111年企業の生産性爆増：Amazon方式でのマネージャー会議の変革

2023年8月29日 17:00

1年間で会議が変わった：Amazon方式の採用とその成果

創業から111年が経つKOBIRA社の社長をしています。うちの会社は、古い御前会議形式の会議形態をずっと行なっていて、会議が効率的な課題解決の場となっていませんでした。具体的には、各部長が社長の前で結果を読み上げ、予算達成であれば褒められ、そうでなければ怒られるという形式で、課題の報告、分析を通じて、課題解決の対策を議論する場として会議が機能していませんでした。

そこで1年前、この非効率な状況を打破するために、役員会議の方式をAmazonの手法に一新しました。その結果と経緯については、1年前のnoteで詳しくまとめています。

それから、1年経ってどんな問題が出て、それをどうカスタマイズしたか、また役員だけではなく、マネージャーやスタッフレベルまでの会議のやり方をどのように変えたか、紹介したいと思います。

役員・マネージャー・スタッフ：ミーティングの目的と手法の多様性

KOBIRA社では、役員、マネージャー、スタッフといった異なる階層でのミーティングにはそれぞれ独自の目的と手法の定義を行っています。

役員ミーティングの目的: 企業戦略の策定と重要な意思決定に集中。具体的な実行計画は次の階層に委任。またミッション、ビジョン、バリューに深く向き合い、理解を深める場。
マネージャーミーティングの目的: 各事業部でプロジェクト管理と課題解決に焦点。アクションプランの作成が目的。
スタッフミーティングの目的: 日常業務の調整と即時の問題解決。具体的なタスクと責任を明確化。

<KOBIRA社の新ミーティング体制>
上記の目的の達成のために、以下の様にそれぞれのミーティング形式を変えています。

役員ミーティング: 1時間のショートミーティングと、3ヶ月に1回のロングミーティングがあります。ショートミーティングではAmazon方式で効率的な意思決定を行い、ロングミーティングではMVVに向き合う深い対話と思考を促進します。
マネージャーミーティング: 限られた時間内で課題解決と意思決定を効率的に行うため、Amazon方式が徹底的に適用されています。
スタッフミーティング: 「情報共有」「情報収集」「行動支援」を重視し、カジュアルな雰囲気を作り出します。

役員のショートミーティング、スタッフミーティングでは、Amazon方式をソフトに適用、マネージャーミーティングでは徹底して適応しています。今回はマネージャーミーティングの実施方法をご紹介します。

KOBIRA流マネージャーミーティングの実施方法

事前準備:
参加者はミーティング前日までに、Microsoft Teamsで共有された議事録に各トピックとその内容を記入します。参加人数は最大8名までと制限しています。

議事録のフォーマット:
各トピックには「報告」、「分析」、「対策」の3つのセクションを設けます。報告は事実の整理、分析は問題の原因、対策は解決策に関する内容を記載します。

会議の進行:

チェックイン: 会議の冒頭で、参加者は短く現状や期待を共有します。これは心理的安全性を高め、対話する相手が感情のある人であることを再認識するためです。
議事録の確認: チェックイン後に会議が始まると、10-20分間で議事録を読み込みます。
議論: 各トピックについて、分析の正確性や対策の適切性を討議します。
記録: 議論の内容は指名された記録者が議事録に残します。また、各タスクには責任者と期日を明記します。
チェックアウト: 会議の終わりに、参加者は感想を共有します。

特記事項:
KOBIRA流の特徴として、Amazon方式とは異なり、一つの文書に限定せず、表や追加資料も許容しています。また、意思決定は次回に持ち越すこともあり、長期的な視点で未来についても議論します。

Amazon方式の課題と我々の改善策のメリット

Amazon方式はA4一枚以下の文章で情報共有や意思決定を行いますが、1年前に実際に適用してみるといくつかの課題も浮かび上がりました。

課題:
日本語は簡潔な資料作成には必ずしも適していないため、冗長な文章や数字の単純なコピペの記入頻発しました。また、論理的な文章作成の訓練を受けていない人からは、冗長な「ポエム」が寄せられることもありました。

対策:

形式の柔軟性: 箇条書きや表の使用も許可しました。
文書量の指示: A4一枚という制限を撤廃し、より短く簡潔な報告を促しました。
枠組みの明確化: 「報告」「分析」「対策」の各セクションに書き込む枠を明確にしました。

これらの対策により、冗長な文章や不均衡な報告が大幅に減少しました。

総括と今後の展望

新しい会議方式により、各階層での会議がより目的に沿った形で効率的に行えるようになったと思います。今後は、自社のChatGPTや活用して会議準備の自動化も進める予定です。

自分の様に歴史ある会社に入ると非効率なミーティング形式が常態化している時もあると思います。ぜひ、この記事をご参考にして、会社の生産性を上げるチャレンジをしてみてください！