新卒2年目 マーケの私がイベントPMをやりきった話。
皆様こんにちは！ジョイゾーの木野宮です。
11月8日、9日に開催されたCybozu Days 2023に、今年もジョイゾーブースを出展しました。
当日の様子はこちらのnoteから！
実は、年に一度の、ジョイゾーでも”特別”なイベントであるこのCybozu DaysのPMを2年目の私に任せていただけることになり、代表取締役社長の四宮さん監修の元、8月からプロジェクトを進めていました。
今回PMという大役を任されたペーペーの私がどんなことに悩みどんな学びを得たのかについて、来年の自分に向けてアウトプットしていきたいと思います。（去年はこんなあまちゃんなこと言ってたのか…という戒めnoteとして）
初の試み「プロジェクトメンバー制」
いままでのDaysは、ほぼ会社全員でプロジェクトを進めていたようなのですが、今年は初の試みとして、コアとなるプロジェクトメンバー6人を選出して、6人が中心となって進めました。
しかし、四宮さんと広報を担当している小渡さん以外、運営にガッツリ入るのは初めてで、Daysの運営について知っている人がおらず。。加えて、私自身PMの経験がなく「何をどう始めればいいんだ？」という状態でスタート。
ジョイゾーにとっても年に一回の重大イベント、かつ、2年目に任せて大丈夫なのか？というくらいの予算がかけられ、絶対に失敗できないというプレッシャーで押しつぶされそうでした。
この時からすでに「楽しむ」ことより、「うまくやらなきゃ」のマインドだったのは心の余裕のなさが丸見えだな、、と反省です。
人を動かすって難しい
プロジェクトを進めていって感じたことは、何が難しいって、人を動かすのってこんなに難しいんだというのが率直な感想です。
PMは全体を見ながら指示出ししたり、スケジュール管理をして、実作業をしていない状態が理想だと思いますが、私は多分ほぼ全ての作業に関わっていたと思います。PM1年目ですので、それぞれの作業にどれくらい工数がかかるのかや勘所を捉えるという点ではがっつり関われたので学びも大きかったですが、PMとしてはダメダメです。
ではなぜ、全ての作業に関わることになったのかというと、全体のイメージやスケジュール管理ができておらず、それぞれの作業に対して適切なタイミングで適切な指示を出せていなかったからだと思います。また、人に依頼してやってもらうより、やりたいことのイメージがわかっている自分一人でやった方が早いという気持ちもありました。
人に指示を出したり依頼する時に「目的」と「背景」を正しく伝えた上で「やってほしいこと」の共通認識を持っている状態にしておく必要があったり、確認や修正などが入ること見越して前持って依頼する必要があります。そして依頼した後も責任を持って全体のスケジュールを見ながら個々のタスクも見ないといけない。。
これってごく普通でPMならあたりまえにやっていることなのですが、ペーペーの私には慣れないことで、難しいと感じました。
自分でやった方が早いと思ってしまいますが、同時に、一人でやるには限界があるしそれだとプロジェクトメンバーを集めた意味がないとも思います。大きいことをやるためには一緒にやってくれる人が必ず必要ですし、そういう人たちが動きやすい指示出しができるPMになりたいなと思いました。
みんなが納得する形って存在するの？
ブースコンセプトやノベルティ、掲出パネル、衣装、装飾など本当にたくさん考えることや決め事が多く、振り返るとその度に頭を悩ませていたなぁと思います。
なぜかというと、これらはどれも答えが無い中でそれでもできるだけ「みんなが納得する形」を見つけていかないといけない難しさがあるからです。加えて運営としての考えや一人一人の考えや思い、企業文化など色んな要素がごちゃ混ぜの中で決めていかないといけません。これもかなり難しく、苦戦した部分でした。
やってみて、正直全員が100%納得する形っておそらくないんだと思いました。それでもできる限り納得する形を見つけることを妥協したらダメですし、そのために社内コミュニケーションが大事なのだと学びました。
社内共有は「共有」が目的じゃない
今回で言うと、プロジェクトメンバーを中心に進めていたので、プロジェクトメンバーだけでなく全員でイベントを盛り上げていきたいという思いがあり、社内共有は特に大事にしていたことの一つでした。Garoonの掲示板を活用して共有していたのですが、運営からの共有は一方通行になりがちですし、発信しても受け取って貰えなければ意味がありません。
一方通行ではなく、かつ、今回の「全員で盛り上げる」という目的を果たすためには、どうすれば良かったのか。結果や決定事項を共有するのではなく、決定に至るまでの過程や考えも見える状態の方が、コメントしやすいし、「だからこれに決まったんだね」と納得してもらいやすかったのかなと今の私は思います。
つまり、社内共有は一方通行の共有では意味がなく、双方向にコミュニケーションを取ることが大事ですし、そのために運営側がコミュニケーションを取りやすい環境を作ることが大事だということを学びました。こうすることが「みんなが納得する形」にもつながっていくのだと思います。
不安なまま迎えた当日はいかに？
当日は、おそらくずっと気を張っていたと思います。あんなにキラキラした会場で、表情も気分も不安そうだったのは私一人なんじゃないか？と思うくらい。。
ですが、みんなにフォローしていただきながら、丸2日間ノベルティ配りやブース説明をしていただいたり、ブースセミナーや呼び込みをしていただいたおかげでブースは常に人が溢れていました。
本当にありがとうございました！
※当日は、アセアセしていて記憶がほぼないので内容が非常に薄くなっております。。すみません。
さいごに
長かったようであっという間だった3ヶ月が終わりほっとしています。
色々と悩んだり学んだりしながらなんとかやり切ったPMでしたが、そもそも2年目がPMをさせてもらえるってすごい経験ですし、本当に感謝の気持ちでいっぱいです。
四宮さんやコアメンバーを初めとして、ジョイゾーメンバー全員に協力してもらって無事終えることができました。
特に四宮さんには付きっきりでサポートしていただき、業後も一緒に考えてくださいました。あれ決まってない、これもまだ。Days以外のタスクはどうする？と常に心に余裕がない状態で「もう無理です、私にはやっぱりできません」とピーピー泣いて困らせたこともありました、、、。毎日毎日フォローしていただき、改めて本当にありがとうございました。
今回のnoteでは、ぺーぺーPMの成長記録と来年に向けた戒めも込めてアウトプットをしてきました。今年の経験と学びは必ず自分の成長につながっていると思いますし、この反省を活かして来年は「楽しむ」ことを忘れずに頑張ります！
