【仕事】改善方法は複数持とう

改善の仕方はいろいろある。新たな問題が起きない方法を取ろう。

フルリモートの研修ワークショップ

以前から会社の中で研修の講師をしていることを書いてますが、ワークショップ形式で実施しています。しかも今のご時世、全てフルリモートで実施しており、ZOOMによるリモート会議とMiroによるオンラインコラボレーションツールという組み合わせで行っています。

ワークショップではグループワークがあり、ZOOMのブレイクアウトルーム機能で部屋を分けて数人に分かれて実施します。その際、私や他のサポートメンバーも入るのですが、基本的には自主的にワークをしてもらうために私やサポートメンバーでファシリテーションはしない方針で実施しています。（困ったときだけ助ける）

そうなるとグループワークやリモートワークショップになれていない人だとブレイクアウトルームで分かれたあとに何をして良いか分からなくなってワークが回らなくなることがあります。

そのためグループワークに分かれる前にやり方やルールをかなりしっかり目に説明プレゼンテーションに書き込んで、説明もしっかりしてから行います。

改善し続けたら事前説明の量が膨大に…

そして実際やってみてもそれでもうまくいくグループといかないグループがあったりして課題も出てくるので、研修を実施した後はすぐにサポートメンバーと一緒に反省会をして、改善点を挙げ、次回の研修に向けて対策を打っていきます。

対策を打つ方法として、研修で使用するプレゼンテーション資料に追加で書き込んだりします。
しかしこの改善、回を重ねるごとにそれまでの改善内容も積み上がってきます。グループワークのやり方やルールもどんどん増え、説明用のプレゼンテーションのページも増えてしまいました。

そうなるとどうなるかというとグループワークに入る前の説明する時間が長くなり、研修のタイムテーブルがかなり押すようになってしまいました。（元からバッファは取ってあるのですが、食い潰し気味になってきた）
また、グループワークの前に説明する量が多くなり、それを参加している人たちが一気には受け取れず、結局グループワークをやってみると事前説明したことが頭に入ってなくてうまくできないという問題が起きていました。

全てを一つの方法で改善しようとしない

おそらくリアルな対面でのワークショップだと、グループに分かれても一つの会場にいるのでうまくできてないのを察知したら、すぐに声をかけて介入できているんだろうなと思います。
リモートワークショップやZOOMのブレイクアウトルームの特性上、グループワークに分かれてしまうと全体を見渡すことができません。だから間違い無くうまくやってもらうために、事前説明や資料に書き込んでいくことになってしまいます。

書き込んでも説明する自分たちも大変だし、資料も多くなるし、それでも改善しないとなるとあまり意味がありません。
そこでもし改善点が出てきても内容によっては資料に書き込むのを止めて、私やサポートメンバーからのフォローやサポートの仕方をTIPsとしてまとめておくことにしました。

つまり最初からうまくやらせるために仕込むのではなく、うまくできないこと前提で、グループワークでもしうまくいってなければ、その場その場で私やサポートメンバーでフォローすることにしたのです。

面倒くさくなると一つの方法や限られた方法で改善しようとしてしまいます。
しかし改善を入れることで新たな問題も起きてしまいます。
できるだけ新たな問題が起きないよう、いろんなパターンの改善方法を考えておくことが大事ですね。