仕事を早く終わらせる方法をまとめてみた（R6.9ver）
ここのところ家族の体調不良等で仕事を休まざるを得ない日が頻繁にあり、仕事が溜まりがちです。
こんなときこそ落ち着いて、時間の使い方を考えながら仕事をすすめていく必要があると思いました。
これまでビジネス書やYouTubeをとおして、タイムマネジメントについて学習してきたところですので、これを機に自分なりの仕事時間術をまとめてみます。
タスクを把握する
リストアップする
何も考えずに思いついたタスクから始めてしまうと、どうしても無駄が出てきてしまいます。
まずは、全体を見通すために、どのようなタスクがたまっているのかを一覧にしてみましょう。
紙でも、タスク管理ツールでも構いません。
具体的に書く
やるべきタスクは具体的に書き出しましょう。
具体的に表現したほうが、頭の中が整理されるからです。
「会議資料」だけでは、資料を作るのか、提出するのか、目を通すのか分かりません。「会議資料を作る」などとすれば、作業イメージも沸いてくるのでスムーズに着手できるはずです。
大きいタスクは小さく分割する
作業量が大きいタスクについては、小さく分類して考えることも重要です。
先ほど「会議資料を作る」と表現しましたが、一からそれなりの資料を作成する場合は、必要な情報を集める、たたき台を作る、上司に確認してもらう、最終チェックをする、など複数の工程があるはずです。
こうした場合は、「会議資料情報を集める」「会議資料たたき台を作る」「会議資料上司に確認してもらう」「会議資料最終チェックをする」など、小さく分類し、何をすべきかをより明確にすることで、着手のハードルを下げることができます。
優先順位を決める
必要ないタスクは「やらない」ことを決める
まずは、不要なタスクを削除できないか考えます。
そのものが必要ないと判断できるタスクのほか、「わざわざ無理して今日やらなくていいこと」は明日以降に回してもいいでしょう。
人に任せる
次に、自分でやるべきでないタスクは人に任せることにします。
優先順位に組み込む必要もありません。
特に後輩や部下は、任せれば任せるほどできることが増えていくので、人材育成にも繋がります。
ただし、進捗管理が必要な場合は「〇〇さんに〇〇進捗確認」など将来のタスクとして記録しておきます。
やりたくないものからやる
次にいよいよタスクの優先順位を決めていきます。
重要度と緊急度から優先順位を判断する「アイゼンハワーマトリクス」が有名ですが、私の場合は以下の通りです。
【最優先するもの】
大至急のもの
【優先するもの】
未知のもの
不安なもの
気乗りしないもの
【優先しないもの】
知っているもの
安心してできるもの
やりたいもの
まず【最優先するもの】は大至急のものです。
上司からすぐに確認するよう依頼されたもの、緊急のクレーム対応、過ぎてはいけない〆切が近いものなどです。
次に【優先するもの】は、労力を必要とするものや、ストレスが高いものです。
初めてなのでやり方がわからないもの、どうすればいいかわからなくて不安なものは、内容を把握することに多くのエネルギーを必要とします。
精神的な負担も大きいため、後回しにすると頭のどこかで不安が残ります。
やってみれば大したことのない仕事かもしれませんので、先に着手し、気持ちを楽にしてから残りのタスクに取り掛かります。
また、見通しができているタスクでも、作業が大掛かり、関係者が多い、長期的に進める必要があるものは負担も大きく、気乗りしないものです。
こういったタスクも優先して取り掛かるようにします。
逆に【優先しないもの】に挙げた、やり方を知っている・やったことがあるものはストレスが少ないため、大至急でなければ優先度は低く設定します。
進め方が分かっていれば、多少疲れていてもタスクを終わらせることができるはずです。
迷ったらやりたくない方を先にやる
同じくらいの優先度のタスクが複数あり、どれを優先して処理すべきか判断に迷うこともあると思います。
こうした場合は、直感的に「やりたくない」方から着手するとよいでしょう。
優先度がほぼ同じであれば、どちらを先に進めても最終的にはたいした違いはありません。
ただ、「やりたくない」タスクほど着手する際にエネルギーを消費しますので、後回しにしない方が賢明です。
頑張って「やりたくない」タスクを優先すれば、「先にやっておいてよかった」に変わりることでしょう。
完璧な優先順位を求めない
優先順位の決め方について述べてきましたが、完璧な優先順位にこだわらないことも重要です。
5つのタスクがあれば、優先順位のつけ方は
５×４×３×２×１＝１２０通りあります。
６つのタスクがあれば、優先順位のつけ方は
６×５×４×３×２×１＝７２０通りあります。
この中からベストなものたった１つを見つけ出そうとすると、それだけで時間とエネルギーを消耗してしまいます。
緊急、やりたくないものを先に、
ストレスのかからないものを後に、
の基本的なルールに沿っていれば、たった１つを見つける必要はありません。
優先順位は「とりあえず」決定して、タスクの処理を開始します。
時間を決める
定時退社する
不要不急の残業はしないことを心に固く誓います。
パーキンソンの法則によれば、仕事は与えられた時間いっぱいまで膨張する、とされています。
時間があると思うと、必要以上に丁寧な資料を作ったり、微妙な文章の表現を何度も修正したりと無駄な作業をしてしまいがちです。
終了時間がきまっているからこそ、時間にシビアになり、無駄なくタスクに取り掛かることができます。
メールチェック、決裁業務は時間を決める
メールチェック、決裁業務など、毎日行うけれどもそれほど集中力を必要としないタスクは、一日の中でいつ行うかを決めておきます。
例えば、
11：30～昼休み前
16：30～退社前
などです。
集中力が落ちてくる時間に設定するとよいでしょう。
これにより、「11:30からメールチェックするから、いまやっている作業急いで終わらせよう」という効果も生まれます。
ひとつずつやる
シングルタスク
シングルタスクを徹底し、ひとつずつ着手していきます。
マルチタスクは絶対に行いません。
人間の脳は、複数のことを同時に考えることはできないからです。
別のタスクのことを考えたり、複数のタスクを平行して行ったりすると、頭の切り替えに余計なエネルギーを使ってしまい、その後の作業に影響を及ぼしてしまいます。
「ひとつずつやる」が鉄則です。
シングルタスクのためには以下も心がけます。
・タスクリストは閉じておく。
・使い終わったアプリは閉じる
・使い終わった資料はしまう
・メール等の通知はオフにする
早くやる
2分でいいのでまずやってみる
早く始めればそれだけ早く終わります。
始めてしまえば「作業興奮」により、仕事はどんどんすすみますし、解決すべき問題も見えてきます。
やりはじめる前から「〇〇になったらどうしよう」「失敗してしまったらどうしよう」「まだ情報が足りない」などと心配するとスタートは必ず遅れてしまいます。
そんなことはやりながら考えればいいことです。
間違えたらやりながら修正していけばいいのです。
情報もやりながら必要なものをそろえればいいのです。
やり始める前に考えても答えはでません。
2分でいいのでまずはやってみることが大切です。
完璧主義をやめる
仕事に１００点は求めません。
大抵のことは６０～８０点あれば十分です。
８０点を１００点にしようとすると、多くの時間とエネルギーが必要となります。
しかしながら、多くの人にとってその２０点はあまり重要ではありません。
例外的に１００点を取らなければならない仕事をのぞいて、完璧を求めるのはやめましょう。
やり直しを防ぐ
完璧主義をやめる一方で、絶対に間違えてはいけない内容はきちんと確認しておきます。
日付、金額、個人情報などです。
細かな文章表現と違い、間違えるとやり直しが必要となり、より多くの時間を浪費します。
手戻りを防ぐためにきちんと間違いがないことを確認しましょう。
相手に遠慮しない
本当は急いですすめたいのに、協力相手・相談相手へ声をかけることを躊躇ってしまうことはないでしょうか。
「断られないかな？」「今忙しそうだから後にしようかな？」
多くは自分自身の勝手な妄想です。
心配するほど相手は厳しくはないものです。
断れるときはどのみち断られますし、忙しければ後で聞き直せばいいだけです。
早めに聞いて、早めに答えをもらいましょう。
「お忙しいところすみません・・・」など配慮は必要かもしれませんが、余計な遠慮はいりません。
タスクとタスクの間の時間を極限まで短くする
優先順位にしたがってタスクをひとつずつこなしていきますが、タスクとタスクの間の時間は極限まで短くしましょう。
休憩をとるのは必要ですが、キリがいいからと言って不必要にスマホを確認したり、意味もなくタスクリストを眺めたり、予定もしていないのに机の中を整理するのはやめましょう。
一つのタスクが終了したら、すかさず、間髪入れず、流れるように次のタスクに着手しましょう。
集中力を維持する
疲れる前に休む
一日のなかで最も集中力が高いのは出社直後です。
タスクを進めていく中で徐々に集中力は失われますが、ヘロヘロになるまで頑張るのはやめましょう。
集中力が大きく失われてしまうと、回復までに多くの時間を必要とします。
ひとつひとつタスクをこなしながらも、疲れる前に休憩することで、定時まで集中力を維持し続けることを目指すべきです。
25分作業+5分休憩
集中力は思っているほど持続しませんし、無理して長時間作業をすると疲労が大きくなります。
ポモドーロ法（25分作業と5分休憩をくりかえす）を実践することで、集中力を維持しながら作業をすすめていきます。
深呼吸
仕事に集中すると無意識のうちに呼吸が止まってしまうことがあります。
脳に酸素が行き届かず、パフォーマンス低下つながります。
一定の鼻呼吸をこころがけるとともに、自分の呼吸が止まっていないかどうか確認する癖をつけましょう。
呼吸がおろそかになっていたら、その場で深く深呼吸。
先に口から大きく息を吐き、力を抜いて自然と鼻から空気を取り入れます。
脳をリラックスさせ、正常なパフォーマンスを取り戻します。
昼休みに仕事をしない
昼休みにはパソコンの画面をオフにして、仕事のことは考えないようにします。
昼食と昼寝に集中し、午後に備えましょう。
休憩時間に仕事をしてしまうと、作業が進んだように思えますが、午前中の疲労が十分に回復されないまま午後を迎えることになり、１日全体でみると大きな損失です。
「できる人」になりきる
理想の自分を考える
タスクをこなしていくときは、自分の理想像を思い描いておきます。
無駄な動きをせず、テキパキと作業をすすめ、合理的に判断し、次々とタスクをこなしていく・・・。
まるでマシンのようなイメージです。
自分の身近にそのような人物がいれば、その人をイメージするものよいでしょう。
始業から終業まで、イメージ通りの自分を演じることで、仕事を早く終わらせて、定時退社するのです。
コミュニケーションを優先する
報告・連絡・相談を受けるときは作業を止める
ここまで、いかに早くタスクを終わらせるかを述べてきましたが、それよりも重要なことがあります。
それは周囲とのコミュニケーションです。
職業や企業によりますが、少なくとも私の職場ではスタッフ同士の助け合いを重視しています。
自分のタスクに集中しているときでも、上司・メンバーから話しかけられたときに、パソコンを見ながら返事をするようなことはやめましょう。周りからの評価、信頼が損なわれます。
作業の手を止め、笑顔で相手の顔を見て、返事をします。
そして、へそを相手にむけ、相槌を打ちながら話を傾聴します。
メンバーと良好なコミュニケーションを構築し、風通しをよくすることで、自分が仕事で困ったとき・行き詰ったときの良き相談相手となってくれるはずです。
まとめ
以上が、現時点での自分なりの仕事時間術です。
なかなかこの方法通りにすすまないこともありますが、文章化することで改めて振り返りをすることができました。
一生懸命に働いて稼ぐことも大切ですが、自分の時間を確保することが何よりも大事だと感じています。
これからも本や動画などで勉強をすすめながら、タイムマネジメント能力の向上を図っていきたいと思います。