教師のためのICT活用#３「会議の情報化」
こんにちは。けんぴーです。
前回の投稿から時間が空いてしまいました。
今回は、小学校における会議の情報化をテーマに私の実践を紹介していきます。
紙との闘い
職員会議の際、このようなことはありませんか？
「○○方案をご覧ください。」
と言われてから、話始めるまでに宝（プリント）の山から、目的の紙を探さなければならないからです。時には、話が終わるまでに見つからない事さえあります。
さらに、提案が終わってから後日、意見が出されて新しくなったプリントが机上に置かれることがあります。
前の紙を捨てて、新しいプリントをファイリング・・・。
この手間が面倒です。
さらにさらに、提案から時間が経ち、実施の際、プリントをもう一度探す時間が必要です。
この闘い、必要ですか？
スキャンして保存
紙との闘いで、私が取り出したのはiPhone。私の自治体では、WindowsタブレットとGoogleWorkspaceが導入されているので、立ち上げるアプリは「ドライブ」です。
iPhoneのドライブのアプリには、「ドキュメントをスキャン」という機能があるのでそれを使用します。
Google公式サイトに使い方がありますが、私が仕事で使う時の方法を記しておきます。
１．「ドキュメントをスキャン」をタップし、写真を撮る。
写真を撮ります。その際、適当に写真を撮っても、いい感じで見やすく加工してくれます。
２．名前をつける
自分で分かりやすいように名前を付けて保存します。
行事の名前やキーワードでつけておくと後から簡単に探せます。
３．紙媒体の資料はさようなら
机上の整理は仕事の効率化に大切。潔く捨ててみましょう。
探すときは、ドライブの検索機能で、キーワードで探せばいいので、探す時間も短縮され、机の上もすっきりしますよ。
いつでも、どこでも見ることができるのも、ICTの強みですね。
そもそも紙を生み出さない
実際の話、「スキャンして保存」も手間がかかります。
かといって、
「学校全体でペーパーレスしましょう。」
と言っても、様々な立場の職員がいる中では実現できる可能性が高くないことはわかっています。
そこで私は、学年会でペーパーレスに取り組んでいます。
１．Google WSで共同編集
この方法を行うには、仕事を「クラウド化」しなければなりません。
クラウド化についてには、私の以前の記事をご覧ください。
話を本題に戻すと、
プリント→話し合い→赤を入れる→完成版をプリント→配る。
というこれまでの流れから、
話し合いながら訂正→必要に応じて印刷
に変えています。
これは、作業の手順を減らすことで無駄な時間を減らすためです。
プリントを扱う時間を減らせば、仕事にかかる時間も自然と減ります。
また、共同編集もできるので、学年みんなで同時進行で資料を作成することもできます。
２．クラスルームを活用
私は、資料の共有用に「職員用クラスルーム」をつくっています。
これまでは紙媒体で資料を共有していたのですが、無くしたり、書き込んでしまって新しいものをもらったりすることがありました。
でも、クラスルームに投稿することで常に原本がそこにあります。
よっぽどのことがない限り無くしません。
また、提供者が編集すれば、常に最新の資料が共有されます。
おわりに
いかがでしたか。紙との闘いを終結させ、ストレスの少ない働き方にあなたも挑戦してみませんか？