#69【仕事】自分の勝ちパターン（型を徹底する話）

こんにちは。今日は、仕事で部署を異動した際に、全く仕事ができなかった状態から、自分が勝ちパターンを見つけて定着するまでに実践した方法について、書いていこうと思います。

私は今、教育機関（大学）で職員として働いています。
入社当初は海外関連の部署で働いており留学プログラムを担当していましたが、その後異動して、学生さんの異動（休学や退学等）や奨学金、その他色んなイベントをサポートする部署に異動して仕事をしています。

異動後、実は全く仕事が管理できず大変苦労をしたのですが、
その時に1つの型を見つけてなんとか突破することで、今では難なく仕事をこなしながら、難しい事を検討して形にしたり、プロセスの改善をしたり等、＋αの仕事にしっかり軸足を置いて仕事ができる様になってきました。

その時に実践した手法が少しでも皆様の参考になればと思います。

①仕事の特徴を捉える

これは結構大事なことだと思います。
今の自分が置かれた状況の中でどんな能力があれば
仕事がスムーズにいくだろうか。
例えば、仕事の知識とか、対人の説明能力とか、まあ実際は色々あると思うのですが、その中でも最重要なポイントを見つけることが非常に大切。

私の場合は、マルチタスクの管理（スケジューリング）がポイントでした。最初はこれが全然できなかった。業務分掌で十数の業務を担当する上に、全ての学部学科の学生さんを相手にするので、1つの業務で10学部の会議の予定に合わせて資料を出して学内で決裁を取る等、いかに仕事を管理して、それを自分の体に染み込ませて、先読みして動けるか。
ここがめちゃくちゃ重要でした。

②自分にあった型を見つける

では、マルチタスクが重要とわかったので、しっかり予定を立てて
Webのスケジュールに入れていこうと思い実践しました。
ここは人によって最適なやり方が違うと思うのですが、
私は書かないと全然覚えない上に結構怠けるので、Webに入れるだけだと毎日ちゃんと予定を見ない上に、1ヵ月の予定が一覧で見えず（性格には、表示を変えれば見えるんですが固定できず断念）先を見越しづらい。なのでこれは合わない。
じゃあ、手帳に書いていこうということで、手帳に書きまくりましたが、
手帳も朝ちゃんと開く習慣をつけることができず、マンスリーの物を使っても枠が小さくてスケジュールが埋もれてしまう。どうしたものか。。

そんなこんなであれこれ模索している中、一緒に働いている先輩と話していたところ、「フリーカレンダーに書いてみたら？」と言われ、実践。
すると、このやり方だときちんと毎日朝予定を見る習慣が全く苦にならず、マルチタスクも月単位で一覧できるので、めちゃくちゃ管理し易かったんです。私にとっては。

③勝ち筋が見えたらそれを徹底する

これだ！と思って以降、フリーカレンダーを半年分印刷して、
向こう3ヵ月くらいまでの予定を書き込みまくりました。
ひたすらひたすらそこに予定を書く。
自分がいけると思ったらそれを徹底するわけですね。

予定がある程度みこせて、マルチタスクを管理できるようになってくると、
心に余裕が生まれてくるんですね。

そうすると何をやるべきなのかが明確になりますし、
よし、次これいくぞ！と気持ちを前向きにし易くなるので、
数をごりごりこなせるようになっていく。

④数をこなすと質が上がってくる

数を打ちまくると色んなケースに遭遇することになるので、
しっかり課題に向き合っているうちに、段々と仕事の理解が深まってきて、
自然と質が上がってくるんですよね。

こうなったらもうしめたもので、質が上がれば色々な事を考えるのが楽しくなってきますし、更に気持ちにも余裕が出てくる。

これを続けていく事で仕事のレベルが上がっていく事が実感できます。

⑤変化をつける、改善する

④までやってそれで定着して1年とか経つと、ちょっとマンネリ化したり、
更なる進化を意識せず現状維持バイアスがかかってしまうので、
勝ちパターンで仕事が回せるようになったら、更にそこにアレンジを加え
進化をさせていきます。

私の場合はフリーカレンダーに加え、
OnenoteをToDoレベルのタスク管理に利用しています。

業務スケジュールはフリーカレンダーでポイントを抑え、
細かいタスクは忘れる事が無い様にさっと記録してアクセスし易いOnenoteで管理する。このハイブリッド方式で、絶対にタスクが漏れずに、先読みもしっかりできる状況を作っています。

ただ、課題もあって、Onenoteに書いたタスクって、書き方次第でただのタスクになっちゃうんですよね。タスクになるとは、やる事がゴールになっちゃうこと。なんのためにやるのかについて、忘れて作業だけしちゃうことが時々あるということです。
これを防ぐためには、書き方として、望んでいる結果もセットで書くように改善をしています。例えば、ポスターを作る！ではなくて、ワークショップに20人集める為の広報対応を行う、というような書き方。

このように、仕事の肝は何かを捉えて、自分にあった勝ちパターンを試しまくり、これだと思ったらそれを徹底して、数をこなしまくる。
その上で定着してきたなと思ったら変化をつけて進化させながら、改善も同時に行っていく。

このような流れで仕事の見極めができると、
しっかり仕事が板についてくるのではないかなと思います。

少しでも参考になれば幸いです。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。