タイムマネジメント③　優先順位をつける　No.691

今週はタイムマネジメントについて書いてます。昨日はタイムマネジメントをする前に必要なのが、何をしなければいけないのかをリスト化するということを書きました。

TODOリストを明確にすることで今何をやらなければいけないのかはわかりました。

では次に重要なのはそのリストに優先順位をつけることになります。

まず優先順位をつける際に考えなければいけないのが、一番効果的な行動がどれかを明確にすることです。同じ時間を費やした時に、より大きなアウトプットが出来るものがどれかを考えます。

目の前にある事にすぐ取り組むことも大切ですが、より効果のある物から順番に取り組むのが大きな結果を出すポイントになります。

よくあるのが、手を付けやすい所から取り組むというのがありますが、自分のやりたい仕事が成果が出るとは限りません。少し大変だと感じても、よりアウトプットの多い仕事に取り組めばゴールに近づきます。

せっかくの取り組みも効率が悪ければ意味がありません。その際も未来のゴールに対して一番効果がある物を選択し、取り組むようにしていきましょう。

あなたの仕事には4つの種類があります。仕事を重要度と緊急度という尺度で分けた時に、第一から第四の領域に分けられます。

7つの習慣は読まれた方も多いと思いますが、この中で重要なのは第一領域と第二領域の二つです。その中でも特に第二領域が重要になってきます。

緊急かつ重要な第一領域はお客様からのクレームや、納期のある仕事ですが、ここは皆さん取り組まれると思います。大切なのは第一領域をすべて終わらせた後は、緊急ではないが重要な第二領域の仕事を進めることです。

この第二領域に取り組むことが習慣のない方には中々出来ません。なぜできないのかは明確で、緊急度が低いためその仕事をしなくても問題が起きないからです。

例えば会社で考えるとマニュアル作りなどがこれにあたります。マニュアルがあると新人の指導や人事異動などポジションが変わった時などはとても便利なのですが、現在もマニュアルなしで動いているので急ぎで作る必要がありません。

社内の改善活動なども、やれば良いのはわかっていても、そこに費やす労力や時間が取れずそのままになっている会社が多くあります。

第二領域の仕事は今すぐ影響はありませんが、会社の長期発展の基盤となりますので、将来を考えれば取り組まなければいけない内容になります。

タイムマネジメントでは、こういった本当にやらなければいけないことが何かを見つけ、その時間を確保していくようにします。

優先順位をつける際にもう一つ重要なのは、「自分にしかできない事か」という視点で考えることです。

もしほかの方に任せられるのなら積極的に任せていくようにし、自分しかできないことから取り組んでいくことです。

今日はリストに優先順位をつけるという内容でした。明日はその優先順位に従いどう行動していけばよいかについて書いていきます。

今日の一言
TODOリストに優先順位をつける

成長するための実践行動
・その仕事は効果的かどうか？
・緊急な仕事を終わらせたら緊急ではないが重要な仕事を行う
・自分にしかできない仕事かどうかを見直す