【帳簿の整え方】クレジットカードの返金が発生したら

先日、帳簿の整理とチェックを行っていた時の話です。

総勘定元帳を基に残高確認をし、クレジットカードの支払明細と帳簿の残高が一致していることを確認したのですが、翌日改めて確認したところ、残高にズレが生じていることが判明しました。

クレジットカードの使用はしておらず、調べてみると支払明細の残高が減っていることが判明。
明細を見てみると、1つの明細が消え、1つの明細は差し引きされ差額が請求額として残っている状況でした。

ズレが生じている金額を調べたところ、以前キャンセルした航空券の払戻金であることがわかりました。私は、トータルから差し引かれると思い込んでいたのですが、実際には特定の明細から直接差し引かれる形になっていたのです。

突然明細が消えたり、実際の購入金額から金額が減ったりしたので驚きましたが、こまめに帳簿のチェックをしていたことと、航空券の払い戻し分が発生するということをわかっていたので早々に原因を突き止めることが出来ましたが、定期的な見直しは大切だと改めて実感しました。

対応方法の一例

クレジットカード会社によっても対応方法が変わると思いますが、今回のケースでは、以下の手順で帳簿を整えると良いかもしれません。

1.ズレの原因を特定する
今回の場合、クレジットカードの残高が減った理由が「キャンセルした航空券の返金」であることが判明しています。この返金処理がどのように行われたのかを把握することが重要です。

具体的には以下を確認してください：

• 返金額がどの明細から差し引かれたのか。
• 返金が処理された日付（帳簿と明細の一致を確認するため）。
　　　└実際の処理日が記載されないかも知れませんので、
　　　　事実を確認した日でも問題ないでしょう。

2.帳簿に返金処理を追加する
帳簿に返金処理が未登録の場合、以下のように記録を追加します：

• 日付：返金処理が行われた日付
• 内容：キャンセル分の返金（例：「航空券キャンセル返金」）
• 金額：返金額（マイナスで記録）
• 支払い方法：クレジットカード

これで返金の記録が帳簿に反映され、残高が一致するはずです。

3.差し引かれた明細を再確認する
返金が特定の明細から差し引かれる形だった場合、その明細を確認し、帳簿の記録が正しいかチェックします。元の金額と返金後の金額が帳簿に反映されているか確認してください。

4.帳簿全体の再確認
返金処理を記録した後、クレジットカードの残高と帳簿の残高が一致しているか改めて確認します。この際、再度登録漏れや入力ミスがないか注意してください。

5.メモを残す
同じような事態が起こったときのために、以下をメモとして残しておくと便利です：

• 返金処理の詳細（処理方法や日付）
• 差し引かれる形の処理があったことを記録（今後の参考に）。

補足
今回のような事例を防ぐため、以下のポイントも実践すると良いでしょう：
• 定期的にクレジットカード明細を確認し、すぐに帳簿と突き合わせる。
• キャンセル処理や返金の可能性がある場合は、処理が完了するまで注意深く追跡する。

この手順を踏むことで、帳簿の正確性を保ちながら、将来的なミスや混乱を減らすことができるでしょう。

決して、明細が消えたからと言ってその取引を帳簿から削除したり、レシートを処分したりはしないでくださいね。「返金が発生した」という事実を必ず残しましょう。

証拠書類はどうすればいい？

返金が発生した際の証拠書類ですが、今回は航空券なので払戻金が記載されたメールが届きましたので、そちらを証拠書類としました。ネット等で購入したものをキャンセルしたときは、キャンセルした際に届いたメールを証拠書類とするのもいいでしょう。（マイページなどから明細が出力される場合は、そちらでもいいと思います）

店舗購入のものをキャンセルする際は、お店によって対応が変わると思います。クレジットカードの取引を止めるケースもあれば、クレジットカードの引き落としはそのままされるがキャンセル分は現金で返金されるケースもあると思いますので、明細等がもらえるかどうかお店の担当の方に相談してみてください。

以上、クレジットカードの返金があった際の帳簿の確認方法などでした。あなたの帳簿づけの参考になれば幸いです。