時間管理で師走を乗り切る　毎日note連続1068日目

2021年12月4日 07:08

気が付けば今週ももう土曜日で、今年も後４週間となりました。

１２月は師走と言い、先生が走る説やお坊さんが走るという諸説がありますが、なんにせよ忙しい時期ですよね。

皆さまはどんな師走を過ごされているでしょうか。

こういった忙しい時期になるとつい焦ってイライラしたりしますが、そんな時は落ち着いて深呼吸をしてから行動すると良いですよ。

と言いながら、去年も今年もコロナのおかげで例年に比べ交通渋滞が少なく、交通の影響でイライラすることは少なく感じます。

夜の街は以前ほどではないにしろ賑わいを見せ始めていて、年末らしさを感じますね。こういった忙しい時にこそ取り組みたいのが時間管理です。

仕事が立て込んでくるとつい忙しくて予定が抜けてしまったり、後回しのまま手が付かない予定があったりしませんか？

TODOリストを使っているとつい手を付けやすい予定から始めて、重たい案件が残り、「明日やろう」と思っているうちに納期が重なり最後は徹夜で片付けるということが私もありました。

これはリストの中に各タスクの時間が明確になっておらず、５分で終わることと３時間かかることが同列で並んでいたりするので、つい手を付けやすいところから始めるので起きるミスです。

こういったミスを無くすための方法が、TODOリストではなくスケジュールで管理するという方法です。

グーグルカレンダーのようなバーチカルスケジュールで、その仕事に想定される時間を予定として記入してしまいます。

始まりの時間と終わりの時間が明確になり、取り組みたいことから始めるということが無くなり、その時間で決められたタスクを終わらせることが出来ます。

こういったバーチカルスケジュールを利用するときに注意しなければいけない点が３点あり

①時間見積りを正しく行う
②バッファの時間を取る
③大きい予定から詰めていく

の３点を押さえておきましょう。

①時間見積りを正しく行う
仕事の想定をする時に多くの方が時間を短く見積もります。本来は３時間くらいかかる物を２時間で出来ると想定すると、常にスケジュールでが消化できず、結果として後が大変になります。

自分の仕事時間を正しく評価することと、社内のほかのメンバーの仕事を確認し、標準的な時間を設定することで解決できます。

②バッファの時間を取る
仕事と仕事の間に必ず空白の時間を作っておきます。そうすることにより、万が一仕事が押した時も対応が可能ですし、予定を入れ替える時も入れ替えやすいので、空白時間を作ります。

空白が多すぎてもロスになり仕事が進まないので、自分に適切なバッファの時間を入れておきましょう。

私はその前の仕事がハードな仕事の時は３０分、軽い仕事の時は１５分のバッファを基本にしています。また、移動には必ず１０分のバッファを取るようにします。

また、バッファの時間が空くとわかった時に取り組める５分で終わる仕事や、１０分で終わる仕事をリストにしておくと時間が無駄になりません。読書なんかもおススメですね。

③大きい予定から詰めていく
バケツの中に意思を入れていくことを考えればわかるのですが、小さな石を先に詰めてしまうと後から大きな石は入りません。

先に大きな石を入れ、その隙間に小さな石、最後に砂を入れていくとすべて入れることが出来ます。

こうやっていくつかのポイントを押さえながらバーチカルスケジュールを進めていくことで、年末の忙しい時期も乗り越えることが出来ます。

是非皆さんも時間管理を行い忙しい時期もあせらず乗り越えていきましょう。

時間管理を行う時に便利なのがこのアプリです。
時間を自動で記録してくれるので、自分が何にどれだけ時間を使ったのかが明確にわかります。

無料でダウンロードできますのでご興味のある方はぜひこちらからダウンロードしてみてください。

今日の一言
バーチカルスケジュールを活用し年末の忙しい時期を乗り切る

成長するための実践行動
・時間管理にバーチカルスケジュールを利用する
・正しく仕事の時間を見積もり合間にバッファを取る
・大きな予定から埋めていき、間に細かな予定を入れる

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