クライアントワーク【社内報を作りたい】に応えるチャレンジ①
先日いつもお世話になっている会社から「社内報を作りたい」というご相談がありました。前職時代にあった社内報。委員会に属していたこともあり、社内報は作るのも楽しく、また読むのも楽しみでした。
でも、始めることはいつでもできるけれども、「続ける」ことが難しいのが社内向けの企画の難点。そこもお伝えした上で、初めは私が一緒に伴走するけれども、一年後には自分たちでできるようになっていよう、という裏目標を掲げ、始めることにしました。
私も一からのチャレンジなので、進め方や大事なポイントなどをnoteで残しておこうと思い記録しています。
まずは「目的」を決めよう
社内報を「なぜ」「なんのために」発行するのか。これが一番はじめに決めることです。
社内報を作る理由は企業によってさまざまですが、主に
社内の情報や理念を全社員に共有するため
新入社員、退職者などを伝えるため
社風や企業の価値観を歴史として残し受け継いでいくため
社員間のコミュニケーション促進
社員のモチベーションアップ
などが挙げられるようです。
今回の場合は
・グループ会社が複数あり、働く場所もそれぞれなので、誰がどんな仕事をしているかわからない
・知らない間に人が増えている、または減っている、顔と名前が一致しない
・会社の理念や大事にしていることをそれぞれに伝えたい、浸透させたい
という悩みがありました。
それを解決する方法のひとつとして「社内報の発行」が企画されたのです。
つまりは、せっかく作る社内報が上記の悩みを解決できないものだったら、発行するだけ無駄！ってことですよね。そのために労力（時間とお金）をかけるのですから。
今回の目的は
・社内の情報や理念を全社員に共有するため
・社員間のコミュニケーション促進
です。まずはなぜ発行するのか？それを考えるところから始めましょう。
誰が、どのように作っていくのか？ 担当や役割を決めよう
目的が決まったら、具体的な実行計画です。以下の要点を参考に考えてみましょう。
・誰がやるのか
企画立案から文章執筆、デザイン、配布など、業務は多岐にわたります。それを誰が担当するのか、社内だけでやるのか、社外の人にも頼むのか、少なくとも3,4人以上のチームを組織することをおすすめします。委員会やプロジェクトにしてしまうのがベストですね。続けていくためには、社員の「負担にならない」ことも大切です。
※今回は、私が編集長的な役割をすることになり、社内で3名の方が担当することになりました。
・どのように作るのか
誰がやるか決まったら、まずはどのような社内報にするかを決めていきます。ページ数や印刷するのかデータにするのか。企業の規模によっても変わるかと思いますので、考えるべきは伝える内容はもちろんのこと「社員一人ひとりにきちんと見て読んでもらうためには、どの方法がベストか」ということ。目的は「共有」と「コミュニケーション」ですから、それが一番叶う形を考えましょう。
・どんなイメージで作るか
（楽しく？真面目に？シンプルに？写真が多め？など）
・発行頻度とスケジュール
・仕様（サイズ、ページ数、カラー？モノクロ？
・印刷？メール？社内ツールで配布？
・データのやり取りをする場所
企画を考えよう
社内報の醍醐味はなんと言っても、その誌面内容。社員が読んで楽しいもの、ためになるもの、他の社員のことを知れるもの、会社の方向性やビジョンがわかるもの、会社の理念を表現しているもの。それが反映された企画を考えましょう。社風が表現されているものであれば、社員の家族やこれから入社する人たちへ渡すことで、会社の雰囲気をより理解してもらえるものになるはずです。
【企画のヒント】
・新入社員紹介
・部署ごとの紹介やお仕事のお話
・イベントやセミナーの連絡や報告
・社長のインタビューや考え方を伝えられるもの（おすすめの本などでも良い）
・座談会
写真や原稿、素材を集めよう
企画が決まれば、あとはそれに当てはめる写真や原稿を揃えていきます。共有のサーバーなどにフォルダを決めて号数ごとに管理していけば良いでしょう。社内報を作って良いことの一つは「記録を残す」ということに注力できること。それは、後々企業の周年誌などにも必ず役立つものになります。その時々の出来事が会社では流れるように行われ、その時は良いのですが、「あれ？いつだったっけ？」となることがしばしば。それも、その時に携わった社員がいるうちは良いのですが、退社してしまったりすると、その記録は永遠に失われてしまうことも。。企業文化の造成や歴史に欠かせないツールが社内報なのです。
写真は、スマートフォンで全く問題ありません。それであれば、簡単に集めることができるはず。長い文章もそこまで必要ない場合が多いので、誰にでも原稿を書くことができます。自社の社内報であり、社員たちが読むのですから、気負う必要はありません。それに続けていくうちに徐々に慣れていくと思いますので、まずは始めて見ることが大切です。
・ラフを作りページ割を考える
手書きでOKです。どんなイメージにしたいかを書きます。
・文字数や写真点数を決める
・それに合わせて写真素材と原稿を用意する
・デザインする
・校正作業
まずは第一回目の会議でこのあたりを共有することができました。作り方の流れについては、また次の機会にお届けすることにします。
うまく流れるようになったら、きちんと体系化していきたいなと思っているサービスです。
うちも作りたい！ 協力してほしい！ という方はぜひメッセージやコメントお待ちしております。
社内の楽しい！を見つけて発信することを得意としています＾＾