アル社が社内のタスクや文書をNotionに統一するまでの道のり
こんにちは！アルでインターンをしているブトウムと申します。
約1か月間、アルの全社ドキュメントツールとしてNotionを導入するプロジェクトに携わりました。このnoteでは、Notionを浸透させるまでの道のりをご紹介します。
これからNotionを会社やチームで導入したい方の参考となれば幸いです！
Notion導入プロジェクトの発足
アルでは当初コーポレートサイトや一部のチームのみでNotionを使用しており、全社的に導入・活用しているツールではありませんでした。
僕は個人的にNotionを愛用しており、その魅力を知っていたので是非ともアルで導入したいなと思っていました。メンターとの1on1で「Notionを導入してみませんか？」と提案してみたところ、メンターと一緒に”Notion導入プロジェクト”を発足し、全社で導入するためのルール作りやディレクトリを担当することとなりました。
他社の参考事例を集めてくる
はじめに、Notionを活用している企業の事例を見て、自社のルールづくりやディレクトリ設計を考えました。
Notionの使用事例は、Notion公式ページやキャリアハックに沢山まとめられています。
運用ルールを作成する
Notionを導入する際に、最も重要なことはページの管理方法です。各々が思い思いにページを作成してしまうと、ディレクトリ構造が崩れたり、検索性が悪くなったりしてしまいます。
そこで、アルでは4つのルールを設けました。
1.第一階層はとにかくシンプルに
第一階層を複雑にしてしまうと一気にアクセス性が悪くなるため、可能な限りまでシンプルに整えました。
2.「とりあえずここに書けばOK！」というページを作る
どこに書けばよいかわからず、ドキュメントが残らないのは大きな機会損失です。これを防ぐために、議事録やメモを残す場所を全社で統一しました。
3.原則Webでページ共有をしない
業務委託の方など、お互いにドキュメントを編集できたほうが良い場合を除き、原則Web上にNotionを公開しないことにしています。社外の方へのドキュメント共有は、ゲスト権限で特定のページのみ招待したり、PDF出力を活用しています。
4.使い方で困ったらこの人へ！”Notion係”の存在を周知する
Notionは多機能のため、「使いこなすまでのハードルが高いな」と感じてしまう方もいらっしゃると思います困ったときに、Notionに関して何でも相談できる”Notion係”がいることで、ツールの浸透を加速させることができます。
全社導入時のアナウンスを行った様子。
マニュアル共有と説明会の開催を行いました。
ディレクトリを設計する
Notionの階層構造が複雑になって、知りたい情報にたどり着けない状況をなくすため、ディレクトリを設計することはとても重要です。
アルのWORKSPACEは以下のようになっています。
全員がアクセスする場所をシンプルにしておくことで、情報構造がわかりやすくなります。また、後述するデータベースの活用に大きく活きてきます！
テンプレートを作成する
Notionの導入を促進するために、Notion係が率先してテンプレートを作って配布するようにしています。
- 個人のタスク管理ページ
該当するProjectページ、タスク管理ページを参照しています。
- 議事録作成ページ
議事録ページでは、各チームや定例ごとに議事録テンプレートを作成しています。
データベースを活用する
会社やチームでNotionを利用する際に、Notionの真価が最も発揮されるのはデータベース機能だと思います。アルでは、全体のタスクやドキュメントを一元管理しておき、チーム・プロジェクト・個人単位で各ページに参照するようにしています。
これは、Notionの「Linked Database」という機能を活用することで実現できます。例えば、僕の所属している00:00 Studioのマーケティングチームでは下記のようになります。
・サービス：00:00 Studio
・チーム：マーケティング
チーム共通のページを作っている様子。タスク管理・議事録管理ページを参照し、フィルタリングして表示しています。
また、「Synced Block」という機能を活用して、チーム内で伝言板を作っています。マーケティングチームはインターン生が多いため、「勤務日ではない時に、マネージャーが連絡事項を伝言板に残しておく」といった使い道ができます。
Slackだとすぐにログが流れてしまうため、このような用途もおすすめです！
上記の図のように、全てのタスクや文書を管理するデータベースを用意することで、「どこに書けば良いか分からない」状況を作らないようにしています。また、スタートアップでは複数のチームをまたいでタスクを持つ人も多いため、全社で横断的に管理することでキャパオーバーの防止にもつながります。
まとめ
最後にNotion導入プロジェクトのまとめです！
■ Notionを導入して良かったこと
・ドキュメンテーション文化が根付いた
・異なるチーム, 職種のメンバーが取り組んでいることが把握しやすくなった
■ Notion係に任命されたらやるべきこと
・Notionを使っていこうと積極的に推進するカルチャーを作る
・Tips, テンプレートをこまめに共有する
・全体アナウンスをして、使い方説明会を開催する
業務における様々なノウハウが視覚化し、
社内のナレッジ共有が促進されています！
おわりに
日本語版がリリースされ、ますます盛り上がりを見せるNotion。会社やチームでの導入時に参考となれば幸いです。
ここまで読んでいただきありがとうございました！