改正電子帳簿保存法[令和4年1月1日施行]国税関係書類（２）-要件：書類の備付け-

2022年1月21日 14:51

改正電子帳簿保存法における国税関係書類の要件の一つ、書類の備付けの内容について見ていきます。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則（規2条③一）では、

次に掲げる要件に従ってシステム関連書類等の備付け及び保存をしなければならない

それぞれに分けて新たに作成して備える必要はない
書面以外でも、保存場所で、画面及び書面に、速やかに出力できるときは、該当する
（通4-6）

とされています。

次に掲げている書類を見ていきましょう。

・システム概要を記載した書類
　　(開発したプログラム(委託して開発したものも)を使用する場合のみ)
　（規2条③一イ、通4-5）

　システム基本設計書
　システム概要書
　フロー図
　システム変更履歴書　など
　（通4-6）　

・システム開発に際して作成した書類
　　(開発したプログラム(委託して開発したものも)を使用する場合のみ)
　（規2条③一ロ、通4-5）

　システム仕様書
　システム設計書
　ファイル定義書
　プログラム仕様書
　プログラムリスト　など
　（通4-6）　

・システムの操作説明書（規2条③一ハ）
　　(他の者に委託している場合は除く)

　入出力要領などの具体的な操作方法を記載したもの
　　操作マニュアル
　　運用マニュアル　など
　（通4-6）

　オンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能に操作説明書と同等の内容が組み込まれていて、その他の要件を満たしている場合、操作説明書が備え付けられていると取り扱う(問8)

・電子計算機処理、記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類
　　(他の者に委託している場合、委託契約書も)
　（規2条③一ニ）

　入出力処理(記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む)の手順
　日程及び担当部署
　記録の保存等の手順及び担当部署　などを明らかにした書類
　（通4-6）

おわりに

中小企業が自社で電子書類の開発をするケースは少ないと思いますが、もし自社開発のものがある場合は、設計図や仕様書等を揃えておく形なります。できるだけ分かりやすいものであると良いでしょう。

自社開発のシステムでない場合（自社開発の場合も含む）は、操作説明書と事務手続きの流れを記載してある書類を揃えておく事になり、複雑な内容の要件ではない印象でありました。
もし要件を満たしていない場合は、確実に要件を満たすように整備をされるとよいでしょう。

また、そうすることにより、管理体制の整備にもつながっていくことになると捉えていくとよいでしょう。

随時更新をしていきますので、引き続きご覧頂けますと嬉しいです。

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