけ、階層で思考展開する方法は確かに有効だが、大きな落とし穴がある。

階層化の罠

注意すべきは、複数のレベルに階層化した場合は、同じ階層として扱う作業を、その大小や粗密の程度を同じにしなければならない。本来下位の階層にあるべき項目を、上位階層として扱ってはいけないということだ。
例えば、「大手GMSでのシューズ催事実施」の段取りで、同レベルの作業として、
①    催事場の手配
②    什器の手配
③    商品の発注
④    顧客への告知
⑤    人員の手配
が列挙されていたとする。この場合、③は他の作業より細かいレベルにあることに気が付かなければいけない。もし、同レベルにするなら、「商品の手配」とし、その下位の作業として発注を位置づける。
階層設定が不十分だと、全体の整合性が取れず、作業の順序づけや日程の割り振りが適切ではなくなる。

ボトムアップの場合

下位の作業からボトムアップでグループ化した場合も、同じチェックが必要になる。
その為に、大きなまとまりとしてつけた作業名だけを別に書き出す必要がある。同じ階層の作業を一覧すると、異なるレベル同士がわかりやすくなる。

判断の難しさ

グループ分けした作業同士のレベルが統一されているかどうか、整合性が取れているかは、判断が難しい一面がある。作業リストではレベルの違いを見分ける指針はない。あえていうなら経験や知識になる。

締め

本日は階層レベル設定で、陥りがちなミスについて紹介させてもらった。整合性を判断するテクニックを資料にまとめたため、是非参考にしてほしい。
この記事が、あなたの悩みのひとつを解決する導火線に火を点けることを、心から祈っている。