【税理士事務所編】日々進化するNotionを活用した最強の事務所運営とは？
こんにちは、Juvenalis代表の一木です。
以前、『なぜ事務所運営にNotionが必須なのか？』についての記事を書かせていただいたのですが、本稿では税理士事務所にフォーカスして、改めて『なぜNotionが必要なのか』『どのような課題を解決できるのか』について記述したいと思います。
はじめに分かりやすい例を一つ挙げると、『タスク状況の可視化』という課題もNotionでサクッと解決することができます。
過去のNotionを活用した事務所運営についての記事はコチラ
https://note.com/juvenalis/n/n970244b0786f
まず、税理士事務所の数は全国に3万事務所ほどあると言われています。これはセブンイレブンよりも1万近く多い数字です。そして、そのメイン顧客となりえる法人数は実は年々増加していっているというデータもあります（特にマイクロ法人などの小さな法人が増えているようです）。
つまり税理士業界は競争が激しいものの、工夫次第で拡大していく余地が多く残されている業界とも言えるわけです。特にここ数年はインボイス制度など個人の確定申告も複雑さが増してきており（もちろん法人経理も途方もなく複雑になってきている）、副業やフリーランスの方が増えている中で税理士事務所の果たす役割は益々大きくなってきています。
その中で税理士事務所が成長していくためには様々な施策がありますが、まずは基礎となる「業務管理」を徹底的に効率化し可視化していくことが必要不可欠であり、最も優先順位が高い取り組みとなります。
この業務管理を徹底的に効率化するための施策として、圧倒的に楽な方法がNotionを活用することです。
そしてNotionを上手く活用できれば、低コストで税理士事務所が抱えている課題をサクッと解決することができます。
税理士事務所が抱える課題とは
期限がとにかくシビア！タスクの管理が超重要
消費税関連業務では抜け漏れがあると致命的な損害賠償事案に発展する可能性があり、業務管理にピリピリしているものの、効果的な管理ツールがない
税理士事務所では所長の税理士先生のもとに事務を専門とするスタッフが複数おり、各人のタスクがどうなっているのかを可視化する必要があるものの、なかなか把握することができない（結果的に所長先生が全てのタスクに目を通すことになってしまっている）
顧客ごとの履歴が職員に属してしまっており、議事録なども取っているものの、一見して把握することが難しい（フォルダに日付名をつけた議事録ファイルを保存するものの、いちいちファイルを開かないと見えないため視認性が悪い）
確定申告の管理が重要になるが、そのプロジェクトの進行状況を可視化できない
毎年提出する関与先名簿や従業員名簿のリスト作成にも時間がかかっている
などが挙げられますが、上記のような課題に対して頭を抱えている先生方も多いのではないでしょうか。
一つ一つの課題に対して日頃どれほどの時間を掛けているのか、所長先生のタイムチャージを考えると恐ろしいことになるので考えないようにしている、という方もいらっしゃるかもしれません。
私も開業社労士として社労士業界に身を置いていますが、隣接する税理士業界にも当然関わりがあります。これらの課題はあらゆる士業業界に共通するものですが、特に税理士業界に当てはまるものだと考えられます。
では実際に、上記のような課題に対してNotionでどのように解決ができるのでしょうか？
まず、可視化できるものをザックリ分けると以下の３つです。
タスクの可視化
顧問先状況の可視化
従業員情報の可視化
もちろんこの他にも多くのことを可視化することができるのですが、まずはこの3つを可視化することで課題の９割は解決できるはずです。
Notionを活用した解決法
タスクの可視化
タスクとは、それ以上分解することができない単位の仕事の塊です。プロジェクトというと大げさに聞こえますが、例えば給与計算などは毎月定期で発生するプロジェクトです。
「給与計算」というプロジェクト内には「勤怠集計」「給与計算ソフトに入力」「計算」「ダブルチェック」「明細書の発行」「次の計算時に注意すべき事項の申し送り」など複数のタスクが含まれます。
実は多くの士業事務所では、これらの業務の塊をそのまま担当スタッフがこなしており、可視化されているとは言えない状況になっています。今誰が、どのプロジェクトの、どのタスクに取り組んでいるのかを可視化するだけで、大幅に管理コストが下がります。また各タスクごとに時間を集計することで、どのタスクがボトルネックになっているのかが分析でき、業務改善にも繋がっていくのです。（ただし、これらの業務改善はマニアックな活用の仕方になるので、まずは可視化するだけでも十分だと思います。）
実際の画面として、以下のように『プロジェクト状況』の一覧や『タスク状況』を俯瞰して見ることができます。
顧問先状況の可視化
また税理士事務所では、毎年所轄の税務署に『関与先名簿』や『従業員名簿』の提出が義務付けられています。これらもNotionでサクッとエクスポートするだけで、所長先生の負担を大幅に軽減することができます。
まず、Notionでは『顧問先』のデータベースを作成します。この顧問先データベースに様々な情報を入力し、関与先名簿に必要な項目も入力しておきます。次に、Notionの強力な機能である『リレーション』を活用します。これは他のデータベースと紐づけることで、そのデータベースの情報を自動的に取得できるという機能です。日頃のタスク管理を行なっているデータベースや従業員データベースと紐づけることで、顧問先ごとの月間タスク量や売上などが可視化されるのです。
画像にはありませんが、顧問先ごとに『プロジェクト履歴』や『タスク履歴』『打ち合わせ履歴』が蓄積されていきます。顧問先リストで表示するプロパティを設定してあげるだけですぐに『関与先帳簿』を出力することができます。もちろん、所轄税務署ごとに出力することも可能です。
従業員情報の可視化
提出義務のある帳簿として、関与先名簿の他に『従業員名簿』もあります。税理士事務所内には正社員もいれば、パートの方もいます。場合によっては業務委託メンバーもいることでしょう。その中で『税理士資格の有無』や、『簿記の取得状況』など従業員の情報を可視化したいという声をよく聞きます。
Notionではこれらの情報を従業員データベースを作成することで、簡単に可視化することができます。
Notionは日々アップデートしており、こんな機能があったら便利だな、というものが着実に実装されてきています。先日実装された「チャート」機能は、Notionユーザーとしては待望の機能だったのではないでしょうか。これらの機能を工夫することで、所長先生が見たい情報を視覚化することが可能になりました。
タスクの状況や顧問先の情報など、切り口を変えて見ることが可能です。またデザインが洗練されているのもNotionの特徴です。
Juvenalisではこれらの「士業事務所の困った」を解決するために、Notionを活用した事務所運営の超効率化支援サービス『COCKPITOS（コクピトス）』を提供しています。
私自身が同じ士業業界にいるからこそ分かる文脈も多く、これまでたくさん苦悩を味わった上で辿り着いた管理手法を通じて士業事務所の業務効率化に貢献したいと考えています。
ちなみに「COCKPIOS」の名前の由来は、事務所運営の操縦席となる「COCKPIT」と、ベースとなるオペレーティングシステム「OS」を組み合わせた造語です。事務所運営に必要な情報すべてを「COCKPIT」のように視覚化することができ、「OS」のような役割も担うシステムであることから、「コクピトス」と名前を付けました。
『COCKPITOS（コクピトス）』はリリースしたばかりなのですが、実はすでにモニターとして複数事務所へ導入をさせていただきました。その中で得られたお客様の声が、想像以上に大好評で大変喜んでいただけたので、特別に更に追加で先着１０事務所まで早期割引料金にてサービスを提供させていただくことにしました！
『現在の業務管理の方法を見直したい』『属人化を解消してナレッジを所内に蓄積したい』『人為的ミスを防いで管理を効率化したい』などのお悩みがあれば、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか？
※北海道から沖縄まで全国対応しています。以下のCONTACTフォームから、お気軽にお問い合わせくださいませ。
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社会保険労務士/精神保健福祉士/人事コンサルタント
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