ISO事務局とは？組織における役割や業務内容について分かりやすく解説！
1. ISO事務局とは
ISO事務局の役割と目的
ISO事務局とは、ISOのマネジメントシステムを社内で推進し、維持管理するための中心的な役割を担う組織やチームのことです。企業がISOを取得し、その運用を続けるためには、専任または兼任で担当するチームが必要となります。この事務局が業務の計画、運用、改善の全体を管理する役割を果たします。
ISO事務局が担う基本的な業務内容
事務局の主な業務には、以下が含まれます：
規格に基づいた運用の方針や手順の策定
内部監査や管理レビューの計画と実施
必要な記録や文書の管理
外部審査機関との対応
ISO取得に向けた重要な存在
ISOの取得や運用には、組織全体での協力が不可欠です。そのための調整役として、事務局は社内の窓口となり、プロジェクト全体を推進する役割を果たします。
2. ISO事務局の構成員とは？
誰が担当すべきか？
ISO事務局は、通常、品質管理や総務、人事など、組織全体の調整が得意な部門の担当者が中心となります。ただし、業種や規模により、適任者は異なります。
部門ごとの役割分担のポイント
例えば、製造業では現場の実務を理解している担当者が効果的ですが、事務部門のスタッフがサポートする形が多いです。構成員全員が規格を理解する必要はなく、リーダーが全体の流れを把握していれば十分です。
コンサルタントとの連携
ISO取得を目指す場合、外部のコンサルタントを活用することも一般的です。コンサルタントのアドバイスをもとに、事務局が運用の方針を策定し、各部門への展開を進める流れを構築します。
3. ISO事務局は必要なものなのか？
小規模企業の場合
小規模企業では、専任の事務局を設置することが難しい場合もあります。その場合、代表者や管理職が事務局の役割を兼任し、他の業務と並行して対応することが一般的です。
中規模以上の企業の場合
中規模以上の企業では、業務が多岐にわたるため、専任の事務局を設置することで、スムーズな運用が期待できます。専任チームがあることで、全体的な統制が取りやすくなります。
事務局を設置しない場合の注意点
事務局を設置しないと、責任が曖昧になり、業務が滞るリスクがあります。特に内部監査や外部審査の際、準備不足に陥りやすいため、注意が必要です。
4. ISO事務局があることのメリットとは？
業務のスムーズな推進
事務局が設置されると、ISO運用の専任者が中心となって計画を進めるため、全体の進行がスムーズになります。
継続的な改善を実現する基盤
ISO事務局は、定期的な管理レビューや内部監査を通じて、運用状況を見直し、改善を続ける仕組みを構築します。
社内での情報共有の強化
各部門から集めた情報を整理し、経営陣や従業員にわかりやすく伝える役割も担います。これにより、組織全体での協力体制が強化されます。
5. ISO取得時の業務内容とは？
ISO規格におけるマネジメントシステムの構築
規格の要求事項に基づき、必要な文書や手順書を作成し、業務プロセスを整備します。
ISO規格におけるマネジメントシステムの運用
構築したシステムを運用し、定期的に効果を確認します。また、改善が必要な点を特定し、修正を行います。
初回認証審査の対応
外部審査機関の審査に備え、文書や記録を整備し、従業員への教育を実施します。審査で指摘を受けた場合は、迅速に改善を行います。
6. ISO事務局に求められる能力は？
コミュニケーション力
社内外の関係者と調整するため、良好なコミュニケーションが不可欠です。
規格理解力と運用スキル
規格の基本的な要求事項を理解し、現場に適した運用方法を提案できる力が求められます。
継続的改善に向けたマインド
常に改善を目指し、柔軟な対応ができる姿勢が大切です。
7. ISO事務局を設置するなら役割を明確にしておこう
各構成員の具体的な役割定義
担当者ごとに、どの業務を誰が行うかを明確にしましょう。
責任と権限の範囲を整理する方法
担当者の責任範囲を具体的に文書化し、全員が共有することで効率的な運用が可能になります。
事務局の運用を継続的に改善するコツ
定期的なレビューを行い、組織に適した運用方法を模索し続けることが重要です。
8.まとめ
ISO事務局は、ISO取得と運用における中心的な役割を果たす重要な組織です。適切な構成員を選定し、明確な役割分担を行うことで、スムーズな運用が可能になります。継続的な改善を通じて、組織全体の成長をサポートする仕組みとして活用しましょう！
ISO認証取得支援サポートのISOコンサルティング会社【ISOトラスト】
兵庫県・大阪府を中心に訪問・オンライン遠隔にて全国対応可能！
ISO取得支援のお悩みやお困りごとはISOトラストにご相談ください！