Z世代から見た私が見た属人化の弊害とISO
皆さんは“Z世代”という言葉をご存知でしょうか。1990年後半頃から2012年頃に生まれた世代のことを“Z世代”と定義されており、1990年後半に生まれた私もZ世代になります。物心付いたときからデジタルを活用することが当たり前になっていて、「真のデジタルネイティブ世代」なんて呼ばれることもありました。
世代間の認識の違いについて意識したのは私が社会人になった時、初めて就職した職場での出来事です。学生時代では同じ世代の人々とのコミュニケーションが中心だったことに対して、職場では一回り上の“Y世代”の人々が多く、考え方や認識の違いが浮き彫りになりました。例えば、私はプライベートと仕事は両立すべきだという考えがありましたが、「私たちが若いころは、有給なんか一日も取ったことない。バリバリ働くのが普通だった。」や「マニュアルなんかなくても、先輩を見たり、自分でやっていくうち覚えるのが普通だった。」なんて言われてしまいます。当時の私からすれば、あなたの時のことは知らん！なんて共感できずにいて、上司と衝突することも多かったです。
このような私は完全に宇宙人扱いされていました（笑）こんな感じで、初めて社会に出たときは共感できないことだらけから始まりました。
今回は、Z世代の視点で前職に経験した属人化についてお話していきたいと思います！
Z世代から見た属人化
属人化とは、企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを指します。
冒頭でお話した前職は、これ以上ないくらいどの部署も属人化していました。
まず、受け持った業務は一人でこなすと決められていたので、同じ係でも担当業務以外、ほとんど知らず誰が何をしているのか全く把握できませんでした。なので、取引先の連絡やトラブルが起きた際に担当以外対応ができません。
関連して、上司も各担当の業務について任せっきりにしていて知識が浅すぎるため、どこをみたらいいか分からず、資料を出すたびに説明を要求されます。時間の無駄でしたし、新人としてはチェック体制が甘いと不安になってしまいます。
属人化しているとその時の担当者の力量に依存してしまうため、マニュアルが存在しません。前任者が異動や退職をしてしまうと知識や技術が失われ毎回０スタートになってしまいます。明らかに業務効率が悪いです。また、新人だった私はなにもわからないため、違う部署に異動してしまった前任者に何回も聞きに行かないといけませんでした。お互いの時間が奪われました。
このように無駄な時間が増えたことで、残業や休日出勤が多くなり自分に使う時間が無くなってしまいました。
Z世代は、自分の時間がどれだけ確保できるかを大切にする方が多いです。仕事にやりがいを感じていない状態でプライベートが確保できないとその会社にいる価値を見出すことができず、自分が求める条件に近い会社に転職するか考えます。他にも、現状の仕事に手いっぱいで新しい仕事に挑戦できないなど成長できないと思うことも退職を考える原因なのかもしれません。
ISO規格で脱・属人化を目指す
ISO国際規格を取得することで、脱・属人化を目指すことができます。ISOは世界のさまざまな標準を定めています。その中でISOマネジメントシステム規格を取得することで、業務の標準化をすることができるのです。作業標準を決めることで、業務のバラつきを小さくすることができます。仕事のやり方に迷いがなくなるため、新人、ベテラン関係なく業務を均一化できるのが大きな利点です。
また、ISOでは文書化が求められます。煩わしいと思われがちですが、マネジメントシステムを効率的に運用し、有効な状態を保つために不可欠なのです。文書化することで、誰が何の業務をしているかが明確になります。組織の構成員の積極的参加が求められるため、担当者以外も業務を把握することで、担当者が不在・退職したとしても誰でも対応ができるような体制が整うようになります。
新人教育に時間を取られてしまったり、業務内容を把握していない上司に一から説明しなければいけないということはなくなり、大幅な時間短縮にもなります。一人ひとりの時間が取られないため、業務の効率化にも繋がりますよね。
Z世代から見たISOとは
属人化は世代に関係なく、職種によっては負担になり、業務効率を大きく下げてしまうことが分かります。これによって、無駄な時間が生まれたり、成長の機会を損失しているということも見えてきました。
私たちZ世代は幸せなことにお金を稼ぐ選択肢が豊富にある時代に生まれてきました。プライベートが失われたり、仕事をする上で成長する機会がないなど、自分が求めているものと価値観がずれると転職を考えたりすることも…。
脱・属人化を目指し、一人に偏っていた負担が減ったり、チーム内で分からないことを共有する職場環境ができることで、無駄な時間が削減され、全体の残業や休日出勤が減って、各々プライベートの時間が確保できます。さらに考える時間が確保でき、新たなことに挑戦したり、勉強する機会が増えるかもしれません。
Z世代は個性を出す傾向が強いため、属人化していることで仕事がはかどる場合もあるのかもしれません。
しかし、ライスワークよりもライフワークを充実させたいと思っているため、属人化によって生じる無駄な時間は削減したいと思っています。
まとめ
あまりカテゴライズされるのは好きではないですが、Z世代について書いてある記事などを読んでいると、たしかにこんな傾向があるなといった共感が強かったです。反対に、個の主張が強かったり、自由すぎたりとZ世代って恐ろしいなとも思いました。
この記事を書く上で、同級生や後輩たちに話を聞いてみたりしたことで、より詳細にZ世代の仕事に対する考え方やプライベートの時間の使い方についてどう思ってるかについて書けた気がします。
「出社時間が早いから」、「食堂のご飯がおいしくなくてそこにお金を取られるのが無駄だから」、「休みが取りづらいから」辞めたなど色々な意見がきけて面白かったです。自分の理想に合った企業を追い求める傾向が強いのかなと…。
属人化することでの弊害についても知ることができて、とても考えさせられる時間になりました。
最後に、組織のニーズとZ世代のニーズが必ずしも一致するとは限りません。私たちの考え方を企業に押し付けすぎるのはよくないです。
私も社会に出たときは考え方に共感できず、生意気ですが何言ってるんだと思うこともありました。でも、上の世代の方たちの意見に共感できなくとも組織として働く以上、歩み寄る努力は必要だと思います。考え方は違うかもしれませんが、お互いに理解し合う気持ちが大切だと思います。
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