コミュニケーションの取り方

はじめまして。プロジェクトマネージャーの清水です。

これからいろんなプロジェクトで経験してきたことを書いていきたいなと思います。

今回はコミュニケーションの取り方についてです。

皆さんがコミュケーションを取る時に一番気を付けている事はなんですか？私は初めに自分が歓迎されている立場なのか、歓迎されていない立場なのかを見ています。

歓迎されている立場というのは、我々に課題解決や変革を求めている人たちと一緒にプロジェクトを進める時です。我々が起こそうとするアクションに対して協力的なので、友達や買い物時の店員と取るコミュニケーションと大きな違いは無いと思います。スタートとしてはコミュニケーションルールを定めてプロジェクトを進めていき問題が発生すれば都度対応すれば良いと思います。

一方、歓迎されていない立場というのは、現状維持を求めており、変革を求めていない人たちと一緒にプロジェクトを進める時です。我々が起こそうとするアクションに対して非協力的なため、コミュニケーションを取る時には、なぜこの作業をやる必要があるのかを納得してもらうために説明をする必要があります。

またそもそもプロジェクトに対して非協力的なためSlackなどのビジネスチャットやメールだけで済むような話でも対面で話をした方が確実です。対面でコミュニケーションを取る機会が増えるため、その分割かれる時間が増えますが結果としてプロジェクトが進む事が多いように思います。

しかしどうやってもプロジェクトマネージャーが協力してくれず、関係各所への連携も取ってもらえないというプロジェクトを経験した事がありました。対面での定例会を設定し個別に困り事やタスクを確認する会を実施しましたが改善が見られませんでした。その時はかなり異例な対応になりますが変革を求める役員がプロダクトオーナーだったため、非協力的な課長クラスのプロジェクトマネージャーを更迭して新たなプロジェクトマネージャーを配置してもらいました。

新たなプロジェクトマネージャーに同様のコミュニケーションルールでプロジェクトを進めたところ1か月後には対面の会議を減らす事で合意しました。

かなり極端な例かもしれませんが最後は人によってどうやってもコミュニケーションが取れない事はあります。ただし人を変える前に自分がどのような立場なのかを理解し、コミュニケーションの取り方を変える事で歓迎されない立場から歓迎される立場へ変える事も十分可能だと思います。