会議・打合せにはワンペーパー準備を

色んな会議・打合せがありますよね。
最近ではオンラインも増えてきました。

特にリアル会議の場面でオススメする、『ちょっとした準備』について書いていきます。

それは、『ワンペーパー』準備するっていうことです。

冒頭のイラストは、TOMOさんが描かれたものを使用させていただいています。ありがとうございます！
このイラストでも、手元に１枚おかれていますよね。
このワンペーパーがない姿をイメージしてください。
ちょっと雰囲気が違いますよね。
これについて進めていきます。

①準備する「ワンペーパー」

代表格は、『レジュメ』ですね。
「レジメ」って言う人もいますが、どっちが正しいのかは、ぼくには分かりません（笑）

レジュメはすぐに作れます！
話し合いたいこと、伝えたいことを箇条書きにして、サッサッと書けば良いだけです。

「どんな会議になるかな～、あれも話さないと～、これも～、何て言われるかな～、どんなアイデアが出るかな～・・・」
など、主催側は悶々と考えてしまいますよね。
レジュメひとつあるだけで、話のガードレールができ、建設的な話が進んでいきますよ。

例えば、サラサラっと書くだけでもこんな感じに分けます。

①事業概要
②現状について
③課題について
④方向性について
⑤それぞれの対応について
⑥その他

これを行間を空けて配置しましょう。
等間隔でなくても、所要時間や意見の出そうな感覚でスペースを分けるのも良いかもしれません。ひと目で、今日のポイントはココ！と理解できます。

当然タイトルも入れるのですが、
抜けがちなのが、『日付』です。
日付があると会議した記録にもなりますよね。
あと、作成者・主催者が誰かも書いておくと良いですね。
日付と文責が書かれているだけで、いわゆる「文章のひとり歩き」を防ぐことができますよ。

ちなみに、ウチのNPOでは、こうしたレジュメに団体のロゴを入れておいて、存在感アピールしています（笑）

また、講義・講演会でも、何にも配布資料なしじゃなくて、アウトラインを書いたレジュメだけでも配布しておきましょう。
登壇者が喋ったことよりも、参加者が何を持って帰れるかが重要なので、せめて、持って帰れる用にレジュメだけでも配りましょう。

他にも、説明用の資料は、ワンペーパーにまとめましょう。
何枚もあったら議論が散逸しますし、会議ではなく説明会になってしまいます。
説明資料は、できれば絵的なワンペーパーが良いです。
文字よりも絵・図・写真ですね。
この辺のことも、いつかまたまとめたいです。

②準備してる感が出る

なんだかんだ、ぼく的にはこれが一番要素として大きいかも（笑）
ちょっとズルイかもしれませんが汗

あっさりしたレジュメだけでも準備しておくと、
「お、ちゃんと準備してるんだな」っていう第一印象が得られます。

逆にぼくが参加する側だとそう思います。

慣れたら数分で作れますので、このひと手間は惜しまないように！！

③段階的な議論になる

会議や打合せで最もやってはいけないことは、
『議論の空中戦』です。

みんな言いたい放題・・・
あっちの話したかと思えば、こっちの話・・・
またそこから派生して余計な話に・・・
長い時間かかったけど、で、今日何が進んだの？っていう会議がしばしばあります。

そのために、議論の順番とガードレール役になるのがレジュメの存在になります。

手元のレジュメを示して
「この順番で話していこうと思います」
と宣言しておけば、
ちょっと横道にそれたときに、「あ、それはこの後、何番のときに話しましょうね（ニコッ）」と進行すれば良いです。
何にも資料が無いのに、これは後で、なんていわれると、「先にこれを話すべきだ」みたいになってしまいます。

レジュメは、こうしてちゃんと共有できる存在、ということになりますね。

④メモ代わりになる

会議や打合せの参加者がメモをとるのに、レジュメが目の前にあると良いですよね。

主体的に参加していただける人ほど、要点でメモをとります。
こうしたレジュメなどがないと、それぞれのメモ用紙に書いたりしてしまい、一体感のない対応となっていきます。

また、議論の空中戦を防ぐためには、『板書』をすると良いですね。

板書をして、議論を可視化していくことで、変な進行を妨げることができますし、何より決定過程や合意できたものが明確になります。

手元にレジュメがあることで、板書での合意形成と、手元に残る記録がリンクしていきます。

⑤そのまま記録として使える

議事録を書くのが大変と思ってらっしゃる人は多いと思います。

空中戦の議論のときは、議事録を書くのが大変です・・・（もう勘弁して）

レジュメを予め用意しておくと、そこに入ってきた議論の要点を書けばそのまま議事録になるわけですから、後からまとめるのに効果的かつ効率的です。

議事録を作る担当となる人は、議論を聞きながら、その場でメモをとっていけば、そのまま議事録にできますよね。

⑥準備が間に合わなかったときには

準備が間に合わなかったときには、ホワイトボードなどにレジュメ代わりに書き出しましょう。

『今日のこんだて』みたいなもんですね。
今日はこれとこれを話しますね、っていう感じで。

「タイトルコール」だけでも効果絶大です。

ホワイトボードが無いときは、A3などの大きめの紙に書いて、見せてあげても良いかもしれませんね。

他にも、ペーパーレスやオンライン会議の流れもありますよね。
テレワークで電話のみで打合せするとかも。

そういう際には、打合せのビフォーアフターで論点をメールしておきましょう。
【ビフォー】これとこれについて打合せたいのですが、明日の何時頃に電話しますね。
【アフター】先ほどはありがとうございました。先ほどのお話のとおり、～は～という対応ということにしましょう。

このメールのやりとりがそのまま議事録にもなりますよね。

ちょっとした、ひと手間ひと工夫なんですが、
会議や打合せの主催者としては、
効果絶大なワンペーパー「レジュメ」などの準備。

気にかけて対応してみましょう！

逆に、『ノーペーパー』で臨んだ方が良い場面もあります。
それはまたいつかまとめたいと思います。

これまでの記事で関連しそうなものを貼っておきますね。
今日もご覧いただき、ありがとうございました。