採用難だからこそ必要な採用KPIのお話

さて、今回は「採用KPI」について、noteをしていきたいと思います！
そもそも、「KPI」とは何か？

【KPI＝重要業績評価指標】

端的にいうと、「目標を達成するための、中間目標」というところでしょうか。

・なかなか採用目標人数を達成することができない
・採用活動の中で、どこに課題があるのかがわからない

日々業務に追われていると、高い目標を追いかけながらも、
今やっていることが目標に近づいているのか見えにくいといったお悩みをよく聞きます。

そんな時に、役に立つのがこの「採用KPI」という考え方になります。

１、なぜ採用KPIが必要なのか？

採用活動を行っている企業は多く、そのほとんどの企業が採用において苦戦しているのが現状です。

それはなぜか？
一言で言えば、「たくさんの企業で、数少ない求職者を奪い合っているから」ということに尽きるかと思います。

高度経済成長期のように、働く人が多かった時代であれば、頑張ればどの会社にも採用をするチャンスが多かったものの、
「少子高齢化」を主な原因として、労働人口の減少＝求職者数の減少が起きているため、
どんなに頑張っても採用ができないという状況が発生しています。

もちろん、リーマンショック直後やコロナ禍のような、企業体力が弱まる時期であれば一時的に求職者数が増えますが、基本的にはいつの時代も優秀な人材を採用したいというのが企業の本音で、求職者数が少ないというのが実情。

このような時代において採用活動を成功させるためには、
愚直に「採用計画を立て、成功させるために必要なことを実施し、課題の改善」をしていかなければなりません。
そこで重要な役割を担うのが「採用KPI」となります。

２、採用KPIとは？

色々な定義があるかと思いますが、
「採用プロセスに必要な要素（応募、面接など）を分解して、採用目標人数達成に必要な各要素を数字で管理する」というものになります。

わかりやすくするために、以下を踏まえて解説していきます。
※先日noteした、「ダイレクトリクルーティング」を活用した場合のKPI設定
https://note.com/jinjiclub/n/n68a450b918db

上記の数字でいけば、1人の入社に対して、
・内定：2人
・最終面接：4人
・二次面接：8人
・一次面接：16人
・返信：20人
・スカウト送信：200通
が必要ということがわかります。

採用目標人数が10人であれば、それぞれの数字を10倍すれば、
各項目で必要な件数が把握できるわけです。
・内定：20人
・最終面接：40人
・二次面接：80人
・一次面接：160人
・返信：200人
・スカウト送信：2,000通

３、採用KPIを立てるメリット

ここまでで、なんとなく採用KPIを立てることが重要であることはご理解いただけたかと思いますが、
具体的にどんなメリットがあるのかお伝えしていきます。

①目標達成までに必要なプロセスを可視化できる
「採用目標人数が10人」という目標だけを設定して達成できるのであれば何も問題はないと思いますが、
大抵の場合は、目標だけ設定してもなかなか達成ができないと思います。

なぜならば、10人採用するために、具体的に何をすればいいのかがわからないためです。
10人達成のために重要な項目をしっかりと切り分け、やるべきことを可視化することで、目標達成に近づいていくわけです。

②PDCAを回しやすくなる
採用に限らず、目標を設定していざスタートしても、進捗に追いついていないというのはよくある話です。

進捗が悪い場合には、目標達成までのプロセスの中で何か課題が発生しています。
プロセスを可視化し、KPIを立てておけば、具体的にどこの進捗が悪いのかを早期に発見し、改善策を打ちやすくなるため、目標達成に手遅れという状態を極力減らすことができます。

４、どのように採用KPIを作るのか？

既にこれまでお話をしてきたので、改めて簡単に。

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①達成すべき目標を設定
②目標達成までのプロセスの切り分けとプロセスごとの目標数字を設定
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①達成すべき目標を設定
ここで補足することはないと思いますが、まずは達成したい目標が必要です。

②目標達成までのプロセスの切り分けとプロセスごとの目標数字を設定

入社までのプロセスを上記のように細分化していき、プロセスごとの数字を入れて進捗が確認できるようにします。

この際に、基本的には過去の採用活動を踏まえて、根拠に基づいた数字設定が必要になります。
つまり、過去に「一次面接から二次面接に繋がる確率が50％」なのであれば、これをベースにKPIは設定する必要があります。こちらの確率を適当においてしまうと、実現可能性が下がってしまうため注意しましょう。
※もしこれから採用を始めるため、根拠となる実績データがない企業は、前述の遷移率を検証用に設定してみてください。

また、KPI設定の際は、最終目標から逆算して設定し、最も行動しやすくコントロールしやすい項目（今回であればスカウト送信）が必達すれば、最終目標を達成できるところまで落とし込んでいくことがベストです。

５、さいごに

途中でも触れたように、多くの企業が採用で苦戦している状況ではありますが、どのような状況下でも安定的に採用を進められている企業もあります。

そのような企業はしっかりと採用目標を立て、プロセスを切り分けてKPIまで落とし込み、都度進捗を確認しながら、採用活動を行っています。

ぜひ皆様の企業の採用活動にもご参考にしていただけたらと思います！