【仕事】5分前行動
(全９９９文字)
皆さんおはようございます。
毎週水曜日の朝、仕事に関する記事を投稿している、かけうどんです。
今日は時間の使い方に関するお話です。
過去の仕事についての記事はこちらのマガジンにまとめております。
5分前行動
経験上、きちんと業務統制がとられている組織では、人が集まる・離れるの行動がとても素早い気がします。
例えば、会議の時間が朝10:00からと決まっていれば、参加者は早過ぎることもなく、遅刻もなく、その時間に皆が集まってます。
そう言う職場では仕事に対する組織的な力が集中的に発揮され、抜け漏れ、小さなミスなども少ない。
これが、10分も20分も前に来てる人もいれば、遅れてくる人もいるようでは、やはり仕事についても努力している方向が皆さんバラバラであったり、抜け漏れや小さなミスが多かったり。
たった一つ、○時から何かをするよ！と言った時に、それに関わる人たちがどれだけ注意力を持って行動しているか？と言う所に全てがかかっているような気がします。
5分前に何かを完了しておこうと思えば...
結論：前日までの準備が肝心
朝10:00から大事な会議があるとします。自分のオフィスから会議室まで、急がず歩いて行くと３分かかるとします。当たり前ですが、9:57には自室をでないと間に合いません。
事前に会議資料を提供されていれば前もって見ておけますが、その場で配られる資料もあるかも知れません。それを考慮すると、少なくとも会議室には2～3分は前についておきたい。
となると、更に自室を出る時間は9:57から２～３分早く出発しないといけなくなります。結果、9:54～9:55になりますよね。
ただし、本当にそれだけで十分でしょうか。
会議前までに上司にあらかじめインプットしておくべき情報があるかも知れません。前もって、他所掌に確認しておかなければならないこともあるかも知れません。
肝心なのは、会議直前になって慌てるのではなく、前日までに必要なことは全て終わらせておくことです。
その上で会議５分前に着席する。
５分前までに何かを終わらせておこうと思えば、そこに至るまでの３日間、１週間、１ヶ月、３ヶ月の時間の使いかたが大事という事でしょうか。
最終的にはスケジュール管理が大事という結論になる。
そこがボヤけたままでは具体性に欠けますよね。
そこは次回、詳しく書きたいと思います。
最後まで読んで頂いてありがとうございました。
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