【ビジネス】この業務をやるべきか迷ったときの問い

おはようございます、あんぼです。

みなさんは『うわーこの業務、今頼まれてもきついな。。いや、でも任せてもらえたし、勉強にもなりそうだし、楽しそうだし。。』はい！と即答するかどうか迷うときってありませんか？

何でもやってみたい病の私はしょっちゅうあります😂

それならよく優先順位の付け方として有名な重要度と緊急度の高低で判断したら？と言われたり言われなかったりですが、今日は何が重要で何が緊急かの判断がつかないときのおすすめの質問になります。
まず自分にこんな問いを投げかけます。

Is it nice to do, better to do, or necessary to do?
やるにこしたことはないのか、やったほうがいいのか、やる必要があるのか？

Nice to Do
基本的にniceレベルの業務はやらなくても体制に影響なし。ですのでまず後回し。今抱えている仕事量を書き出して、自分のメモに入れておきます。時間に余裕ができてきたときに取り掛かります。

Better to Do
一番難しいのはココ。例えば、仕事を丸投げしてくる上司。Niceのようなトーンで「もし時間あるときにやっといてもらえる？」と投げてきて、蓋を開けたら「彼がやらなかった」と報告されていたり、Necessaryばりに絶対やれ！の勢いで落としてきながら後で聞くと自分が上から認められたいための資料作りであったり、Betterは少し確認作業が必要になります。

ここからは相手に対しての問い

• 「いつまでに必要ですか？」

この問いに答える相手のスピードと態度、声のトーンで重要度と緊急度がわかるのでどれだけの業務か認知できます。

• 「これをやる代わりに、申し訳ないんですが、前に頼まれた仕事の納期は遅れますけどいいですか？」

この問いは相手の優先度を確かめています。自分のキャパにも限界がありますし、相手が前に頼んだ業務を覚えていないこともあります。相手の反応で真意が読み取れます。
大事なことはよく観察することです。

Necessary to Do
上記の質問をせずとも『別部署のこの方からのお願いは珍しい』『明らかに声のトーンに緊急性がある』などから必要と判断したらすぐにやることを伝えて、最終ゴールをalign(理解を揃える)しましょう。変な躊躇は不要です。
ちなみに気持ちよく受けると関係性も良好になります。

ということで、まず業務が降ってきたら自問。niceかbetterかnecessaryか？
その区別が付かなかったら相手へ問いかけ。

最終的にやる必要だと察したら業務を受けましょう。