【仕事】相手に伝わる・伝える・わかってもらう／『プレゼンテーション』のやり方
（全４，４４４文字）
皆さんおはようございます。
毎週水曜日の朝、仕事に関連する記事を投稿している、かけうどんです。
今日は『自信をもってプレゼンするにはどうしたら良いか』について書いてみたいと思います。
過去の記事はこちらにまとめております。
自信をもってプレゼンするには
結論：準備が9割
私個人の意見です。
仕事には、『ここぞ』と言う焦点があります。
大事なプレゼンなどが、その焦点となることが多いです。
新人の子にプレゼンを任せるとして、きちんとやり方や押さえるべきポイント、説明が上手く伝わるようなコツなどを、上司や先輩が教えてくれていれば良いのですが、プレゼンの仕方って、学校や大学、企業研修などではあまり教わらないのではないでしょうか。
私自身、かなり苦労した経験もあります。
なので、今日は、そんなプレゼンをどうしたら上手くできるか、自信をもって挑むにはどうしたら良いかについて少し詳しく書いてみたいと思います。
1.プレゼン資料
そのプレゼンの趣旨や目的にもよりますが、多くの場合がPowerPointでのスライドや時には動画なども併用して行うことが多いのではないかと思います。
図画やイメージで見たまま伝えられるので、スライドでの説明は、説明する側もされる側も分かりやすいと言うメリットがあります。
ただ、ここで気を付けることがあります。PowerPoint特有の弊に陥ってしまいがちになることです。
『説明したつもりになってしまう』
『理解したつもりになってしまう』
言い換えると、肝心なことが伝えきれていなかったり、聞き漏らしてしまったりすることとも言えます。
（プレゼン資料の構成や作り方については、専門的なサイトが無数にあるので、その手法やメソッドには細かく触れません。）
ではどのような補完的手段があるか。Wordなどのワープロ機能で、そのプレゼンの内容を一度簡単にまとめてみることです。
その時のまとめ方の項目は次の通りです。
①趣旨や目的
何のためのプレゼンなのか。何を説明しようとしているか。いきなり最初に問題提議するパターンもあります。
②話の核心
このプレゼンで一番言いたいことは何か。商品の良いところを説明して買ってもらいたいのか。企画を提案して採用してもらいたいのか。問題解決の案など。
③核心に至った経緯や理由
前項目の結論に至った経緯や理由は何か。この時、数字化や可視化されていたり、科学的な立証の根拠などがあれば更に説得力は増します。
④まとめ
最終的にこのプレゼンを負えたあと、その案件をどのようなスケジュールで進めていくつもりなのか。未決の場合は腹案としてどう考えているのかなど。
（補足）
よく若い人に見られがちなのですが、いきなりPowerPointの資料を作り始める方がおられますが、まずこの考え方の整理を最初にしておくことで、資料作成段階で迷いがなくなり、一貫性のあるプレゼン資料になります。言ってみればプレゼン資料の設計図みたいなものでしょうか。
なんなら、そのワープロ機能で作った文章を補足資料としてプレゼン時に同時配布しても構わなければ、それにこしたことはありませんし、後述する口述原稿の素案としても使えます。
2.口述原稿
プレゼンを作って終わり。ではなく、必ずプレゼン資料を説明するときに自分が話す内容を可能な限り細かく口語調で文章にして書きます。
PowerPointにはノート機能があるので、各ページの説明文をそこに直接打ち込むこともできるようになっていますので、その機能を使っても良いでしょう。
関係先に資料のデータを前もって配布するときに、この口述原稿つきのデータを送ることで、PowerPointのスライド以上の補足説明資料が提供できると言う効果も得られます。（相手が読んでくれたら、ですが。）
私は、ワープロ機能で作った文章のペーパーを別に用意しますが、そこはやり易い方法で構わないかと思います。
肝心なことは、原稿を作ることで満足しないことです。
この作業は、実は担当者の頭の中を整理する側面があったりもします。
自分が説明する内容について、スライドを見ながらこう話そう。
そう思ったことが文章になるので、それを入力している段階でセリフや話し方が頭の中で整理されていくからです。
小技ですが、このときに、話す速度や目線の動かし方、ボディーランゲージなどもあわせてイメージしてみます。
あと、説明に必要な所要時間もとっておくと良いでしょう。
プレゼンは予定時間内に終わることが望ましく、早すぎても遅すぎてもよろしくありません。そのため、口述原稿を見ながら、実際のプレゼンと同じ速度で話す練習を何度もしてみて、平均的な時間を計測しておくことをおすすめします。
3.プレゼン資料の作成
1.で作成した文字・文章の資料の項目順にスライドを作っていきますが、ここで気を付けたいことをあげてみます。
○基本的にスライド一枚に焦点は一つ（大量の情報を一枚につめこまない。そのスライドで言うことは一つ）
○全体量の枚数はつとめて少なくする（プレゼン時間内に説明しきれる枚数）
○文字はあまり使わない（文字ばかりのスライドはできるだけ使わない、それは手持ちの参考資料にして配る）
○写真は説明したいことがシンプルに表されているものを使う（説明内容と全く関係ないものをベタベタ貼らない）
○文字を使うときはなるべくポイント数を大きくする（最低、会場の一番後ろの席から目視して認識できる大きさ。配布資料のコマ割りにもよりますが、最低18や16ポイント以上）
○題名が書かれている『帯』を統一する（プレゼン資料全体の統一感）
○人の目線は左上から右下へ『Z』を描く。結論は右下へ
○色使いに気を付ける。ギラギラしない。プレゼンの趣旨やイメージにあわせた色を選ぶ。
○印刷したときのことも考慮する。アニメーションは使ってはならない決まりはないが、印刷するとワケわからなくなる場合が多い（なので、できればアニメーションは使わない方がよい）
○利用者が余白にメモを書いたりすることも考慮する（ページいっぱいにビッシリ情報をつめこまない）
4.予行／スライドチェック
必ず、本番と同じ状態でスライドを一通り表示して流して見る。
編集段階ではキレイに見えていたものが、プレゼン本番の会場では、ライティングや施設のつくりなどから、文字が反射光で読めなかったり、写真がボケて見えなくなってしまうことも少なくありません。実際に、このチェック作業を経てスライドを修正することも少なくありません。とても大事な工程でもあります。
また、スケジューリングの際には、資料修正時間を考慮した本番に即したスライドチェックが必要になります。
会場の都合で、本番会場でのスライドチェックが出来ない場合もあります。
また、データを前もって提出しておいて、複数の企業や団体のものとガッチャンコして流される場合もあります。
あらかじめ、プレゼン本番の時にどのような流れでやるのか、どんな会場設備があるのか、予行やスライドチェックができるのかなどを準備段階で相手に確認しておくことが重要です。
5.不具合発生時の対処
どんなに準備を万端にしていても、本番になって何らかのトラブルはおこるものです。
最初からそう思っておき、『でん！』と構えておくことが大事なのですが、そのためには、どんな不具合が起こるかをあらかじめ予測して対応を準備しておくことが欠かせません。
【トラブルの一例】
○マイクやレーザーポインターの電池が切れる
⇒予備ツールをあらかじめ準備
○パソコンが固まってフリーズする
⇒予備PCをスタンバイ
○資料が先祖帰りしてる（最新の資料にアップデートされていない）
⇒最終チェックで回避可能
○その他：予想不能なトラブル
⇒過去のトラブル集を蓄積しておく
6.説明要領の参考
○来場者の顔（できれば目）を見て話す。ゆっくり、落ち着いて話す。聞き取りやすい話し方でしゃべる。（声が小さい、早口などは良くない）
○堂々として姿勢を正す。ふらふらしない。手をポケットにいれたり腕組みしたりしない。間違っても人を指やポインターなどで差さない。
○セリフが飛んでも慌てない。微笑んで落ち着いて対応する。
○レーザーポインターで文字を追わない。写真や図をグルグルまわして指さない（見苦しいため）
7.まとめ
プレゼンをやって、簡単な質疑応答はあるとは思いますが、『はいこれで終了。ご苦労様』なら良いのですが。仕事は実はそこからになります。
その後、どうするかは、そのプレゼンの趣旨にもよるかと思いますが、例えば新商品の開発販売であったり、新しいサービスの開始だったりと、意志決定後の具体的なアクションへと連接してゆくことが殆どかと思います。
なので、プレゼンの時に誰がどのような発言をしたか、どんな質問や疑問が出て、それらへどんな回答をしたかといった証拠を残しておく必要もあるでしょう。
議事録をつけておくことが必要になります。
最近ではAIが自動的に口頭でしゃべったことを文章にしてくれるアプリのようなものもありますが、精度に問題があって最終的に人の目で確認する必要があったりもしますが、入力作業の労力は飛躍的に軽減されてる傾向にもあります。
（私はちょっと古い人間なので、ボイスレコーダーで録音したものを一つづつワープロで入力していた世代ですが／笑）
プレゼンの時の会話の議事は、後にデータ化したものを参加者に見てもらって承諾をもらう必要などもあったりします。
（会議やプレゼンって、結局は準備もたいへんですが、終わってからのこのような後始末に結構な時間がかかることも少なくありません。）
8.最後に
プレゼンって、キレイにやって、キレイに終わることが一番良いのかも知れません。そのためには、それなりの準備をが必要なことは間違いないのかなと思います。
そして、最初から誰でも上手くやれる人なんていない。
みんな、誰かに教えてもらいながら、自分でも努力と実行を踏まえて成長してゆくものだとも思います。
パワハラ問題から『君のいってることは全く意味が分からない！』と、声高らかにわめき散らかし、叫びまくるめんどくさい上司も最近は減りましたが、本質的な部分に変わりなどなく、最終的に大切なことは会議やプレゼンの目的が果たせたかどうかに集約してゆくものだと私は思います。
世の中にはプレゼンをうまくやるには？的な方法論はたくさんあるかと思いますが、自分なりに滞りなく仕事がうまく流れていくにはどうしたら良いかを、ある程度実践しながら学ばなければならない。
それは、キレイな資料さえ作れたら全てうまく行くものでもなく、普段からの人と人の繋がりやつきあい方、すなわちコミュニケーションなども全く無視できない要素としてあるのではないかとも思います。
今回はプレゼンのやり方と言う比較的限定されたことに焦点をあてて書いてみました。
最後まで読んで頂いて、ありがとうございました。
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