採用管理をGoogleスプレッドシートでやってみよう

こんにちは！
ユニバースジャパン採用担当の柏木です。

当社では、採用管理システムを導入しておらず、スプレッドシートで管理をしています。
今回は弊社で使っているスプレッドシートを紹介します!!
この管理方法が絶対的に正しいとは限らないので、改善スべきところはたくさんありますが....

1.システムを導入する前の課題点

下記のような課題を持っていて、どうにかならないかなぁ？
と思い運用しながら制作していきました。

①有料のものは検討できない
②入力工数が多すぎて時間がかかる
③入力ミスが増えてしまう
④面接担当者に向けて見やすいシートにしたい

採用管理を導入するほどでもないなぁ・・・
導入するコストがちょっと・・・

そんな方にはスプレッドシートの管理でちょうどいいのかな？
という印象です。

2.システムに搭載されている機能

①.Googleカレンダーへ面接/説明会を自動で挿入
 日付や名前もシートの内容が自動反映されるので
打ち間違えがなくなります。

実際に起こったミスの例として
名前と日付を手打ちで記入する場所が多すぎるために
間違えて入力してしまったこともあります。

自動で挿入してくれる分入力工程は1つのみに減り
ミスも無くなります!

②面接担当者へ面接予約確定のメールが通知
面接担当をする方へ向けてメールで
日付/応募者名/応募者情報をメール文に記載し自動通知をしてます。
※現在はチャットツールへの通知に仕様変更を加えました

③リマインドメールの自動送信
事前に送りたい日程を記入しておくだけで、その日程と時間に
リマインドメールを自動送信されます。

④不採用通知の自動送信
不採用ステータスがついた候補者に向けて通知を送ります。
※機能搭載はしているけど、現在は使っていません。

⑤本日の面接者を自分宛に通知
今日の面接件数や、対応するタスクとしても活用してます。

3.どのシステムを使ってるのか

Googleから無料で提供されている、サーバーサイド・スクリプト環境である
Google App Script 通称GASを使用してます。

Googleアプリケーションとの互換性がかなり良くて
GmailやGoogleカレンダー、スプレッドシート等々を使っている方なら
基本なんでもできるんじゃないかな？って思ってます。

JavaScriptに似ているようでJavaScriptが分かる人には簡単っぽいです!!

動かすところは共有できるけど、シート自体を
共有用には作っていないので
共有用に整理できたときは共有しますね！

まとめ

採用管理システムを導入するとなると
かなり便利になり、お手軽に管理できるかな？と思いますが

採用管理を導入するほどでもないなぁ・・・
導入するコストがきになる・・・

こんな企業さんにはぴったりなのではないでしょうか！

採用管理システムも色々あって
エージェント使ってる会社向け
Slackがチャットツールのメインになっていたり
自分の会社に向いてるシステムを探すのも大変ですよね？

それならウチ仕様に作っちゃおうよ！！
って思ったのがきっかけです笑

実際には、作成中と運用し始めはかなり
エラーがでたり、ミスもありましたが
そのミスも、なんでミス起きるのかな？と考えて
じゃあ、ここも修正しよう！ってなれるのが
自分で作れたときの強みです！

是非お試ししてみてください!!

このシートに興味もっていただけたら、動かしてるところも
共有できればと思います！