タスク管理術の王道？GTDとは？その２｜残業ゼロを目指して21日目

2020/10/27

昨日はタスク管理術として有名な「GTD」の基本的な考え方について説明しました。本日は、「GTD」の具体的な進め方について説明します。より実践的な内容です。昨日の記事がまだの方はこちらから御覧ください。

▶本家 GTD の5つのアクションについて（運用方法の概論）

GTD には主に５つのアクションがあります。

「把握する」

「見極める」

「整理する」

「更新する」

「選択する」

です。この５つのアクションで GTD のワークフローを進めていきます。

この５つのアクションでは、大まかなGTDの流れを説明します。より具体的な手法は、その後のステップで説明します。

■把握する

このステップでは、まず自分が抱えている仕事をすべて、ひとつのリストへリストアップすることから始めます。これは仕事だけではなく、私生活のものも含めての全てが含まれます。頭の中にあるものをすべて一度頭の外へ出す、とイメージしてもらうとわかるかと思います。頭の中で記憶していることで、脳がハードディスクとして使われてしまうことを防ぐステップです。

■見極める

このステップではその仕事についての「方針」を判断することから始めます。そもそもこの仕事はやる必要があるか、複雑ではないシンプルな仕事か、2分でできるタスクか時間がかかるタスクか、自分でやるべきタスクか人に任せられるタスクかなど。「把握する」のステップでリストアップした仕事について、ひとつずつ仕事の内容を判断し、細分化していきます。

■整理する

このステップでは、先ほど見極めた仕事を、適切なリストに振り分けることを行います。次に取るべきリスト、連絡待ちリスト、プロジェクトリスト、いつかやるリストなどがそれらのリストです。見極めた結果で、仕事を実施するタイミングだったり、種類によって適切なリストに分類していきます。

■更新する

このステップでは、把握する・見極める・整理するのステップで整理したタスクについて、再度見直しをする時間を設けることの重要性を説いています。仕事の状況は日々変化していくため、更新をしなければ状況が古くなり、実情に合わなくなっていきます。またすべてのタスクは予定通り終わるわけではありませんので、適宜見直しが必要です。この「更新する」のステップをきちんと行うことができれば、 GTD が破綻せず、継続できると思います。逆に言えばこちらのステップがおろそかになれば、 GTD の運用はうまくいかず挫折してしまうでしょう。

■選択する

前述の４つのステップを運用することで、自分が抱えている、もともと頭の中にあったすべての仕事が、種類ごとにリストアップされました。最後のこのステップで、次に取るべきリストの中から、ひとつずつ確実にタスクを実行していくという流れです。

▶GTDの具体的な運用の方法（詳細）

これで、GTD の大まかな5つのアクションが分かったと思います。しかし、これだけですと、まだ一体何をしたら良いかわからないはずです。より具体的な運用をする方法について、ご紹介していきます。

主に次の８つのステップを１から順番に行います。

①INBOX

②そもそもやる必要はあるか

③次のアクションは複雑か

④次のアクションは2分でできるか

⑤そもそもそのアクションは自分でやるべきかどうか

⑥それはいつやるか

⑦今日やることリストを片っ端から片付ける

⑧定期的に見直す

こちらの８つのステップです。少し長いですが、この８ステップを理解すれば、あなたもGTDマスターです。

①INBOX【把握】

こちらは非常に重要な概念です。先程の５つのアクションのうち、１つ目の「把握する」のステップとなります。まずはやらなければいけないことを全て書き出してください。仕事上だけではなく日常プライベートのことも全て書き出します。こちらは冒頭でお話した、脳をハードディスクではなくメモリとして使うために必要なステップです。

何かやらなきゃいけないこと、誰かに連絡しなければならない等、こういったことを頭で覚えていることは、そのことを記憶していることになります。すなわち脳をハードディスクとして使っている状況です。そういったことをしている限り、あなたの脳をフル活用することはできません。ですからやらなきゃいけないことを一度全て書き出すことが非常に重要です。

まずは１枚の紙にすべて書き出すことをオススメしています。はじめてGTDをやるときは、A4の裏紙などを複数枚用意し、１〜２時間程度、誰にも邪魔されない一人の時間をつくり、スマホの通知もオフにして、すべて出しきってください。しつこいですが、すべてです。

ちなみに、私は GTD を Google カレンダーと GoogleのToDo リストを使い運用しています。この２つのツールを使った具体的な運用方法については次回の記事で紹介します。このブログでは全体の流れについて理解下さい。

②そもそもやる必要はあるか【見極】【整理】

これは、５つのアクションの２つ目の「見極める」と３つ目の「整理する」に該当するステップです。すべての頭の中にある仕事を紙に書き出し（INBOX）、次はINBOXした仕事の中から、ひとつを取り出します。

その仕事について、「この仕事は本当にやる必要があるか、やる必要がないものはない含まれていないか」を考えます。

そもそもやる必要がないことをやっているから、いつまでも忙しいのではないかという視点を持ちましょう。

特サラリーマンをしていて、ヒエラルキーの中で仕事をしていると、仕事が上から降ってくることがあると思います。上から降って来た仕事だから、必ずやる意義があるかというと、実はそうでないかもしれません。これは「サボることをオススメしている」のではなく、そういった視点が重要だということです。

やる必要があるかどうかという判断をし、「必要がある」というものは次のステップに進みます。やる必要がないという判断の仕事については、その仕事をゴミ箱に捨ててしまうか、いつかやるリスト、もしくは資料として保管します。これをやることで仕事の絶対数を減らすことができ、仕事が効率化します。

③次のアクションは複雑か【見極】【整理】

これも、５つのアクションの２つ目の「見極める」と３つ目の「整理する」に該当するステップです。具体的に見ていきます。

次のアクションが複雑ではないか確認してください。具体的には「次にやるべきことが明確になっていて、すぐに動けるか」という視点で考えます。

例えば「ホームページを公開する」というようなタスクがあったとします。しかし「ホームページを公開する」というタスクは、多くのタスクで構成されています。サーバーを用意したり、ドメインを決めたり、デザインを決めたり、コーディングをしたり、テキストのライティングしたりなど、様々な作業が必要です。

「ホームページを公開する」という、次何をすれば良いか明確にわからないようなタスクの状況を、「次のアクションが複雑な状態」と言っています。

次のアクションが複雑だった場合は、「プロジェクトリスト」に入れます。プロジェクトリストに入ったタスクは、それをシンプルなものに分解していきます。サーバーの用意、ドメインの決定、デザインの決定、コーディング、テキストライティング、写真素材の選定など、次やるべきことが明確にイメージできるアクションに分解していきます。そして、プロジェクトが完了するまでは、プロジェクトリストの中で管理していきます。

④次のアクションは2分でできるか【見極】

５つのアクションの「見極める」に該当します。ここでのポイントは、「2分でできるものは、今すぐやってしまいましょう」ということです。2分で出来る事を後に回し、メモをとり、リマインダーをかけ、時間になったらやる等と段取りしているうちに、2分経ってしまいます。ですから2分でできるものは今すぐやって下さい。そして綺麗サッパリ片付けてしまいましょう。2分というのは、こういった段取りをする時間という意味であり、５分程度でも良いと思います。2分でできないものは、次のステップに進みます。

⑤そもそもそのアクションは自分でやるべきかどうか【見極】【整理】

５つのアクションの２つ目の「見極める」と３つ目の「整理する」に該当します。そのアクションが誰かに依頼できるのかどうか考えましょう。自分に部下がいない場合については、なかなか難しいかもしれませんが、自分でやるべきなのかどうか、他の人でもできるかどうか、という視点を持つことが重要です。チームで仕事をする上で、餅は餅屋という目線も重要です。得意なことは得意な人にやってもらった方が効率が良いでしょう。

誰かに依頼できる場合はそれを誰かに依頼しましょう。ここでのポイントは依頼をしたら依頼しっぱなしにはせず、「連絡待ちリスト」へ入れることです。そして連絡待ちリストにそのタスクの期限を設定しておきます。

例えば 、A さんに写真素材の選定をお願いしたとします。それが「明後日までにできる」という回答をAさんからいただいたとすると、連絡待ちリストに入れ、明後日のタスク期限とします。明後日になって、Aさんから返事がなければ、こちらから状況を確認します。こうすることで確実にAさんから写真をもらうことができるようになります。

自分でやるべき仕事という判断をした場合には、次のステップに進みます。

⑥それはいつやるか【見極】【整理】

５つのアクションの２つ目の「見極める」と３つ目の「整理する」に該当します。その仕事の優先順位や期日から逆算して、今日やるべきか明日以降にやるべきか考えます。今日やるべき事であれば、「今日やることリスト」に入れます。明日以降で良いことであれば、そのタイミングで「カレンダー」に予定を入れます。

⑦今日やることリストを片っ端から片付ける【選択】

５つのアクションの「選択する」に該当します。ここまでのステップで仕事の細分化ができ、スケジューリングまでできました。すべてのタスクが頭から Inbox に書き出され、整理され、今日やるべきことと明日以降にやるべきこと、人に依頼したこと、いつかやることに分類できたと思います。ここまできたらあとは「今日やるべきことリスト」の中からタスクを上から片っ端にやっていくだけです。

⑧定期的に見直す【更新】

５つのアクションの４つ目「更新する」に該当します。主に、①〜⑦のステップは１日の中で繰り返されます。何かやるべきことが降ってきたら、INBOXし、見極め、整理し、選択する流れです。８つめのステップは、できれば毎日が理想ですが、少なくても１週間に一度は行いたいステップです。

日々、仕事の状況は変化していきますので、見直しをかけることで、最新の状態に保つ事ができます。具体的には、整理された様々なリストの中の仕事をひとつずつ確認し、本当にこのリストに入っていて良いか、期日は過ぎていないか、本当に次のアクションはこれで良いかなど、確認していきます。

正直、時間のかかる作業です。しかし、これをきちんと時間を決めてやることが、GTDを継続させ、仕事の段取りを良くする一番重要なステップです。

主にはこのような８つのステップで GTD を運用していきます。

まとめ

 GTD はナレッジワーカー（知的労働者）の仕事術です。 GTD を利用すれば今までモヤモヤしていた、「あれもやらなきゃいけない、これもやらなきゃいけない」という思いがスッキリと整理され、今やるべきことに集中できるようになります。

また段取りが非常に良くなり、仕事が効率化します。仕事の待機時間が無くなり、仕事が複数同時並行で進むようになります。

GTDは2002年に提唱された手法ですが、20年近く愛されている手法なので内容に間違いはないでしょう。ぜひマスターして、仕事を効率化していきましょう。

ポイントはなるべくスモールスタートすることです。巷にはGTDに関するいろいろなツールがありますが、いきなりツールを導入せず、まずはメモ用紙でやってみるでも良いと思います。

メモ用紙をINBOX代わりにし、リストの数だけノートを用意すれば、それでGTDは運用可能です。皆さんの仕事が効率化することを祈っています。

ツールが気になる方もいると思いますので、次のブログでは、私が実際に GTD を運用する時に使う Google カレンダーと Google の ToDo リスト の使い方についてお伝えしたいと考えています。

残業ゼロのヒントその21〜「GTDは５つのアクションがあり、それらは８つの流れに分解できる」