【読書アウトプット】要点を覚えやすく頭文字で単語を作る-知的生産向上システムDIPS-
おはようございます。板谷たかひろ(@itaya1991_ugsc)です.
読書アウトプットの第二弾は、
「知的生産向上システムDIPS」です！
この本は効率的な仕事の仕方、いわゆる知的生産性(オフィスの中で知的成果物を生み出す効率のこと)をどちらかというと対顧客というよりは今の仕事内容について気づきを与えてくれる一冊です。
この本をこの本を読んで一番大切だなと思ったことは、
「タスクをきちんとブレイクダウンすることで緊急時でも慌てることなく考えられる、信頼も得やすくなる」ということ
簡単に言うと、「業務を細分化をきちんとしよう！」って話で、そのノウハウを事例とともに説明してくれてます。
今の仕事のやり方と照らし合わせて書いていきたいと思います。
【仕事の引き受けるときの意識】
これまで仕事をどう受けてきたかということを振り返ると、依頼されたことに対して「はい。わかりました」とか「了解です」など、とりあえず受け入れるということが多々あった気がします。
でもそれは依頼された仕事をその場で理解できていないこともあると実感しています。どういったアウトプットが必要なのか、期限はいつなのか、その期限に与えられた仕事は間に合うのか。
またこれらを理解しないと、本当はやらなくてよかった仕事やアウトプットが生まれ、結局は無駄な時間が発生してしまうことがあります。
それ防ぐために行わなければいけないことが、「業務のブレイクダウン」だといわれています。それが知的生産性のスタートだとも言えます。
【業務のブレイクダウン】
この本では、上手な仕事の受け方として5つのP(プライオリティ)の定理を活用することを推奨しています。
・了解のP
・節約のP
・時刻のP
・埋込のP
・価値のP
これは業務の優先順位を決める際に活用できるものです。
大前提として、仕事を引き受けた際になるべく早く「ブレイクダウン」すること。不都合があった際、直前に変更の連絡がくるよりも早めに連絡をした方が理解してもらえる可能性は高まりますよね！
自分自身、一人で溜め込んで変更を直前にしたり、結局提出が遅れたりするケースがあったのでより意識していることです。
上記の5つのPのうち普段の業務に取り入れるイメージがやすいのは、「了解のP」と「埋込のP」でした！
「了解のP」は、相手のニーズ(本では了解水準とあります)に合わせてアウトプットをすること。これは、前述にもある通りどのようなアウトプットを相手が望んでいるかを聞いてから取りかかることが効率化に繋がる手段となります。
「埋込のP」は、雑務を集中仕切れない時間に行うことで効率化をはかること。人の集中力は2時間しか持たないと言われているため、その2時間を雑務に使う必要はないということです。
例えば、上司からの依頼や連絡については2時間の集中業務後に連絡をする。クライアントからの連絡は折り返すなど(対顧客だとその時の状況で全く変わってくる)
→これらは普段の業務でより意識している部分になっています。特に「埋込のP」で雑務を集中時間に行わないことを心がけています。
【HIROEN(披露宴)】
これは業務をブレイクダウンした際に意識するポイントがあります。
それは、ブレイクダウンによってどんなアクションを起こさなければいけないのかが明確になるものでなければ意味がないということです。
そのため、以下の視点が重要です。
・あらかじめ聞いておくべきことはあるか？
・誰かに伝えておくべきことはあるか？
・誰かへの依頼が必要なものがあるか？
・自分自身で行うことは何か？
・調査、検討は必要であるということはあるか？
・あらかじめ交渉が必要なことはあるか？
上記を考えた時に１つの単位が集中できる2時間を超える場合は、そのブレイクダウンをさらにブレイクダウンすることを推奨しています。
これは上司・部下関係なく必要なことですし、一緒に推進することで全体の効率が上がりスピード感が向上するなどメリットが多く存在します。
上司は指導の仕方、部下は自分の仕事の仕方に大きく関わってくるとおもます。
特に新卒からこのような考え方をできてたらよかったなと思うので、ぜひ読んでみてほしいです！
業務のブレイクダウンをすることはこれからも、上司という立場になっても自分自身で意識しつつ、部下ができた時に指導できるようなスキルを持てるよう励んでいきたいと思っております！
※事例がわかりやすいのでイメージしやすいと思います※