基幹システム刷新の第一歩「現システムの取引データの把握」
基幹システムの品質・コスト・納期を確保する第一歩として、
「現システムの取引データの把握」
の取組み例を報告してみます。
現基幹システムのインプットデータ・アウトプットデータに集中します。
業務とシステムの接点
システムと同様に解釈の余地がない、曖昧さを排除
現在の取引データを具体的に検討、抜け漏れ対策
データドリブン思考のはじまり
実績の網羅性に対応する現システムの会計実績データから着手
特長
システム・統計などの専門知識不要（業務の参画）
できれば先に、現システムを取戻（ベンダーロックインから脱却）
基幹システム刷新の抜け漏れ対策（現ビジネスの継続）
基幹システム刷新の品質・コスト・納期を確保
データドリブン経営風土
作業
例えば、直近年度末月の会計実績データを収集
会計実績データに使用するマスタデータを収集
収集した会計実績データの分析（場合分け、パターン化）
詳細作業
1と2共通 データを確認
列構成、文字コード、抽出日、件数
ゼロ・ブランク・スペースを整備（ブランクは固定値が望ましい）
1. 会計実績データを確認
勘定残高と試算表突合せ
主キー：伝票番号、明細番号、元帳、会社、会計年度など
未転記などの混入
金額ゼロ、通貨、本体額・税額
組織・個人の関係（独立：次元、従属：階層）
転記日（伝票 or 明細）
登録日時・ユーザ・参照元（システム・Excelなど）
2. マスタデータを確認
主キー：コード、組織・システム、有効期間など
削除、無効、未承認などのステータス
会計実績データに使用された件数
コードと名称ほか項目の違い
会計実績データにあり、マスタデータになかったマスタデータ
3. 会計実績データの分析
複数の主要項目の組合せと件数を分析しました。
（関数（countif）・「データ＞重複の削除」のExcel機能を利用）
マスタ項目（コード）
金額・数量をプラス・マイナス・ゼロでグループ化
分析する気になれる（数千程度の）組合せになるように
グループ化の項目・粒度を追加しました。
実務の方のご説明をデータで裏付け理解していきます。
残ったデータの組合せの確認を終えると、
網羅性の第一歩となる、
対象候補の会計実績データの組合せが完成します。
組合せ数を減らすグループ化の例です。
部門・取引先・品目のマスタコードをグループ化
転記日の期首・期末・期中をグループ化
摘要をパターンでグループ化
取引種類・勘定科目をグループ化
その後の作業
単月の会計実績データの収集・分析の後、
①根拠となった実績データの収集・分析
②過去○年の会計実績データの収集・分析
③会計実績データのマスタデータの分析
を並行・順不同で推進しました。
基幹システム刷新の要件定義で
A: 追加対象の組合せのデータを作成・評価・合意
B: 対象外の組合せを合意
C: 継承する組合せを評価・合意（ココを省力化）
というような流れです。
おわりに
最後まで目を通していただきありがとうございます。
システム、プログラミング、統計のスキルを前提としていません。
Excelが苦手でない業務の方の参画が望ましいです。
データのご用意があれば、３回まで無償でリモート伴走します。
ご意見・ご質問・伴走依頼など、お問い合わせお待ちしておりきます。